Dit is de BPMM Smart-Selector

Dit is de BPMM Smart-Selector

De BPMM Smart-Selector is een hulpmiddel bij het kiezen van een Business Process Maturity Model (BPMM).

Amy Van Looy

Het belang van goed werkende bedrijfsprocessen wordt al jaren erkend als gevolg van globalisatie met hogere concurrentie en toenemende IT-mogelijkheden. De huidige economische crisis heeft de vraag naar een efficiënte en effectieve werkwijze alleen maar doen toenemen. In deze context zijn organisaties actief op zoek naar maturiteitsmodellen om hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Ondertussen bestaan er echter zo veel procesmaturiteitsmodellen, dat de selectie van het meest geschikte model (afhankelijk van de individuele noden van een organisatie) cruciaal is geworden. Daarom richt dit artikel zich op de selectiefase van procesmaturiteits­modellen. Ik ga in op de overwegingen die organisaties het beste kunnen maken tijdens de selectie van een procesmaturiteitsmodel en rijk een handig hulpmiddel aan om deze beslissing te ondersteunen.

Selectieadvies

Veel organisaties voelen zich aangesproken om de maturiteit of volwassenheid van diver­se IT-domeinen te meten/weten. Het vakblad Informatie heeft in het verleden dan ook meermaals gerapporteerd over maturiteits- of volwassenheidsmodellen voor:

  • E-government
  • Enterprise resource planning (ERP)
  • Bedrijfsprocessen
  • IT-governance
  • Open source-software
  • Outsourcing
  • Risicomanagement
  • Service oriented architecture (SOA)
  • Softwareontwikkeling en on demand computing

Nu is het tijd om eerdere artikelen over pro­cesmaturiteitsmodellen (Stam en Noordam, 2010; Van Looy, 2010) aan te vullen met selec­tieadvies. Het thema van procesmaturiteit blijft tenslotte actueel, maar kampt met een groot aanbod aan maturiteitsmodellen. Tijdens mijn doctoraatsstudie verzamelde ik een steekproef van maar liefst 69 procesmaturiteitsmodellen. Het betreft generieke modellen (toepasbaar op elk procestype) en maturiteitsmodellen voor supply chains en samenwerkingsprocessen (met het oog op end-to-end waardenketens).

Wat is een procesmaturiteitsmodel?

Maturiteitsmodellen kunnen helpen om bedrijfsprocessen gaandeweg te verbeteren door ‘best practices’ aan te reiken in een stap­penplan. De stappen in het stappenplan wor­den doorgaans uitgedrukt met behulp van een puntenschaal, bijvoorbeeld van 0 tot 5 niveaus.

Zo illustreert figuur 1 de 5-puntenschaal van het bekende procesmaturiteitsmodel van OMG, gaande van ‘initial’, naar ‘managed’, ‘standar­dized’, ‘predictable’ en ‘innovating’ bedrijfsprocessen (OMG, 2008: 73). Een dergelijke puntenschaal wordt gebruikt om te visualiseren op welk niveau een organisatie zich bevindt en welk niveau gewenst is. De best practices wor­den geordend en gedetailleerd per niveau, zodat ze bepalen hoe een organisatie van het ene naar het andere niveau kan gaan. Voor een nadere bespreking van figuur 1 verwijzen we naar een eerder artikel in Informatie (Van Looy, 2010). Een grote misvatting is dat het hoogste niveau ook steeds het ideale niveau is voor elke organi­satie of elk proces. Een maturiteitsmodel dient dus pragmatisch te worden gebruikt.

Figuur 1. Het procesmaturiteitsmodel van OMG

De best practices in het stappenplan hebben betrekking op verschillende vaardigheidsgebie­den. Elk vaardigheidsgebied is een collectie van competenties die noodzakelijk zijn om een betere prestatie van bedrijfsprocessen te kunnen ver­wezenlijken. Het zijn dan ook de vaardigheidsge­bieden die worden gemeten en verbeterd in een procesmaturiteitsmodel, als kritische succesfac­toren voor procesuitmuntendheid. Ze zijn door­gaans afgeleid van de traditionele (technische) proceslevenscyclus, namelijk procesmodellering, -uitvoering, -verbetering en -management. Vaak zullen procesmaturiteitsmodellen daar ook de organisatiecultuur en -structuur aan toevoegen om succesvolle procesveranderingen te onder­steunen. Op deze wijze kan er een procesgeorga­niseerde organisatie worden gecreëerd, gericht op de klant, met een stimulerend klimaat voor procesdenken, interdepartementale samenwer­king en empowerment (Van Looy et al., 2011).

Procesmaturiteitsmodellen kunnen zowel betrek­king hebben op (één of meerdere) processen (optie A) als alle processen binnen een orga­nisatie (optie B). Dit laatste wijst op de gehele toepassing van businessprocesmanagement (BPM) binnen de organisatie, zonder te richten op specifieke processen. Heel wat modellen zijn beperkt tot het meten en verbeteren van speci­fieke processen (optie A), in navolging van het gekende CMMI. Het eerste CMM(I)-model was bijvoorbeeld gericht op softwareontwikke­lingsprocessen. Ook het model van OMG heeft niveaus gelinkt aan processen (figuur 1). De laatste jaren gaan er echter steeds meer stemmen op om het geheel aan processen te bestuderen (optie B). Hierbij wordt verondersteld dat als de gehele BPM-kunde versterkt ook individuele pro­cessen volgen (en omgekeerd). Enkele auteurs, waaronder Hammer (2007), combineren reeds de maturiteit van één of meerdere processen (optie A) met de maturiteit van alle processen (optie B) om te komen tot een totaalbeeld.

Hoe kies je een procesmaturiteitsmodel?

Gezien het grote aantal procesmaturiteitsmo­dellen, rijst de vraag welk model het beste kan worden gebruikt. Het antwoord hierop is genu­anceerd, en afhankelijk van de noden van een organisatie. Bij een bottom-up initiatief bijvoor­beeld kun je starten met een maturiteitsmodel dat zich beperkt tot de levenscyclus van specifie­ke processen. Als er namelijk geen steun is van het topmanagement, hoef je niet te focussen op de gehele BPM-kunde van het bedrijf en niet de organisatiecultuur en -structuur te beïnvloeden. Of een kleine onderneming kan ervoor opteren om wel een organisatiecultuur te introduceren, maar zonder drastische structurele hervormingen aan het organogram te verkiezen. Of een bedrijf met beperkte BPM kennis kan ervoor kiezen om via een maturiteitsmodel kennis te maken met de basiseigenschappen van de proceslevenscyclus, zonder daarbij organisatorische wijzigingen te willen doorvoeren. Daarnaast kunnen er ook praktische afwegingen spelen, zoals het kosten­plaatje om een model te gebruiken.

Om een antwoord te bieden op de prangende vraag welk model het best past bij welke organi­satie, werd de BPMM Smart-Selector ontwik­keld (zie http://smart-selector.amyvanlooy.eu). Het betreft een online vragenlijst die organisaties begeleidt bij het maken van een weloverwo­gen keuze van een procesmaturiteitsmodel. De BPMM Smart-Selector is het resultaat van gezamenlijk onderzoek van twee BPM-onder­zoeksgroepen aan de Hogeschool Gent en de Universiteit Gent. Dit hulpmiddel is gebaseerd op meerdere studies die werden uitgevoerd over een tijdspanne van drie jaar, waaronder een longitudinale panelstudie met internationale BPM-academici en -beoefenaars (bijvoorbeeld: Van Looy, 2013; Van Looy et al., 2013).

De BPMM Smart-Selector kan een organisatie het volgende bieden:

  • Een overzicht van de belangrijkste beslissings­criteria om een welbepaald procesmaturiteitsmodel al dan niet te selecteren.
  • Ondersteuning om uw keuze beter te motive­ren door ook de voor- en nadelen te bespreken van alle opties per beslissingscriterium.
  • Een link naar de dataset van de auteur, zodat gebruikers van de tool ook worden geleid naar procesmaturiteitsmodellen die beantwoorden aan hun antwoorden op de beslissingscriteria.

De componenten van de BPMM Smart-Selector zijn weergegeven in figuur 2. Om een geschikt procesmaturiteitsmodel te kiezen, moeten er afwegingen worden gemaakt op één of meerdere beslissingscriteria in de vragenlijst:

  • Vaardigheden. Welke vaardigheidsgebieden moeten er worden beoordeeld en verbeterd naar­gelang uw noden?
  • Architectuurtype. Moet het maturiteitsmodel een verbeteringsplan uittekenen per vaardig­heidsgebied, een verbeteringsplan voor maturiteit in zijn geheel, of beide?
  • Architectuurdetails. Hoeveel begeleiding moet het maturiteitsmodel geven om te komen tot hogere maturiteit?
  • Procestype. Moet het maturiteitsmodel gene­riek zijn (dus voor bedrijfsprocessen in het alge­meen) of domeinspecifiek (zoals voor processen in supply chains of samenwerkingssituaties)?
  • Datatype. Welk type van data moet er worden verzameld tijdens een beoordeling?
  • Dataverzameling. Hoe moet informatie worden verzameld tijdens een beoordeling?
  • Doel. Voor welk doeleinde moet een maturi­teitsmodel worden gebruikt?
  • Validatie. Moet het maturiteitsmodel aantonen dat het in staat is om maturiteit te beoordelen en dat het wel degelijk helpt om de efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen te verbeteren?
  • Procesaantal. Hoeveel bedrijfsprocessen moeten er worden beoordeeld en verbeterd?
  • Beoordelingstijd. Hoe lang mag een beoorde­ling maximaal duren?
  • Toegankelijkheid. Moeten de beoordelingsvragen en de bijbehorende berekeningswijze van de niveaus publiek beschikbaar zijn (in plaats van enkel bekend bij de beoordelaars)?
  • Respondenten. Moet het maturiteitsmodel expliciet erkennen dat mensen van buiten de beoordeelde organisatie kunnen optreden als respondenten tijdens een beoordeling?
  • Beoordelingsvragen. Hoeveel vragen moeten er maximaal worden beantwoord tijdens een beoordeling?
  • Directe kosten. Moet het maturiteitsmodel gratis toegankelijk en te gebruiken zijn?

Figuur 2. Het frontoffice en backoffice van de BPMM Smart Selector

Het resultaat is een individueel voorstel van procesmaturiteitsmodellen die overeenkomen met de beantwoorde criteria. Indien meerdere modellen resulteren uit de antwoorden, dan zijn ze direct te vergelijken in een selectietabel op basis van bovenstaande criteria plus bijkomende informatie beschikbaar in de tool. Door op de naam van een procesmaturiteitsmodel te klik­ken, verschijnt een referentie naar dat model. Zo wordt duidelijk waar de details van een bepaald procesmaturiteitsmodel te vinden zijn.

Als u de BPMM Smart-Selector zelf wilt probe­ren, volgt u de volgende stappen:

1. Ga naar http://smart-selector.amyvanlooy.eu/.

2. Vul uw persoonlijke gegevens in (anoniem, in functie van vervolgonderzoek).

3. Beantwoord de vragenlijst, beginnende met de criteria die voor uw specifieke organisatie het belangrijkste zijn.

4. Navigeer naar de selectietabel met voorge­stelde procesmaturiteitsmodellen (tijdens of na het beantwoorden van de vragenlijst). Ga eventueel terug naar stap 3 om de antwoorden te wijzigen of de vragenlijst aan te vullen.

5. Maak uw keuze voor een procesmaturiteits­model.

6. Evalueer de BPMM Smart-Selector.

Voorbeeld

Ter illustratie schets ik een fictieve context waarin de BPMM Smart-Selector kan worden gebruikt. Het voorbeeld speelt zich af in een social profit organisatie, die bestaat uit een nationaal secretariaat en lokale kantoren ver­spreid door het land. De organisatie bestaat al meerdere decennia, en werkt volgens een typisch verticaal organogram met afzonderlijke departementen (als silo’s). Enkele jaren geleden heeft het management een horizontale, onder­steunende dienst opgericht om alle BPM-pro­jecten en softwareprojecten te coördineren. Dit was een strategische top-down beslissing naar aanleiding van de toenemende concurrentie, de steeds complexere wetgeving en de noodzakelijke besparingen.

Sindsdien streeft het bedrijf ook naar kwaliteits­certificaten, waaronder ISO-9001 en EFQM. Dergelijke certificaten geven namelijk recht op hogere subsidies. In deze kwaliteitsmanagement­modellen worden er ook bedrijfsprocessen geme­ten en verbeterd, weliswaar in beperktere mate dan bij de procesmaturiteitsmodellen. De orga­nisatie wenst nu sterke vooruitgang te maken op het vlak van BPM en de werknemers (als proces­deelnemers) meer te responsibiliseren. Zo wordt er overwogen om een horizontaal organogram te introduceren met proceseigenaars in plaats van de huidige projectmatige BPM-aanpak. Daarom zoekt het bedrijf naar een geschikt procesmaturi­teitsmodel voor deze context.

De vragenlijst in de BPMM Smart-Selector wordt ingevuld door de organisatieadviseur die aan het hoofd staat van de horizontale, onder­steunende dienst. De organisatieadviseur vult eerst de criteria in die het meest belangrijk zijn voor de organisatie in kwestie.

  • Vaardigheden. Eerst en vooral moet een pro­cesmaturiteitsmodel alle vaardigheidsgebieden omvatten, dus zowel de basiscompetenties van de proceslevenscyclus als de organisatiecultuur en -structuur.
  • Directe kosten. De bedoeling is dat het pro­cesmaturiteitsmodel een aanvulling wordt op de reeds gebruikte kwaliteitsmodellen, om de nodige procesverbeteringen te ondersteunen. Aangezien de nadruk al ligt op dure kwaliteits­certificaten (omwille van subsidies), zoekt het bedrijf een gratis procesmaturiteitsmodel om kosten te besparen.
  • Toegankelijkheid. De organisatie wil het gratis model zelf kunnen toepassen, dus moeten alle beoordelingsvragen en bijhorende berekenings­wijze ook publiek beschikbaar zijn.

De BPMM Smart-Selector geeft aan dat er momenteel zes procesmaturiteitsmodellen voldoen aan deze criteria. De organisatieadvi­seur navigeert naar de selectietabel om te kijken waarop deze modellen van elkaar verschillen. Aangezien sommige modellen specifiek gaan over supply chains, keert de organisatieadviseur terug naar de vragenlijst om een bijkomend criterium te beantwoorden.

Procestype. In de social profit organisatie wordt niet gewerkt met supply chains. Er wordt gekozen voor een generiek model dat kan worden toegepast op alle procestypen.

Na deze bijkomende specificatie meldt de BPMM Smart-Selector dat het aantal voorge­stelde procesmaturiteitsmodellen is gedaald naar drie. Daarom navigeert de organisatieadviseur opnieuw naar de selectietabel voor een nadere vergelijking. Deze selectietabel is gedetailleerd in figuur 3. De reeds ingevulde opties staan aange­duid in een groene kleur. Rood wijst op criteria die niet vermeld zijn in de verzamelde documen­ten van het model.

Figuur 3. Voorbeeld van een selectietabel in de BPMM Smart-Selector

De organisatieadviseur kan er nu voor kiezen om de vragenlijst verder te beantwoorden of om een keuze te maken op basis van de samenvatting in de selectietabel. De selectietabel toont echter sterke gelijkenissen en verschillen aan tussen de voorgestelde modellen.

Zo is de begeleiding van alle modellen meer dan descriptief (criterium Architectuurdetails), zijn ze alle drie eerder subjectief (criterium Dataverzameling) en zonder benchmarking of certificatiemogelijkheden (criterium Doel). Blijkt dat deze opties niet gewenst zijn, dan moet het bedrijf toegevingen doen op voorgaande criteria om zo de vragenlijst bij te sturen. Voor de betref­fende organisatie sluiten deze opties echter aan bij de verwachtingen.

Het valt de organisatieadviseur ook op dat slechts één model aangeeft dat het wordt toegepast in concrete organisaties, terwijl de andere modellen hier geen melding van maken in de verzamelde documenten (criterium Validatie). Dit ene model kan ook gebruikt worden voor zowel specifieke processen als alle processen in de organisatie, terwijl de andere modellen focussen op één van beide opties (criterium Dataverzameling). Op basis van deze informatie verkiest de organi­satieadviseur te starten met het eerste procesmaturiteitsmodel uit de selectietabel. Het vormt een brug tussen de huidige projectmatige aanpak en de beoogde verbeteringen qua BPM kunde in de organisatie. Door te klikken op de kolomtitel ‘HAM’ verschijnen de referentiedetails (Hammer, 2007).

Feedback

De BPMM Smart-Selector is gratis toegankelijk (in het Engels) via http://smart-selector.amyvan­looy.eu en neemt 25 minuten in beslag. Omdat uw mening telt, ben ik op zoek naar feedback over de tool. Hiervoor is een feedbackformu­lier beschikbaar via de knop ‘Ready? Give us your feedback’, bovenaan de selectietabel van de BPMM Smart-Selector. Concreet wordt er gepeild naar de volgende aspecten:

  • Welk procesmaturiteitsmodel past het beste bij uw noden volgens de BPMM Smart-Selector?
  • Welk procesmaturiteitsmodel zou u gekozen hebben voordat u de BPMM Smart-Selector had gebruikt?
  • Overweegt u om het procesmaturiteitsmodel te gebruiken dat voorgesteld is door de BPMM Smart-Selector? (Waarom niet?)
  • Hoe tevreden bent u over het procesmaturi­teitsmodel dat voorgesteld is door de BPMM Smart-Selector?
  • Zou u de BPMM Smart-Selector aanbevelen?
  • Hoeveel minuten hebt u besteedt aan het gebruik van de BPMM Smart-Selector?
  • Hoe tevreden bent u over deze gebruikte tijd?
  • Hoe tevreden bent u met de presentatie van de procesmaturiteitsmodellen in de selectietabel?
  • Hoe tevreden bent u met de criteria in de vragenlijst?
  • Hoe tevreden bent u met de beschrijving van de criteria in de vragenlijst?
  • Hoe tevreden bent u met de volgorde van de criteria in de vragenlijst?

Ik nodig alle lezers die geïnteresseerd zijn in procesmaturiteitsmodellen uit om de BPMM Smart-Selector te gebruiken en te evalueren. Zo kunt u nagaan welk model het beste overeen­stemt met uw antwoorden (ofwel organisatienoden) en overwegen dat model zelf te gebrui­ken. Gebruikt u al een procesmaturiteitsmodel, dan kunt u nagaan of dat model wel geschikt is en eventueel alternatieve modellen voorstellen binnen hun organisatie.

Review: Manu de Backer

Dr. Amy van Looy is docent aan Hogeschool Gent (Faculteit Handelswetenschappen & Bestuurskunde) en geassocieerd onderzoeker aan Universiteit Gent (Faculteit Economie & Bedrijfskunde). E-mail: amy.vanlooy@ugent.be

Literatuur

Hammer, M. (2007). The process audit. Harvard Business Review (4), 111-123.

Object Management Group (2008). Business Process Maturity Model (BPMM) – Version 1.0. Geraadpleegd op 2-12-2009 op www.omg.org/spec/BPMM/1.0/PDF.

Stam, D. en Noordam, P. (2010). Hoe volwassen zijn Nederlandse organisaties in procesmanagement? Conclusies uit onderzoek naar de volwassenheid van BPM. Informatie, 52(1), 36-43

Van Looy, A. (2010). Alweer een nieuw maturiteitsmodel? Het business process maturity model van OMG. Informatie, 52(1), 24-31

Van Looy, A. (2013). Looking for a fit for purpose. Business process maturity models from a user’s perspective. In: Poels, G. (Ed.). Enterprise Information Systems of the Future. CONFENIS 2012, LNBIP 139 (pp. 182-189). Berlin-Heidelberg: Springer.

Van Looy, A., De Backer, M., Poels, G. and Snoeck, M. (2013). Choosing the right business process maturity model. Information & Management, 50(7), 466-488.

Van Looy, A., De Backer, M. en Poels, G. (2011). Defining business process maturity. A journey towards excellence. Total Quality Management & Business Excellence, 22(11), 1119-1137.

 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag