Aandacht voor IT-energie-efficiency

Aandacht voor IT-energie-efficiency
Achmea streeft naar een halvering van zijn CO2-uitstoot en verankert IT-energie-efficiency dan ook voor de komende jaren in het MVO-beleid. Dat gebeurt met een strategieframework en roadmap die door KPMG zijn ontwikkeld.
Jasper de Gier
IT-energie-efficiency kan worden gerealiseerd door minder energie te verbruiken ten behoeve van IT (‘green IT’) of door met behulp van IT minder energie te verbruiken (‘greening by IT’). Green IT richt zich op het bevorderen van milieuvriendelijke IT-ontwikkelingen, zoals virtualisatie en energiezuinige IT-apparatuur. Bij ‘greening by IT’ kan gedacht worden aan de reductie van gereden kilometers door tele- en videoconferencingfaciliteiten en ‘follow me printing’, waarbij prints alleen worden afgedrukt als een medewerker zijn pasje aanbiedt aan een printer. Het effect van greening by IT is over het algemeen groter dan het effect van green IT, omdat IT wereldwijd slechts twee procent van het totale stroomverbruik voor haar rekening neemt. Dit percentage ligt bij IT-intensieve bedrijven zoals Achmea hoger. Bij het vormgeven van de strategie voor IT-energie-efficiency bij klanten maakt KPMG gebruik van een strategieframework dat bestaat uit een piramide met respectievelijk visies, thema’s, doelstellingen en prestaties, maatregelen en communicatie (zie figuur 1) .

Figuur 1. Strategieframework
Een IT-energie-efficiencystrategie start met de visie van het betrokken management op de relevantie van green IT en greening by IT. Deze visie dient vervolgens vertaald te worden in een IT-strategie, waarbij een aantal belangrijke IT-energie-efficiencythema’s centraal worden gesteld. Deze thema’s richten zich enerzijds op de scope (bijvoorbeeld datacenter versus non datacenter, apparatuur versus eindgebruiker en green IT versus greening by IT) en anderzijds op de duurzaamheidsonderwerpen, zoals mobiliteit, connectiviteit, energiereductie en recycling. Voor de vastgestelde thema’s is het zaak om doelstellingen voor de lange en korte termijn te formuleren en key performance indicators (KPI’s) op te stellen. Als een organisatie bijvoorbeeld een doelstelling formuleert voor de verduurzaming van de datacenterleverancier, kan de vordering worden gemonitord aan de hand van de veelgebruikte KPI Power Usage Effectiveness (PUE). Deze KPI is niet erg gevoelig voor sturing. Wordt de dienstverlening geleverd vanuit een nieuw datacenter, dan kunnen structurelere verbeteringen worden gerealiseerd. De organisatie kan haar doelstellingen vervolgens realiseren door de implementatie van maatregelen. Ook kan de organisatie door communicatie het gedrag en bewustzijn van haar medewerkers over IT-energie-efficiency beïnvloeden en de intensiteit bevorderen waarmee interne en externe stakeholders het onderwerp ervaren.
Transparant
Hoe ziet de huidige IT-energie-efficiency bij Achmea eruit? In het maatschappelijk jaarverslag van Achmea is de organisatie transparant over haar maatschappelijke impact. Eén van de speerpunten van Achmea is het op termijn halveren van de CO2-uitstoot. In 2013 heeft Achmea – in lijn met deze ambitie – de CO2-uitstoot uit de bedrijfsvoering over 2011 en 2012 gecompenseerd. Achmea heeft hiervoor VCS-gecertificeerde credits ingekocht van een biomassaproject in Punjab in India. Bij het project in India wordt elektriciteit opgewekt door stoom dat ontstaat bij het verbranden van organisch restafval. Voor de vermeden emissies die bij een conventionele kolencentrale waren vrijgekomen, zijn certificaten uitgegeven. De gemeenschap waar de centrale is geïnstalleerd, is nu minder afhankelijk van fossiele brandstoffen. Bovendien zorgt de centrale voor meer werkgelegenheid.
In 2011 zijn de CO2-emissies in kaart gebracht en in 2012 is een energiemanagementsysteem (EMS) geïntroduceerd dat informatie geeft over het energieverbruik. Van belang zijn ook de meerjarenafspraken over energie-efficiency die Achmea heeft gemaakt met de overheid. Dit betreft een reductiedoelstelling (dus: minder energieverbruik in absolute zin), die tevens uitwerking heeft op de keten waar IT onderdeel van uitmaakt. Uit Achmea’s maatschappelijk jaarverslag van 2012 blijkt dat Achmea ten opzichte van 2011 een absolute daling van ongeveer 11 procent heeft gerealiseerd in het energieverbruik en de CO2-uitstoot. Achmea heeft zichzelf de volgende IT-energie-efficiencydoelstellingen opgelegd: jaarlijks gemiddeld twee procent verbetering in energie-efficiency over de periode 2005 tot 2020, twintig procent verbetering door efficiënter energieverbruik in Achmea-gebouwen en tien procent energieefficiency in de keten. In de periode 2006 tot en met 2012 realiseerde Achmea een daling van 2,6 procent per jaar. Daarnaast wil Achmea dat in 2013 het wegverkeer met tien procent is afgenomen in vergelijking met 2010. Maar in 2012 nam het zakelijk wegverkeer door Achmea met 4,4 procent toe ten opzichte van 2010. Verder heeft Achmea de doelstelling om duurzaamheid verder te borgen in het inkoopproces. In 2011 en 2012 sloot het bedrijf met alle voorkeursleveranciers van IT-hardware en diensten een standaard duurzaamheidverklaring. Het doel voor de komende jaren is om alle nieuwe voorkeursleveranciers de duurzaamheidsverklaring te laten ondertekenen en duurzaamheidscriteria op te nemen in de algemene Inkoopvoorwaarden. Daarnaast heeft Achmea een Stakeholder Value Management (SVM)-kaart. Dit is een intern beleidsdocument om invulling te geven aan de ambities van de organisatie om onder andere de CO2-uitstoot te beperken. Hierin heeft Achmea bijvoorbeeld de doelstelling uit het maatschappelijk jaarverslag vastgelegd voor de vermindering van de papierstroom door de implementatie van multifunctionele printers. Hoewel het absolute papierverbruik in 2012 ten opzichte van 2011 met twee procent toenam, leidde de overstap naar multifunctionele printers tot een significante printreductie. Bovendien verbruiken deze multifunctionele printers minder energie en zijn het voornamelijk zwart-witprinters die minder impact hebben op het milieu dan kleurenprinters.
Roadmap
Aan de hand van een door KPMG bij klanten geadviseerde IT-energie-efficiencyroadmap is Achmea gestart met het bijwerken van de IT-energie-efficiencystrategie, de visie en het beleggen van de verantwoordelijkheid voor de realisatie van de strategie. In de roadmap staan per element uit het strategieframework stappen die een organisatie als Achmea kan zetten met het oog op de toekomst. In de uiteindelijke situatie heeft de IT-afdeling van een organisatie niet alleen de IT zelf op orde, maar vervult zij ook een innovatieve en vooruitstrevende rol richting de business om de primaire processen te verduurzamen door middel van ‘greening by IT’-maatregelen voor de reductie in brandstofverbruik, reiskilometers en papierstroom. Hoe ziet de roadmap eruit?
Visie, strategie en strategische thema’s
Allereerst dient een organisatie een strategie voor IT-energie-efficiency op te stellen die gesteund wordt door het management. Vervolgens dient een proces te worden ingericht voor een periodieke evaluatie van de visie en de strategie. Als gevolg van nieuwe inzichten en ontwikkelingen in de markt is het mogelijk dat bijstellingen zijn gewenst.
Doelstellingen en prestaties
Op basis van de visie en strategie is het van belang SMART-doelstellingen voor de komende jaren op te stellen, die voor IT gekoppeld moeten zijn aan de organisatiestrategie. Hierin komen doorgaans de volgende onderwerpen naar voren:
• Meten is weten: nulmeting IT-gerelateerd energieverbruik en reiskilometers.
• IT-focus: datacenters versus non-datacenters en eindgebruikers.
• Mobiliteit: reductie in brandstofverbruik en reiskilometers door gebruik van IT-faciliteiten.
• Inkoop: duurzaam inkopen door duurzaamheidafspraken met de leveranciers.
• Digitalisering van bedrijfsprocessen: reductie van papierverbruik.
Nadat de IT energie-efficiencydoelstellingen zijn geformuleerd, worden de KPI’s voor IT-energieefficiency overeen gekomen. Het is van belang om de voortgang in de realisatie van de KPI’s continu te monitoren, zodat snel en efficiënt kan worden bijgestuurd. De berekening van de reductie in CO2-voetafdruk als gevolg van greening by IT-maatregelen is vaak lastig. Maar als inzichtelijk is gemaakt wat bijvoorbeeld de gereden wegkilometers zijn, kan een organisatie doelstellingen gaan bepalen voor de reductie in de komende jaren en bijbehorende KPI’s inrichten.
Maatregelen
Maatregelen kunnen worden getroffen in de volgende gebieden: datacenter, nondatacenter, inkoop, mobiliteit en digitalisering van bedrijfsprocessen. Voor de verduurzaming van een datacenter zijn maatregelen te treffen als het introduceren van virtualisatie, het verhogen van de temperatuur in het datacenter en het vervangen van oude en vaak energieverslindende hardware. Ook in de nondatacenter- en eindgebruikerscategorie zijn maatregelen te nemen zoals follow me printing. Inkoop kan door middel van duurzame inkoopcriteria in ‘Requests for Proposals’ (RFP’s) (die voor tien tot twintig procent meewegen in de keuze van een IT-leverancier) bijdragen aan de organisatorische doelstellingen. Daarop voortbouwend kunnen contractuele afspraken worden gemaakt met IT-leveranciers over transparantie rondom hun energieverbruik ten behoeve van de organisatie en prestaties op overeengekomen KPI’s. De servicemanagers van de contracten met deze leveranciers kunnen de rapportages
vervolgens monitoren. In het kader van mobiliteit kan brandstofverbruik worden gereduceerd door digitaal samenwerking te stimuleren met behulp van tele- en videoconferencing faciliteiten. Het is daarbij zaak om het gebruik van deze faciliteiten te promoten. Een voorbeeld van een maatregel rondom de digitalisering van bedrijfsprocessen teneinde het papierverbruik te reduceren, is digitale communicatie met de klant (online applicaties en digitale nieuwsbrieven). Het resultaat van al deze maatregelen kan pas inzichtelijk worden gemaakt als er voorafgaand een nulmeting heeft plaatsgevonden naar het IT-gerelateerd energieverbruik en de gereden reiskilometers.
Het energieverbruik kan door middel van drie methoden worden gemeten: detailmeting, top-down of bottom-up. De nauwkeurigste methode is het plaatsen van verbruiksmeters op verschillende locaties binnen kantoren en zo het verbruik van alle IT-apparatuur meten. Dit is echter een kostbare onderneming. Bij de top-downmethode wordt gekeken naar het totale energieverbruik van een organisatie en wordt op basis van literatuurwaardes en aannames de IT-bijdrage geschat. Bij de bottom-upmethode wordt voor elk individueel apparaat bepaald wat het energieverbruik is. Hiervoor zijn voor alle apparaten de energiespecificaties nodig voor normaal gebruik, stand-by stand, slaapstand, enzovoort. Daarnaast is het gebruikersgedrag nodig om te bepalen hoe vaak en hoe lang apparaten worden gebruikt. De laatste stap is het aantal apparaten te bepalen die in gebruik zijn om het totale (jaarlijkse) energieverbruik te kunnen berekenen.
Communicatie
De IT-energie-efficiencystrategie en -doelstellingen dienen te worden gecommuniceerd naar het hoger management, dat vervolgens de implementatie moet stimuleren. Hiertoe zal IT-energieefficiency op de agenda van IT-boardmeetings worden gezet. Daarnaast kan het interne draagvlak voor IT-energie-efficiency worden vergroot door regelmatig te communiceren over de doelstellingen en prestaties en door het bieden van ruimte voor medewerkers om mee te kunnen denken over het IT-energie-efficiencybeleid. Een organisatie kan bovendien in haar maatschappelijk jaarverslag transparant zijn naar externe stakeholders over de IT-gerelateerde CO2-voetafdruk en de realisatie van IT-energie-efficiencydoelstellingen. Een kritische blik van buitenaf draagt bij aan continue verbetering. Organisatorische borging
Organisatorische borging begint met het opnemen van concrete IT-energie-efficiencydoelstellingen en KPI’s voor IT. Verder is het aan te raden een IT-energie-efficiencywerkgroep te creëren en de betrokkenen gedeeltelijk beschikbaar te maken om de overeengekomen doelstellingen en KPI’s te behalen. KPI’s en doelstellingen worden vervolgens onderdeel gemaakt van de jaarplannen van de werkgroep. De prestaties van de leden in de werkgroep dienen bovendien meegenomen te worden in hun jaarlijkse functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Om de betrokkenheid onder medewerkers bij IT-energie-efficiency te vergroten, kan een aantal maatregelen worden getroffen. Allereerst: helderheid verschaffen over het thema door richtlijnen op te stellen in het IT-beleid voor medewerkers. Daarnaast: medewerkers trainen om hun kennis over IT-energie-efficiency te verbeteren. Het opnemen van IT-energie-efficiencydoelstellingen in jaarplannen van medewerkers helpt bij het belonen van goed gedrag. Er kan zowel een financiële als immateriële beloning tegenover staan. Een voorbeeld is werknemers die excelleren op het gebied van de IT-energie-efficiency erkennen voor hun prestaties in het maatschappelijk jaarverslag. Wanneer deze kaders zijn gecreëerd, kunnen de prestaties van werknemers ook direct van invloed zijn op hun beoordeling. Additioneel is te overwegen om incentives en/of penaltymechanismen te gebruiken.
Structurele aandacht
Structurele aandacht is noodzakelijk om daadwerkelijk een bijdrage te kunnen blijven leveren aan IT-energie-efficiency. Op basis van een strategieframework in combinatie met een roadmap heeft Achmea de koers voor de komende jaren uitgestippeld. Daarmee is IT-energie-efficiency een integraal onderdeel geworden van de bedrijfsvoering. Nu gaat het bedrijf verder door met quickwinmaatregelen de CO2-uitstoot te verminderen. Alleen een stevige verankering van IT-energie-efficiency in de organisatie draagt bij aan een schonere wereld.
 
Jasper de Gier is bij KPMG management consultant shared services and outsourcing advisory. E-mail: degier.jasper@kpmg.nl

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag