Business architectuur bij Colruyt Groep

De start van business architectuur bij Colruyt Group

Het verhaal van business architectuur bij Colruyt Group begon in 2011 met een pilootproject uitgewerkt door een team van vier toekomstige business architecten. Doel van dit project was te achterhalen wat de toegevoegde waarde van business architectuur kon zijn voor de groep en te identificeren welke aanpak daarbij best kon worden gevolgd. Doorheen het project werd de directieraad nauw betrokken. Hun bereidheid om actief mee te denken over wat in de context van Colruyt Group een goede aanpak kon zijn, was essentieel om te komen tot de nodige gedragenheid omtrent de toekomstige rol van business architectuur.

Dries Geuens

De theoretische onderbouw voor de gekozen aanpak
De aanpak waarvoor gekozen werd, is sterk gebaseerd op het standaardwerk ‘Enterprise Architecture as Strategy’ uit 2006 van Jeanne W. Ross, Peter Weill en David C. Robertson. Het concept van een target operating model, opgesteld vanuit de dimensies standaardisatie en integratie, staat centraal.

“An operating model has two dimensions: business process standardization and integration. Although we often think of standardization and integration as two sides of the same coin, they impose different demands. Executives need to recognize standardization and integration as two separate decisions.”
(Enterprise Architecture as Strategy, J.Ross, P.Weill, C.Robertson, 2006, p.27)
 

Door de gewenste mate van standaardisatie en integratie van business processen te bepalen, wordt een keuze gemaakt voor één van de vier mogelijk operating modellen: coördinatie, unificatie, diversificatie of replicatie.

De gewenste business proces integratie wordt bepaald door de mate waarin het succesvol uitvoeren van business processen in één deel van het bedrijf (een business unit, een business proces, …) afhankelijk is van de beschikbaarheid van informatie uit een ander deel van het bedrijf. De gewenste business proces standaardisatie draait dan weer rond de mate waarin het voordelig is om dezelfde manier van werken toe te passen in verschillende contexten (bv. in verschillende business units).

Het belang van een gemeenschappelijke taal
Het maken van operating model keuzes vergt veel discussies en een goed begrip van elkaars standpunten. Om deze gesprekken te faciliteren, is er behoefte aan een gemeenschappelijke taal, die op een neutrale manier definities aanreikt van de processen, business functies en informatie entiteiten binnen Colruyt Group.
Om deze behoefte in te vullen, werd geïnvesteerd in het opstellen van een aantal referentiemodellen: het business component model, het business process model en het business information model. Het uitwerken van deze modellen gebeurde in intensieve workshops met business managers, in samenwerking met de collega’s van business process management en informatiearchitectuur. Architecturale discussies worden nu zoveel mogelijk gevoerd aan de hand van de concepten en termen uit deze referentiemodellen. Zelfs dagelijks gebruikte begrippen als logistiek, order fulfilment of een marketing campagne worden immers niet steeds met dezelfde betekenis gebruikt door verschillende mensen in de groep.
In het business component model worden de activiteiten van Colruyt Group in meerdere niveaus gegroepeerd volgens hun functionele samenhang. Een activiteit als het ontvangen van goederen maakt bijvoorbeeld deel uit van de business component Warehousing, zelf onderdeel van de bovenliggende component Logistics.
In het business process model worden dezelfde activiteiten procesmatig gegroepeerd, in functie van de volgorde waarin ze worden uitgevoerd. Het ontvangen van goederen maakt dan bijvoorbeeld deel uit van het bedrijfsproces ‘verwerken van inkomende leveringen’, op zijn beurt onderdeel van het ketenproces Purchase to Pay. In dit ketenproces spelen niet enkel logistieke activiteiten een rol, maar ook activiteiten uit de domeinen financiën en aankoop.
Het business information model focust dan weer op de informatie entiteiten en zorgt voor een eenduidige definitie en terminologie. Het concept goederenontvangst wordt hier bijvoorbeeld gedefinieerd. Indien zinvol worden ook synoniemen vastgelegd, die meestal gebruikt worden in bepaalde onderdelen van de groep.

Het target operating model: één enkele keuze?
Het opstellen van het target operating model voor Colruyt Group is een geleidelijk proces, waarbij telkens focus wordt gelegd op een beperkte set van business processen of domeinen uit de groep. Het bleek immers onmogelijk om voor heel het bedrijf één enkele operating model keuze te maken. De strategische ambitie van Colruyt Group om te evolueren naar een ‘familie van bedrijven’ met de juiste balans tussen synergieën op groepsniveau en autonomie voor de zusterbedrijven, vereist een meer genuanceerde aanpak. Zo kan de gewenste mate van standaardisatie en integratie heel anders zijn voor finance of HR dan voor supply chain of marketing. Bovendien kan dit weer verschillend zijn voor de food retail activiteiten en de nonfood retail activiteiten, of voor de activiteiten in België en in Frankrijk. Het target operating model is dus een coherent en consistent geheel van geleidelijk gemaakte operating model keuzes, eerder dan één enkele strategische positionering van het hele bedrijf in het operating model kwadrant.

Criteria bij het maken van operating model keuzes
Het maken van operating model keuzes is geen positief-wetenschappelijk proces. Geloof en overtuiging van het management zijn minstens even belangrijk als kwantificeerbare voor- en nadelen. Toch is het belangrijk om samen met het management stil te staan bij de criteria die een rol spelen bij het maken van dit soort keuzes. De impact van de te nemen beslissingen is immers aanzienlijk, ook op lange termijn.
Een eerste criterium is de impact op de klant. In welke mate zal het voor de klanten voordelig zijn om te kiezen voor een bepaald operating model? Leeft er in de markt een vraag om bepaalde diensten op een geïntegreerde manier aan te bieden over de grenzen van business units heen? Zijn klanten gebaat bij een standaard winkelbeleving in de verschillende winkelformules, of is het juist beter om in te zetten op diversiteit?
Daarnaast hebben operating model keuzes natuurlijk een grote impact op de interne werking van het bedrijf. Welke efficiëntiewinsten zijn er te halen uit standaardisatie van bepaalde processen? Welke meerwaarde zit er in het diversifiëren van de manier van werken? Hierbij wordt ook rekening gehouden met de impact van de operating model keuzes op de kost én toegevoegde waarde van de IT ondersteuning. Standaardisatie van processen en de bijhorende systemen zorgt meestal voor een kostenbesparing, al kan het ook leiden tot een vermindering van de toegevoegde waarde van IT, indien de business vereisten al te verschillend zijn.

Colruyt Group maakt natuurlijk deel uit van een ruimere distributieketen met tal van producenten, leveranciers en dienstverleners. Er wordt dan ook veel informatie uitgewisseld met externe partners, gaande van product informatie over bestellingen, verzendingsnota’s en facturen tot bijvoorbeeld verkoopprognoses. In het target operating model wordt bewust rekening gehouden met de impact op de samenwerking met externe partners. In welke mate worden externe partners geconfronteerd met een eventuele diversificatie van business processen? Is het aangewezen om de informatie-uitwisseling te standaardiseren en eventueel af te stemmen op externe standaarden? Wat is de meerwaarde van een meer doorgedreven integratie van de eigen business processen met de processen van de partners?

Tot slot speelt ook de complexiteit van het realiseren van het gekozen target operating model een rol. Het realiseren van standaardisatie en/of integratie van business processen die vandaag volledig autonoom worden ingericht, is immers geen kleine opdracht. Het vereist een nieuwe dynamiek binnen de business, met nieuwe vormen van samenwerking, nieuwe mandaten en aangepaste governance structuren. Ook brengt het doorgaans grote veranderingsprogramma’s met zich mee om de nodige wijzigingen aan te brengen aan de business processen en IT platformen. Een grote investering dus, die bovendien de nodige volharding vereist gedurende meerdere jaren.

Eén van de domeinen waarop binnen Colruyt Groupreeds gewerkt werd, is logistiek. Ondersteund door de gemeenschappelijke concepten en definities uit de referentiemodellen werden discussies gevoerd over de zin en onzin van standaardisatie en integratie van logistieke activiteiten doorheen de groep. Verschillende dimensies werden bekeken: type producten (handelsgoederen en investeringsgoederen; food en nonfood producten), type business activiteit (wholesale, retail, e-commerce), locatie (België, Luxemburg en Frankrijk). Op basis van de verwachte impact op de klant en de interne processen werd gekozen om bepaalde activiteiten te standaardiseren en gedeeltelijk te integreren, terwijl voor andere activiteiten bewust voor diversificatie werd gekozen. Om de samenwerking met externe partners zo vlot mogelijk te laten verlopen en in staat te zijn snel nieuwe samenwerkingen op te starten, werd beslist om alle informatie-uitwisseling te standaardiseren op basis van de GS1 EANCOM standaarden. De realisatie van het zo verkregen target operating model is uitdagend, maar haalbaar binnen een beheersbare termijn.

Beslissingsproces bij het maken van operating model keuzes
Operating model keuzes worden steeds gemaakt door de directieraad. Het proces om een voorstel tot op de directieraad te krijgen, kan variëren in functie van de context. Wel wordt er steeds over gewaakt dat de business eigenaar blijft van de inhoudelijke discussie. Business architecten spelen in essentie een faciliterende rol, en zorgen voor de nodige ondersteuning die de business toelaat een duurzame keuze te maken. Ook IT architectuur is betrokken partij. Hun inschatting van de impact op IT is, zoals eerder vermeld, één van de elementen waarmee rekening wordt gehouden bij het maken van operating model keuzes.

Gebruik van het target operating model
Eens de nodige operating model keuzes gemaakt zijn, worden deze keuzes vertaald naar de meest gepaste business en IT architectuur. Keuzes over de gewenste mate van standaardisatie en integratie van processen zijn uiteraard een essentiële input bij het opstellen van de applicatie architectuur en dragen dus bij tot het verbeteren van de zogeheten business-IT alignment. Een applicatie hergebruiken in verschillende onderdelen van de groep is geen optimalisatie die gedreven wordt door IT, maar een logisch gevolg van een door de business gemaakte operating model keuze.
De impact van de operating model keuzes reikt natuurlijk verder dan de IT architectuur. Ook in de business organisatie worden vaak wijzigingen doorgevoerd in functie van het target operating model. In de meest uitgesproken vorm kan een keuze voor een unificatie model bijvoorbeeld leiden tot het oprichten van een shared service center. Al hoeft de impact op de organisatiestructuren niet altijd zo verregaand te zijn. Ook een gedeeld vakcentrum, dat instaat voor het beheer en de verspreiding van best practices, of een gezamenlijke governance werking, die de standaardisatie van een business proces bewaakt en aanstuurt, behoren tot de mogelijkheden.
Binnen het domein logistiek werd het target operating model gebruikt als belangrijkste input bij het uittekenen van de applicatie architectuur. Bepaalde logistieke toepassingen worden geoptimaliseerd en op grotere schaal in gebruik genomen, overeenkomstig de keuze voor standaardisatie van de logistieke processen over een aantal business units heen. Voor andere business units wordt dan weer een specifieke pakket-oplossing gezocht. Communicatie met externe partners verloopt voor àlle business units over een gedeelde applicatie, die berichten uitwisselt en archiveert in een standaard formaat. Ook de organisatiestructuur werd aangepast om de gewenste standaardisatie te ondersteunen, met de oprichting van een vakcentrum en een nieuwe governance structuur.

Business architectuur werking
Vijf jaar na de start van business architectuur maakt een team van een tiental enterprise business architecten deel uit van de corporate support office, die wordt aangestuurd door de CEO van de groep. Er wordt intensief samengewerkt met onder meer project portfolio managers, enterprise IT architecten, solution business architecten en natuurlijk het management van de verschillende business units en de directieraad van de groep. De enterprise business architecten worden in hoofdzaak ingezet voor twee type opdrachten: strategische trajecten waarbinnen operating model keuzes gemaakt moeten worden en grote veranderingsprogramma’s. In deze programma’s zijn de enterprise business architecten verantwoordelijk voor de verdere verfijning van de business architectuur, de aansluiting met de IT architectuur, de architecturale consistentie van de programma roadmap en de opvolging van de realisatie van de uitgetekende architectuur in de diverse projecten.

Colruyt Group is een Belgische retailgroep, actief in België, Luxemburg en Frankrijk. Naast zijn bekendste winkelformule Colruyt Laagste Prijzen bestaat de groep uit meer dan tien verschillende zusterbedrijven, waaronder Collect & Go, OKay, Bio-Planet, Dreamland en Dreambaby. Colruyt Group telt ruim 27.000 medewerkers en realiseerde in het boekjaar 2015-2016 een omzet van meer dan 9 miljard euro.

Dries Geuens werkt sinds 2004 voor Colruyt Group. Hij was in 2011 betrokken bij de opstart van business architectuur en maakt sindsdien deel uit van het team van enterprise business architecten.

 

 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag