Businesscase voor cloudcomputing

De businesscase voor cloudcomputing is voor veel organisaties duidelijk. De meeste managers zijn overtuigd van de (meer)waarde ervan voor hun organisatie. Vaak wordt een eenvoudige businesscase opgesteld: het kostenvoordeel is de doorslaggevende factor bij het kiezen voor cloudcomputing. Veel te eenvoudig, oordeelt Frank Zandhuis.

Frank Zandhuis

Velen nemen aan dat het implementeren van cloudcomputing de organisatie voordelen brengt, zoals bijvoorbeeld het verminderen van de kosten en complexiteit inzake het beheren en onderhouden van de traditionele IT-infrastructuur en het applicatielandschap. Cloudcomputing wordt als generieke term vaak aangedragen als oplossing voor alle problemen. Men vergeet echter dat er vele vormen, variaties en mogelijkheden zijn. Hoewel cloudcomputing-oplossingen vaak universeel zijn, dient de keuze voor een specifieke implementatie afgestemd te worden op de wensen en eisen van de (gebruikers)organisatie.

Er wordt ook vaak voorbijgegaan aan andere voordelen, zoals de nieuwe technologische mogelijkheden voor interfacing, de toenemende efficiëntie en flexibiliteit. Het migreren naar een nieuwe IT-infrastructuur is echter niet zonder risico’s en onzekerheden. Een voor cloudcomputing relevant voorbeeld is de zogenaamde ‘vendor lock-in’, waarbij de afnemende organisatie praktisch onlosmakelijk verbonden is met en afhankelijk is van de leverancier. Daarnaast treedt er vaak een groot verlies op van kennis en kunde binnen organisaties door de wegbezuiniging van IT’ers, nadat cloudcomputing is geïmplementeerd. Hierdoor wordt het lastiger om de gemaakte beslissing terug te draaien.

 

Rekensom

Investeringen in IT worden gedaan om onder andere kosten te verlagen, organisatorische complexiteit te verminderen, te helpen innovatieve producten en diensten te ontwikkelen en IT meer in lijn te brengen met de wensen van de (gebruikers)organisatie. Een van de trends is het outsourcen van niet-kernactiviteiten en een hernieuwde focus op de waardetoevoegende activiteiten. Een investering in cloudcomputing is hierbij meer dan een mogelijkheid, het is vaak een zeer reële optie. Maar...

Op de vraag of de implementatie van cloudcomputing binnen een organisatie zinvol is, bestaat geen eenvoudig antwoord. De keuze ervoor is organisatie- en situatie-afhankelijk. Vaak gaan kleinere organisaties en MKB’s te kort door de bocht doordat ze cloudcomputing als eenvoudige (financiële) rekensom zien. Zonder adequate voorbereiding, in bijvoorbeeld de vorm van een gedegen businesscase, komen organisaties dan vaak van een koude kermis thuis. Zoals bij traditionele IT-investeringen vallen de kosten hoger uit, is de implementatie vertraagd en is het uiteindelijke resultaat niet wat werd verwacht (beloofd). De (gebruikers)organisatie wordt dan al snel geconfronteerd met het feit dat zij weinig tot geen invloed heeft op de cloudcomputing-leverancier en de geïmplementeerde oplossing.

Daarnaast vallen de beloofde flexibiliteit, stabiliteit en snelheid (‘performance’) tegen. Ook blijkt dat het gekozen product geen ‘echte’ cloudcomputing is, maar meer een marketingterm voor traditionele hosting of outsourcing. Bij de grotere organisaties wordt dit minder vaak onderschat omdat zij meer bekend zijn met ingrijpende IT-investeringen en projecten. Daarnaast worden er vaak meer eisen gesteld in de voorbereidende fase van het project alvorens de investeringsbeslissing voor cloudcomputing wordt gemaakt. Maar zelfs binnen de organisaties die als schoolvoorbeeld worden aangedragen voor de succesvolle implementatie en het goede gebruik ervan, verloopt dit proces niet vlekkeloos.

 

Misvatting

Het is dus een misvatting dat de implementatie van cloudcomputing afhankelijk is van een (simpele) financiële rekensom. De aanname is vaak dat dit enkel voor grote en complexe organisaties en IT-infrastructuren geldt, maar dit is incorrect. Er wordt vaak vergeten dat een businesscase meer is dan een financieel verhaal. Een gedegen en rijke businesscase moet aan meer (rand)voorwaarden en criteria voldoen (zie kader).

Zoals bekend, maken de meeste organisaties gebruik van (formeel) beschreven businesscases tijdens het beslissingsproces van (grote) IT-investeringen. Deze businesscases kunnen verschillende vormen aannemen, een grote rijkdom bezitten, doordat zij uit verschillende elementen bestaan. Onderzoek heeft uitgewezen dat een gedegen en rijke businesscase een positieve invloed heeft op de mate van succes van IT-investeringen/projecten.

Voor veel organisaties is het opstellen van een goede businesscase een grote uitdaging. Het hebben van een model of referentiekader is belangrijk om tot een goede, realistische en rijke businesscase te komen (zie kader). En een dergelijke rijke businesscase is een belangrijke succesfactor voor de implementatie van cloudcomputing.

Methoden

De beschikbare methodieken zijn vaak opgesteld door overheidsinstanties en behandelen zeer gedetailleerd aan welke voorwaarden een gedegen en rijke businesscase dient te voldoen. Een paar voorbeelden.

Het ‘Val IT Framework 2.0’, opgesteld door ISACA, is een uitbreiding van een eerder normenkader en bevat onder andere voorbeelden, tips, volwassenheidsmodellen en belangrijke aspecten waaraan een businesscase dient te voldoen. Voor meer informatie zie: isaca.org. Het door Ward et al. opgestelde artikel ‘Building better Businesscases’ [PDF] uit 2008 beschrijft onder meer dat het opstellen en het gebruik van businesscases continue processen dienen te zijn. Daarnaast beschrijft het artikel een aantal belangrijke stappen en elementen waaraan een businesscase dient te voldoen. In het artikel ‘Understanding the impact of businesscases on IT investment decisions’ van Berghout en Tan uit 2013 wordt een wetenschappelijk normenkader voorgesteld en gevalideerd. In dit normenkader zijn verschillende elementen geïdentificeerd en gegroepeerd die terug zouden moeten komen in een rijke businesscase. Het hebben van een dergelijk rijke businesscase heeft grote impact op onder andere het inschatten van de daadwerkelijke kosten van een (IT-)investering. Daarmee kunnen waarschijnlijk slecht scorende IT-projecten worden vermeden. De Australische overheid heeft in 2012 de handreiking ‘A Guide to Implementing Cloud Services’ [PDF] opgesteld, waarin een aantal belangrijke elementen van een cloudcomputing-businesscase wordt geïdentificeerd. Daarnaast kan het document organisaties helpen bij het identificeren van de voordelen van cloudcomputing en in hoeverre organisatorische processen geschikt zijn voor cloudcomputing.

Criteria en randvoorwaarden

Een degelijke en rijke businesscase moet aan verschillende (rand)voorwaarden en criteria voldoen. Hij bestaat uit de volgende elementen:

Strategische afstemming In hoeverre is de investering in cloudcomputing afgestemd op de strategische visie van de organisatie? Hoe kan de investering het best worden geïntegreerd met de huidige processen en systemen? Financiële analyse Wat zijn de kosten van cloudcomputing gedurende de gehele levenscyclus? Hoe wordt de (meer)waarde ervan vertaald binnen de organisatie? Het is belangrijk een betalingsschema af te stemmen met de cloudprovider, waarbij betalingen samen-vallen met belangrijke beslissingsmomenten en ‘milestones’. Technische analyse Wat is de ‘performance’ van de overwogen oplossing? Vertegenwoordigd de manier waarop de ‘performance’ wordt gemeten de manier van toekomstig gebruik (‘scope and scale’)? Zijn alle belangrijke zaken opgenomen in een Service Level Agreement? Is een interface met de huidige (interne) IT-infrastructuur (eenvoudig) mogelijk? Wordt er gebruik gemaakt van open en toekomstbestendige standaarden? Belanghebbenden Wie zijn de belanghebbenden (‘stakeholders’) en zijn zij allemaal vroegtijdig betrokken bij het proces?

 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag