Amphia Ziekenhuis centraliseert monitoring

Het Amphia ziekenhuis in Breda rekent als eerste ziekenhuis in Nederland af met de versnipperde monitoring van ICT en medische technologie. De geïntegreerde monitoring van hele zorgketens wordt met belangstelling gevolgd door andere ziekenhuizen.

De 4500 werkplekken, honderden servers, en evenveel medische apparaten en ruim 450 applicaties, het EPD (Elektronisch Patiëntendossier), het ERP-systeem en de vele onderlinge koppelingen; ze vormen samen de levensader van het Amphia Ziekenhuis. Tot voor kort werd elke component individueel gemonitord. Dat maakte het beheer en de bewaking van de keten een uitdaging voor IT-beheerders.

“In het verleden waren storingen lokaal en werd IT opgetrommeld bij een incident. Tegenwoordig lijken storingen eerder op een lekkage. Waar het water uit het plafond komt, is niet per se de plek waar het lek zich bevindt”, vertelt Richard Kamman, manager IMT (Informatie & Medische Technologie) bij het Amphia Ziekenhuis.

Een storing ergens in een zorgketen kan door de onderlinge koppelingen tussen ICT-applicaties en medische apparaten forse gevolgen hebben voor de kwaliteit of continuïteit van het zorgproces. Bovendien kunnen door de verwevenheid meerdere afdelingen last hebben van een storing. “Als bijvoorbeeld het systeem voor het doorgeven van medicatieopdrachten uitvalt, heeft het hele ziekenhuis daar last van”, licht Kamman toe.

De zorg is een enorm risicovolle bedrijfstak, met heel veel ad hoc beslissingen, waarbij professionals altijd en overal moeten kunnen beschikken over alle informatie. Als de ICT of medische technologie eruit liggen, heeft dat een enorme impact. Toch houden ziekenhuizen zich volgens Kamman nog nauwelijks bezig met ketenmonitoring. “Monitoring gebeurt in de ziekenhuiszorg nog heel erg versnipperd en zeker niet pro-actief. Andere risicovolle industrieën – of het nu gaat om een productiestraat van Unilever of een olieraffinaderij – gaan echt niet wachten totdat er een probleem ontstaat. Daar wordt met behulp van sensoren en andere technieken constant gemonitord hoe de systemen functioneren en als het nodig is, wordt er ingegrepen, nog voordat er problemen ontstaan. Daar kan de zorg een puntje aan zuigen.”

Hij denkt dat het gebrek aan ketenaanpak komt omdat er in ziekenhuizen nog heel erg in kokers wordt gedacht. “Je hebt de medische technologie, ICT, klinische fysica, facilitaire zaken, gebouwenbeheer. Iedereen doet zijn stinkende best om binnen die kokers de boel op orde te hebben, maar de samenhang ontbreekt vaak. Terwijl er enorm veel veranderd is in de zorg. Er is nauwelijks meer onderscheid tussen ICT en medische technologie. Het is zo met elkaar verweven, dat je het niet meer los van elkaar kunt zien. En dat besef komt maar heel langzaam naar boven.”

 

Ketenmonitoring

Bij zijn vorige werkgever, het RadboudUMC in Nijmegen, zette Kamman met zijn team een integraal monitoringsysteem op voor radiologie. Ook bij Amphia heeft hij ketenmonitoring hoog op de agenda staan. “Je zou het zendingsdrift kunnen noemen…” Het Brabantse ziekenhuis bracht samen met ICT-dienstverlener ValueBlue begin dit jaar acht zorgketens in kaart die het centraal wil monitoren. Het gaat onder meer om de harttoonbewaking op de afdeling gynaecologie, de reiniging van scopen voor endoscopie en de bewakingsmonitoring op de operatiekamers. Eind 2014 ging het al om vijftien highcare zorgketens.

Er wordt in de vijftien gedefinieerde ketens van het Amphia gewerkt met de monitoringtool SCOM van Microsoft. Deze tool maakt gebruik van managementpacks, maar omdat die niet voor alle medische apparatuur beschikbaar zijn, zijn er diverse speciaal gemaakt. Om het systeem goed in te richten is nauw overleg geweest met de verantwoordelijke zorgmanagers in de verschillende zorgketens en met medische technici en apllicatie- en informatiebeheerders. “Op de betreffende afdeling geeft een dashboard continu inzicht in het functioneren van alle systemen en technologie die worden gebruikt in de betreffende zorgketen.” De afdeling IT- en Medische technologie behoudt het overzicht over alle ketens en verzorgt het beheer. Met het integrale monitoringsysteem kan een melding of storing direct op waarde worden geschat en vervolgens snel worden gelokaliseerd en opgelost. “Dat gebeurt niet alleen achteraf, als er sprake is van een melding of storing, maar liever nog pro-actief, zodat meldingen of storingen kunnen worden voorkomen”, vertelt Wilko Visser, directeur van ValueBlue.

Zo kunnen met het integrale monitoringsysteem bijvoorbeeld zich ontwikkelende problemen rond applicaties vroegtijdig worden opgespoord door het uitlezen van logfiles, waar gevarendriehoekjes bij staan. “Op die manier kan de IT-afdeling, nog voordat er serieuze problemen ontstaan ingrijpen”, vertelt Visser. Kamman vertelt dat er onlangs twee beheerders in allerijl naar de harttoonbewaking op gynaecologie raceten, omdat de CTG eruit dreigde te klappen en dat het gefixt was, nog voordat het zorgpersoneel überhaupt doorhad dat er problemen waren. “En een tijdje terug hadden wij een complex probleem bij endoscopie, waar wij noch de leverancier grip op kreeg. Toen we de hele keten in kaart hadden gebracht met het monitoringsysteem bleek dat de fout helemaal in het begin zat bij een webapplicatie die dooretterde naar de eindapplicatie. Daar waren we anders nooit achtergekomen.”

 

Achter de broek zitten

Volgens Kamman verandert het werk van de beheerder aanzienlijk door de invoering van het monitoringsysteem. “Van nature werken beheerders vaak reactief, terwijl ze nu veel pro-actiever moeten gaan werken. Doordat alle processen transparant worden, kan de verantwoordelijke zorgmanager de IT-afdeling bovendien meer achter de broek zitten.” Beheerders zullen dus moeten beschikken over andere vaardigheden dan voorheen. Er is nu regelmatig contact tussen de beheerafdeling en de zorgmanagers om verbetermogelijkheden te bespreken, op basis van relevante ontwikkelingen die door het monitoringsysteem worden gesignaleerd. “Dit maakt dat we nu aan dezelfde kant van de tafel zitten. Voor de beheerders betekent dit dat ze moeten beschikken over goede communicatieve en sociale vaardigheden.”

Het Amphia beschikt feitelijk over een commandocentrum dat continu inzicht biedt in de status van alle onderliggende systemen per keten. Kamman: “Het aantal verstoringen neemt daardoor af en we hebben optimaal grip op de veiligheid en de kwaliteit van de zorg. Bij de nieuwbouwplannen is rekening gehouden met het inrichten van zo’n commandocentrum. Op termijn wil ik gebouwbeheersystemen ook nog integreren in het systeem.”

Visser vult aan: “Monitoring is een thema dat bij vrijwel alle ziekenhuizen op de agenda staat. Echter, met het installeren van een monitoringssysteem garandeer je geen continuïteit. Monitoring moet iets opleveren voor de beheerders én de gebruikers. Als je de zorg verder wilt verbeteren en veiliger wilt maken moet je met de business – dus de zorgmanagers - in gesprek gaan. Samen maak je de structuur inzichtelijk en transparant en verbeter je niet alleen de samenwerking, maar creëer je ook grip op zorg.”

 

Landelijke interesse

De input van het Amphia kan worden gebruikt door andere ziekenhuizen. Zo heeft het RadboudUMC een aantal onderdelen van het systeem inmiddels ook in gebruik genomen en zijn er nog zeven andere ziekenhuizen die in zee zijn gegaan met ValueBlue voor centrale monitoring van zorgketens. Inmiddels hebben er diverse ronde tafels plaatsgevonden en zijn er zo’n 25 ziekenhuizen op bezoek zijn geweest om te luisteren naar de aanpak van ValueBlue en Amphia. De komende maanden gaat Amphia de opgedane kennis en ervaring nog actiever delen met andere ziekenhuizen, onder meer met behulp van een online platform en technische sessies. “Het zou zonde zijn als we allemaal het wiel opnieuw gaan uitvinden. We kunnen samen het systeem verder ontwikkelen en optimaliseren”, vertelt Kamman.

Volgens de twee vergt het geen grote investeringen om een centraal monitoringsysteem te implementeren. “Vaak is er al sprake van Enterprise-licenties van Microsoft, dus dan hoef je er alleen maar menskracht voor vrij te maken en externe expertise in te huren. Je moet niet denken aan miljoenen euro’s, met een ton kom je al een heel eind”, vertelt Kamman. Bij het Amphia heeft hij twee beheerders deels vrijgesteld van werkzaamheden voor het project en zijn er diverse gesprekken gevoerd met zorgmanagers. Van ValueBlue was er het afgelopen jaar één consultant twee dagen per week aanwezig. De return on investment heeft Kamman nog niet in kaart gebracht. “Dat is altijd een lastige in de zorg. Maar dit inzichtelijk maken staat wel hoog op mijn agenda. Ik kan het nu nog niet hard maken, maar ik weet zeker dat het om enorme bedragen gaan die we met behulp van het systeem besparen. Stel dat we op jaarbasis één productiedag kunnen redden doordat we een probleem of storing vroegtijdig hebben opgespoord en verholpen, dan praat je al snel over 1 miljoen euro.”

 

 

 

 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag