Business Intelligence zonder gedoe

SAPs data warehouse Business Warehouse is anno 2015 voor veel bedrijven een onnodig dure, omslachtige tussenstap bij het voorzien in business intelligence in een SAP-omgeving. Dat zegt Sander Honig, commercieel manager van Ensior. ­Ensior heeft een alternatief ontwikkeld om inzichten aan SAPs ERP en ­andere bedrijfstoepassingen te ontlokken. De sleutel daarvoor vond Ensior in vernieuwingen die SAP aanbracht in versie 7.44.0 van Business Objects. Die nieuwe faciliteiten kwamen geen moment te vroeg, vindt Honig. “Uit contacten met klanten bleek ons, dat informatie verzamelen uit het ERP-systeem van SAP een worsteling kan zijn. De standaard oplossing is de bouw van een datawarehouse. De kosten daarvan zijn relatief hoog en het vergt nogal wat tijd. Datzelfde geldt voor het doorvoeren van aanpassingen, waardoor deze oplossing ook nog eens inflexibel is. Wie daarbij de voor de hand liggende keuze maakt voor SAPs Business Warehouse (BW) krijgt ook nog te maken met de nadelen van een traditionele OLAP-architectuur. In SAP BW worden ­gegevens vooraf gegroepeerd in kubussen om de analyse te versnellen. Dat beperkt de vrijheid om over meerdere SAP-modules te rapporteren. Het kán wel, maar het kost meer inspanning, tijd en geld.”

Voor de provincie Noord-Brabant werd dat laatste zelfs de aanleiding om naar een andere oplossing te zoeken. “Het leggen van verbanden tussen die kubussen is lastig. Als je meer kubussen krijgt ontstaat al snel een wirwar die lastig te beheren is, en waarin fouten niet meer op te lossen zijn, zegt Richard Bruurs, ­financieel beleidsmedewerker Strategie en ­Beleid bij de provincie. “De provincie Noord-Brabant bereikte daardoor het stadium dat ze alles overboord zou moeten zetten en opnieuw zou moeten beginnen, als ze door wilde met BW. Dat was geen aantrekkelijke optie.”

 

Virtueel datamodel

Kern van de door Ensior ontwikkelde oplossing, die luistert naar de naam BI4SAP Live, is een virtueel datamodel – een datamodel zonder eigen database – dat is aangemaakt in de Universe-laag van SAP Business Objects. ­Ensior gebruikt die functionaliteit voor het specificeren en adresseren van de tabellen en objecten in de productiedatabase van SAP die van belang zijn voor rapportages; het gaat daarbij om zo’n 450 tabellen met gegevens over 4400 objecten. Daarbij zijn combinaties van gegevens uit verschillende modules van SAP zonder problemen mogelijk, zegt Honig.

Via het virtuele datamodel kan men ook externe gegevensbronnen zoals een tijdregistratiesysteem of een los aangeschafte HR-toepassing aanboren. Voorheen vergde dat het aaneenknopen van verschillende in Business Objects gedefinieerde ‘Universes’, wat de exercitie nogal bewerkelijk maakte, en dus duur. Maar sinds versie 7.44.0 kan men dergelijke combinaties van interne en externe bronnen ook in één Universe maken.

 

Lagere kosten voor bouw en beheer

Het verschil met het bouwen van een datawarehouse voor informatievergaring is evident. Het scheelt in kosten voor bouw en beheer van een datawarehouse. Men hoeft geen expertise van SAP BW in huis te halen en organisaties kunnen flexibeler inspelen op veranderingen informatiebehoefte. Maar ook andere datawarehouse-oplossingen leggen het in de kosten-batenafweging af tegen BI4SAP Live. “Een ­datawarehouse ontwikkelen zou veel langer duren, minder flexibiliteit bieden en al gauw vele malen duurder uitpakken”, zegt Richard Bruurs. Bruurs benadrukt wel dat in de BI4SAP Live-oplossing kennis in de organisatie opgebouwd moet worden van SAP Business Objects. “Als je die niet hebt, dan ben je nog steeds niet flexibel, dan moet je ook voor kleine veranderingen al een consultant inroepen.” Het is overigens heel goed doenlijk om die expertise in huis te ontwikkelen. Bij de provincie heeft Bruurs zich tijdens het project de noodzakelijke kennis eigen gemaakt – naast de ­uitoefening van zijn hoofdtaken. Het samen oplopen bij het bouwen van rapportages in het ontwikkeltraject vergroot daarnaast het inzicht in de werking van SAP en BI4SAP Live.

 

Nadelen ondervangen

Er zijn natuurlijk goede redenen voor de opkomst van datawarehouses als tussenstap bij business intelligence. De eerste daarvan is dat productiedatabases niet zijn ingericht met het oog op informatievergaring; de naamgeving in de database is voor anderen dan de database­beheerder in de regel onbegrijpelijk. Dat geldt ook voor de verbanden tussen de vele tabellen in zo’n database. BI4SAP Live ondervangt dat met een semantische laag in zijn virtuele datamodel. Met BI4SAP Live worden de SAP-gegevens op een logische manier geordend en ­gerangschikt met een heldere omschrijving.

Probleem nummer twee is dat productiedatabases veelal onvoldoende historie vastlegden om vergelijkingen door de tijd heen te maken. Dat is anno 2015 zelden een bezwaar meer, zegt Honig. “Een SAP-productiedatabase bevat tegenwoordig voldoende historie om aan de BI-doelstellingen invulling te geven. En anders is het bij de huidige prijzen en prestaties van servers en opslagsystemen makkelijk zo in te richten.”

Een derde reden om analyses niet rechtstreeks op de productiedatabase uit te voeren, is dat die analyses de dagelijkse verwerkingen – het hoofddoel van de ERP-implementatie – in de weg kunnen zitten. Dat kan ook met BI4SAP Live een probleem zijn, geeft Honig toe, met name bij complexe queries. “Als men daar beducht voor is, zijn problemen eenvoudig te voorkomen. Men kan bijvoorbeeld in Business Objects grenzen stellen aan de complexiteit van queries, zodat je bedrijfsomgeving niet onderuit kan gaan door een ongelukkig geformuleerde query. Maar je kunt ook werken met een kopie van de relevante tabellen van de ­database. En dan praat ik over een platte kopie. Daar is geen ETL-software voor nodig, zoals bij een datawarehouse. Een alternatief is de analyses te draaien op de back-upkopie die de meeste organisaties toch al maken. Dan kost het niets extra’s.”

 

Minder rompslomp dan ­alternatieven

Ensiors BI4SAP Live is niet de enige oplossing waarmee men het data warehouse kan omzeilen. Producenten van visuele analysetools als Tableau en Qlik claimen dat voordeel ook. En het Veenendaalse IQBS brengt een snel te implementeren BI-omgeving aan de man op basis van Microsoft Excel en SharePoint voor rapportage en rechtenbeheer, waarbij de data uit SAPs productiedatabase gehaald worden met het Duitse Theobald Software. Volgens Honig heeft BI4SAP Live duidelijke voordelen ten ­opzichte van die concurrenten. “De oplossing via de Universe-laag van Business Objects werkt veel sneller dan andere oplossingen. Het is niet nodig om scripts te ontwikkelen die de data voor ieder rapport bij elkaar halen. Dat ­bespaart op ontwikkel- en beheerskosten. Je hoeft ook geen aparte software te gebruiken voor het extraheren van de SAP-data. Daarnaast loop je niet het risico op inconsistentie: definitie van de rapportages via BO Universe garandeert dat verschillende afdelingen dezelfde data krijgen. En daarbij biedt BO een ­robuust beheersplatform voor onder andere gebruikersbeheer, een goede rechtenstructuur en de mogelijkheid om gebruikersactiviteiten te auditen.”

BI4SAP Live is voor veel bedrijven met SAP een goede oplossing, maar niet voor alle, zegt Honig desgevraagd. “Ik zou het niet adviseren aan grotere bedrijven met veel grote SAP ERP-installaties. Ook als je SAP-systeem minder dan pakweg 10 procent van je informatie­behoefte afdekt, is het wellicht uit kosten­oogpunt ­interessanter om een maatwerk Universe in te richten”, zegt Honig.

BI-specialist

De basis van Ensior ligt in consultancy op het gebied van Business Intelligence en datawarehousing. Die activiteit werd in de loop der tijd uitgebreid met licentieverkoop. Daarbij ontwikkelde Ensior een specialisatie in Business Objects, de van origine Franse BI-tool dat in 2007 werd gekocht door SAP. Gaandeweg ging Ensior zijn activiteiten uitbreiden met support, inclusief een helpdesk. En nu is het dus ook actief met de verkoop van oplossingen zoals BI4SAP Live.

Dat tool zelf kent op dit moment drie implementaties, alle drie in Nederland. Het gaat daarbij om

de Nederlandse vestiging van Compass Group – een wereldwijde aanbieder van ‘food- en support services’ die hier te lande vooral bekend is onder de naam Eurest, Modiform – dat verpakkingsmateriaal en kweeksystemen voor de tuinbouw produceert, en Provincie Noord-Brabant.

Ruim tien organisaties overwegen de aanschaf van BI4SAP Live. Export naar buitenland staat bij Ensior over anderhalf tot twee jaar op de radar, tenzij zich natuurlijk eerder een klant meldt met een vestiging buiten de landsgrenzen

Met 25 man is Ensior een van de grotere BI-specialisten in Nederland.

 

Toch beter dan Excel

Excel is een van de veelgebruikte, misschien wel de meestgebruikte tool voor het verwerken van informatie uit SAP BW via macro’s en visual basic-routines. De Provincie Noord-Brabant deed dat ook. Financieel beleidsmedewerker Strategie en Beleid ­Richard Bruurs voelde zich daarbij als een vis in het water “omdat je daarin optimaal flexibel bent”. Dat was voor hem ook reden om kritisch te kijken naar Ensior, toen de IT-afdeling met die suggestie kwam. “Ik was zelf meer geporteerd van Excel. Maar de presentatie die Ensior gaf, was erg overtuigend, en ik ken ook geen andere oplossing die hetzelfde biedt.”

Achteraf is Bruurs heel enthousiast over het inruilen van de optimale flexibiliteit van Excel voor wat BI4SAPLive biedt. “De flexibiliteit van BI4SAPLive wordt natuurlijk wel in enige mate beperkt door de dimensies die je hebt toegevoegd. Als je een vraag krijgt waar je op voorhand niet aan gedacht hebt, zul je een aanpassingen moeten doorvoeren die inschakelen van een consultant nodig kan maken. Het op voorhand ruim interpreteren van de informatievraag verkleint de kans daarop. Door het virtuele datamodel in Universe breder te definiëren dan de huidige informatiebehoefte stuit je minder snel op de grenzen van de mogelijkheden stuit, zegt Bruurs. “Bij Excel kun je sommige zaken zelf oplossen. Maar de grote prijs die je daarvoor betaalt is, dat het veel minder beheersbaar is en je na verloop van tijd verstrikt raakt in een wirwar van Excel-constructies en aanpassingen. Met BI4SAPLive bereik je een optimum tussen beheersbaarheid en flexibiliteit.”

Snel resultaat

Het implementeren van een BI4SAPLive-oplossing kost niet veel tijd. De projecten die tot nog toe zijn uitgevoerd verschilden in tijdsduur van 18 tot 45 mandagen. Ensior bouwt daarbij voort op de inmiddels 28 informatiegebieden die het binnen de oplossing heeft gebouwd. Die informatiegebieden groeperen per functiegebied de belangrijkste objecten voor rapportagedoeleinden. Daarmee is het grootste deel van de informatiebehoefte van klanten afgedekt, en daardoor is BI4SAPLive snel te implementeren.

Aanpassingen zijn snel te realiseren, veel sneller dan men van een datawarehouse gewend is. Soms volstaan enkele dagen of een week. Het belang daarvan is groot, onderstreept financieel beleidsmedewerker Strategie en Beleid Richard Bruurs van Provincie Noord-Brabant. “De informatiebehoefte helder krijgen is een langdurig traject. Je wilt daar geen vervolg aan geven met een langdurig ontwikkeltraject. Het probleem met managementinformatie is namelijk, dat die voor ongeveer een kwart niet stabiel is, en juist dat kwart bepaalt hoe een oplossing in de organisatie landt.” Als er te veel tijd zit tussen definitie en realisatie, loop je een grote kans dat de vragen waar de organisatie dan het meest in geïnteresseerd is, niet of slechts te dele beantwoord kunnen worden.

Tag

BI
SAP

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag