ERP beweegt met organisatie mee

ERP beweegt met organisatie mee
Bij de introductie van de eerste ERP-systemen was het revolutionair dat de informatievoorziening voor een organisatie niet meer per afdeling werd georganiseerd, maar voor integrale processen. Deze processen waren echter wel verankerd in het ERP-systeem en er ontstond een zogenaamde ‘harde’ koppeling tussen processen enerzijds en de ondersteunende applicaties anderzijds. Systemen die integratie door het hele bedrijf mogelijk maken vallen nu onder de parapluterm ‘enterprise systems’. Zo’n vijftien jaar na invoering van deze eerste systemen worstelen bedrijven met de vraag hoe hun IT-landschap beter beheersbaar te maken. Zij stuiten hierbij op een tweedeling: best-of-suite versus best-ofbreed.
Best-of-suite en best-of-breed
Bij een all-in-one ERP-systeem bestaat het voordeel van naadloze integratie en eenvoud van gegevens en bedrijfsprocessen door de gehele organisatie. Deze best-of-suite-systemen hebben echter als nadeel dat zij nooit aan alle specifieke wensen van elke afdeling kunnen voldoen. Bij een pakket dat bijvoorbeeld uitstekend scoort op financieel beheer moet je de zwakke HR maar op de koop toe nemen, allemaal in het belang van integratie en eenvoud (Deeter, 2013). De tegenhanger, best-of-breed, voorziet in de behoeftes van elke afdeling. Aparte, op maat gemaakte applicaties ondersteunen zo elk uniek proces van het bedrijf. Hierdoor hoeven processen niet aan applicaties te worden aangepast en blijft het concurrentievoordeel intact. Voor elk uniek proces zet je een aparte applicatie in die gebouwd kan zijn door verschillende leveranciers. Je stuit hierbij wel snel op een integratieprobleem: de IT-afdeling kampt met de zware en kostbare taak om op maat gemaakte applicaties van verschillende leveranciers met elkaar te laten samenwerken. Bovendien herhaalt dit proces zich als applicaties een update krijgen en integratie opnieuw uitgevoerd moet worden (Hong & Kim, 2002).
Service orientation
Beide klinken niet echt als wenselijke oplossingen. Service orientation biedt wellicht een uitkomst. Door met een service oriented architecture (SOA) te werken, worden applicaties gezien als diensten, met een specifiek omschreven taakverdeling. Deze gedetailleerde omschrijving zorgt ervoor dat verschillende applicaties elkaar gemakkelijk kunnen vinden en dus eenvoudig kunnen samenwerken. Software as a service (SaaS) en cloudcomputing zijn goede voorbeelden van dit denken in services: door middel van API’s fungeert het internet als middleware en kunnen applicaties niet alleen binnen het bedrijf, maar ook tussen bedrijven onderling communiceren (Deeter, 2013).
Met ‘services thinking’ sla je twee vliegen in één klap. Ten eerste is het ERP-systeem niet meer beperkt tot dezelfde starre functionaliteit, voorgeschreven door één leverancier. Je kunt modulair nieuwe functionaliteit aankopen of loslaten. Ten tweede ga je een groot deel van de integratieproblemen uit de weg, omdat applicaties op voorhand gebouwd zijn voor hergebruik, samenwerking en flexibiliteit (Weske, 2012).
Uiteindelijk leidt dit tot veel flexibelere ERP-systemen. ERP-flexibiliteit komt in twee smaken: flexibiliteit in gebruik en flexibiliteit om te veranderen. Gebruiksflexibiliteit kenmerkt zich door een systeem dat veelzijdige activiteiten kan verrichten zonder al te grote aanpassingen. Veranderingsflexibiliteit heeft te maken met de moeite die het kost om een ERP-systeem na implementatie nog aan te passen (Gebauer & Schober, 2006). Vooral op het gebied van deze laatste variant winnen recente ERP-systemen terrein, waardoor systeemaanpassingen gemakkelijker worden.
Drie domeinen
Uiteindelijk moet een flexibel ERP-systeem de organisatie wendbaar maken om te overleven en floreren in een constant veranderende omgeving. Een organisatie is wendbaar wanneer zij alert is op signalen uit de omgeving en deze kan gebruiken om concurrentievoordeel uit te behalen.
Wendbaarheid is een belangrijke eigenschap die veel organisaties ambiëren, maar niet op elk vlak is wendbaarheid nodig. Sambamurthy et al. (2003) onderscheiden drie domeinen waarop een organisatie wendbaar kan zijn:
• Klanten: een organisatie is wendbaar als zij de behoeftes van klanten snel signaleert en hierop inspeelt. Wanneer een organisatie meekijkt en -denkt met de klant en in korte tijd een product lanceert waar vraag naar is, is zij wendbaar ten opzichte van haar klanten.
• Partners: door actieve communicatie met partners zoals leveranciers, distributeurs of andere bedrijven bouw je een netwerk op waar je als bedrijf waarde uit put. De snelheid waarmee je kennis omzet in macht is hierbij cruciaal.
• Operationeel: de snelheid, nauwkeurigheid en kostenbesparing die je bereikt door interne processen af te stemmen. Wanneer je als bedrijf snel je interne processen kunt aanpassen, toon je operationele wendbaarheid.
Invloed van ERP
Hoe kan flexibele ERP-software ervoor zorgen dat je als organisatie wendbaarder wordt? Hiernaar is al veel onderzoek gedaan, bijvoorbeeld door Bhatt et al. (2010). De meeste onderzoekers komen tot de conclusie dat een flexibele IT-infrastructuur leidt tot hogere wendbaarheid. Dit kan echter gezien worden als ‘magic bullet thinking’, waar de aanname gedaan wordt dat enkel een IT-oplossing genoeg is voor significante verbetering in bedrijfsresultaten (Markus, 2004).
Ons onderzoeksmodel gaat ervan uit dat meer componenten rondom het ERP-systeem een rol spelen wil je tot een wendbare organisatie kunnen komen. Om de invloed van ERP concreet te kunnen schetsen, definiëren we vier lagen in de organisatie ten opzichte van het ERP-systeem. De interactie tussen deze lagen is bepalend voor de wendbaarheid. In figuur 1 zijn de vier lagen geschetst in de situatie aan het begin van het ERP-tijdperk:

Figuur 1. Begin van ERP, tight coupling
• De IT-governancelaag geeft aan hoe IT beheerd en bestuurd wordt en wat voor rol IT speelt in de organisatie. Specifiek: hoe effectief en efficiënt IT de strategieën en doelstellingen van het bedrijf weet te handhaven en versterken.
• Bedrijfsprocessen: ketens van gestuurde activiteiten die door het bedrijf lopen en herhaaldelijk voorkomen.
• Applicaties die deze processen ondersteunen, zoals een CRM-systeem of factureringsprogramma, vallen onder de derde laag.
• De onderste laag is de IT-infrastructuur, die ervoor zorgt dat applicaties beschikbaar zijn en betrouwbaar kunnen draaien.
Begin van ERP
In het begin van het ERP-tijdperk waren de tweede en derde laag (processen en applicaties) zo van elkaar afhankelijk dat loose coupling niet mogelijk was. Applicaties en infrastructuur waren geïntegreerd in één best-of-suite ERP-systeem. De infrastructuur en de gebruiksapplicaties die hierop draaiden waren strak aan elkaar gekoppeld en van flexibiliteit was geen sprake. Omdat er weinig speling was om applicaties te veranderen, had dit tot gevolg dat ook de bedrijfsprocessen rigide waren, deze waren tenslotte direct gekoppeld aan de betreffende applicaties. Deze strakke koppeling (‘tight coupling’) tussen processen en applicaties is funest voor de beweeglijkheid van een organisatie. Omdat het ERP-systeem zo star was, lag de rol van IT ten opzichte van de doelen en strategieën voor de organisatie eigenlijk al vast. In deze beginfase van ERP-systemen werden alle lagen in de organisatie gedicteerd door het starre, geïntegreerde ERP-systeem. Als organisaties écht geen afstand konden doen van unieke processen, schaften zij een op maat gemaakte applicatie aan. Hierbij liep je dan wel het risico op compatibiliteitsproblemen wanneer het systeem een upgrade kreeg. Bovendien loste dit het probleem niet op: processen zaten nog steeds ‘vast’ aan applicaties en konden niet onafhankelijk van elkaar opereren. Dit veranderde gelukkig in de loop der jaren.
ERP-ontwikkelingen
Dankzij onder andere service orientation ondergaan ERP-systemen een evolutie die ook de samenstelling van de vier gedefinieerde lagen verandert. Steeds vaker fungeert een ERP-systeem als infrastructuur waarop aparte applicaties draaien. Losse applicaties kunnen eenvoudig verbonden worden met het ERP-systeem. Wanneer een applicatie zijn doel heeft bereikt en/ of overbodig is, kan deze met nagenoeg dezelfde eenvoud weer ontkoppeld worden. Dit geeft organisaties de ruimte om snel te schakelen. Niet langer is voor elke applicatie een vijfjarenplan noodzakelijk om het rendabel te maken. Voor generieke activiteiten waarbij stabiliteit voorop staat, zoals HR en finance, gebruiken bedrijven het ERP-systeem zelf. Voor processen die aan verandering onderhevig zijn en waarmee bedrijven zich willen onderscheiden, zoals verkoop en marketing, zetten zij tijdelijke applicaties in om snel op trends te kunnen inspelen. De vuistregel die daarbij vaak opgaat luid: ‘Zo lang er geen eindklant in het proces voorkomt, kan het proces door het generieke ERP-systeem ondersteund worden en is een eigen applicatie niet nodig.’
Figuur 2. Flexibele ERP, loose coupling
 
In figuur 2 is te zien wat deze flexibiliteit oplevert. In plaats van dat het ERP-systeem de dienst uitmaakt, bestaat er onafhankelijkheid tussen devier lagen. Door middel van governance ontstaat er grip op de waarde die IT voor een bedrijf kan hebben.
Loose coupling
In plaats van te beweren dat een flexibele infrastructuur garant staat voor een wendbare organisatie, probeert ons onderzoek deze relatie verder te doorgronden. De kernvariabele die hierin centraal staat is de losse verhouding tussen applicaties en processen, dit duiden we aan met de term ‘loose coupling’ (Bhatt et al., 2010; Adam & Doerr, 2008). De ideeën achter ons model zijn in eerste instantie ontwikkeld op basis van literatuurstudie. Deze ideeën zijn vervolgens voorgelegd aan diverse CIO´s, die ons feedback gaven vanuit hun praktijkervaring. Die feedback is verwerkt in een enquête die we hebben uitgezet onder 100 Nederlandse CIO’s, waarvan 41 de vragenlijst hebben ingevuld. De resultaten van deze enquête geven een eerste indruk van hoe loose coupling, wendbaarheid en randvoorwaarden in termen van technologie en organisatie met elkaar samenhangen. Tevens geven zij inzicht in hoe aanwezig verschillende vormen van wendbaarheid zijn volgens de CIO’s, en hoe hun bedrijven scoren op de verschillende randvoorwaarden voor het bereiken van deze wendbaarheid (in termen van loose coupling, IT-infrastructuur en IT-governance). Het model staat in figuur 3 , waarbij de pijlen staan voor de beïnvloedende relaties. De getallen die erbij staan geven de sterkte aan: +1 is de maximale positieve invloed, -1 de maximale negatieve invloed.
Figuur 3. IT-infrastructuur lijkt loose coupling sterker te beïnvloeden dan IT-governance. Loose coupling heeft ongeveer een gelijkmatige invloed op de drie subdomeinen van wendbaarheid
Figuur 4 geeft de gemiddelde scores per onderdeel. De CIO’s is gevraagd om aan te geven in hoeverre ze het eens zijn met bepaalde standpunten, van ‘zwaar mee oneens’ tot ‘zwaar mee eens’. Aan de hand van gemiddeldes is per onderdeel een score toegekend op een schaal van 1 tot 5.

Figuur 4. Gemiddelde scores van 41 bedrijven in Nederland (schaal van 1-5; hoger is beter)

Op loose coupling, het concept dat staat voor de onafhankelijkheid tussen applicatie en proces, schatten Nederlandse CIO’s hun organisatie laag in. Ook al brengen leveranciers systemen uit die flexibeler zijn, organisaties lijken te blijven steken bij rigide verbindingen tussen applicaties en processen. Het onderdeel algemene wendbaarheid scoort ook laag, met operationele wendbaarheid als laagste waarde en klantwendbaarheid als minst lage. De ondervraagden schatten de IT-infrastructuur van hun organisatie in als redelijk flexibel, en hun IT-governance als redelijk effectief. Het lijkt er echter op dat voor de meeste organisaties nog een hoop vooruitgang valt te boeken op het gebied van wendbaarheid en loose coupling.

IT-infrastructuur
Een IT-infrastructuur toont zich flexibel door het gemak waarmee een divers scala aan applicaties kan worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Naast implementatie is ook het gemak in ontkoppeling een belangrijk kenmerk van flexibiliteit. In een flexibele service oriented architecture zijn de applicaties en processen niet langer geïntegreerd in een ERP-systeem, maar communiceren zij met elkaar zonder definitief aan elkaar vast te zitten. Applicaties kunnen waar nodig sneller en flexibeler ingezet worden. Daarom faciliteert een flexibel ERP-systeem de loose coupling tussen applicaties en processen (Broadbent et al., 1999). De onderzochte invloed van IT-infrastructuur op loose coupling is significant en substantieel.
Een flexibele IT-infrastructuur is niet genoeg om loose coupling te bewerkstelligen. Betrokkenheid van het management is nodig om een IT-initiatief te laten slagen. De IT-afdeling moet voldoende kennis, mogelijkheden en macht hebben om goede beslissingen te kunnen nemen. Het actief beheren en besturen van IT moet ervoor zorgen dat een loose coupling tussen processen en applicaties mogelijk wordt (Bernroider, 2008; Bradley et al., 2012). Op basis van literatuur lijkt het aannemelijk dat actief management van IT leidt tot loose coupling tussen bedrijfsprocessen en applicaties. Deze invloed blijkt op basis van onze dataverzameling echter wel een stuk zwakker dan de invloed van IT-infrastructuur.
Wendbaarheid
Wanneer applicaties en processen niet meer zo nauw met elkaar verweven zijn, kunnen organisaties gemakkelijker IT-componenten aanpassen, upgraden of opnieuw configureren wanneer nodig. Processen zijn inwisselbaar en nieuwe functionaliteit kan toegevoegd worden aan bestaande operationele processen. Ook maakt loose coupling het mogelijk dat bedrijven nieuwe processen gemakkelijk introduceren en bestaande processen loslaten. Verder kunnen van bestaande voorzieningen nieuwe procescombinaties gemaakt worden (Moitra & Ganesh, 2005). Processen van andere bedrijven sluiten ook beter aan op de eigen organisatie. Vooral bij fusies en overnames is deze vorm van wendbaarheid van groot belang, zo gaven verschillende CIO’s aan. De enquêteresultaten wijzen dan ook uit dat loose coupling een sterke en significante invloed heeft op operationele wendbaarheid.
Op eenzelfde manier beïnvloedt loose coupling de wendbaarheid op klantgebied. Omdat processen niet langer gebonden zijn aan applicaties in eigen beheer, besteden bedrijven bepaalde processen uit aan gespecialiseerde organisaties (Bhatt et al., 2010). Via cloudcomputing bijvoorbeeld geven batchanalyses veel sneller en krachtiger inzicht in nieuwe mogelijkheden om producten aan te bieden en maken bedrijven accuratere voorspellingen. Organisaties vergroten hiermee hun alertheid voor signalen uit de omgeving. Bedrijven die snel een applicatie kunnen implementeren om een nieuw proces te ondersteunen, zijn daardoor sneller in het introduceren van een nieuw product. Dit levert een beter reactievermogen op en draagt bij aan de klantwendbaarheid (Bharadwaj, 2000).
Dankzij service orientation kan nu nog gemakkelijker ‘real time’-informatie gedeeld worden met andere bedrijven in een netwerk. Hierdoor ontstaan dynamische relaties tussen partners om waarde te creëren (Cherbakov et al., 2005). Omdat loose coupling het eenvoudiger maakt processen uit te besteden, werken bedrijven in dezelfde value chain ook gemakkelijker met elkaar samen. Bedrijven hebben de mogelijkheid om processen en applicaties met elkaar te delen. Dit heeft een hogere transparantie tussen handelspartners tot gevolg. Door meer informatie met partners te delen bouwen bedrijven niet alleen een vertrouwensband op, ook worden problemen eerder opgemerkt en zal er sneller een reactie (oplossing) komen (Mentzer et al., 2001). Deze relatie tonen we aan in ons onderzoek.
Toekomst
Uit onze inventarisatie onder CIO’s komt naar voren dat nog veel winst te behalen valt op het gebied van wendbaarheid; veel ondervraagden geven hun organisatie namelijk een lage beoordeling. Tevens lijkt de ontwikkeling naar loose coupling tussen applicaties en processen een positieve bijdrage te leveren aan het realiseren van elk van deze vormen van wendbaarheid. Om die bijdrage ook daadwerkelijk te realiseren zijn bepaalde randvoorwaarden nodig in termen van IT-infrastructuur (flexibiliteit) en IT-governance (het effectief inrichten van de IT-organisatie). Op basis van deze eerste meting lijkt IT-infrastructuur een hogere prioriteit te hebben in het bewerkstelligen van loose coupling dan IT-governance. Met deze inventarisatie hebben we de eerste stappen gezet in een grootschaliger onderzoek naar de relatie tussen loose coupling en wendbaarheid. Op academisch gebied is er nog veel kennis te vergaren. Voor bedrijven lijkt dit onderzoek echter ook een must. Juist in deze tijden is wendbaarheid een competentie waar veel organisaties mee worstelen; een mooi voorbeeld van hoe de academische wereld hand in hand met het bedrijfsleven kan werken aan een beter inzicht in wendbaarheid van bedrijven door middel van ERP-systemen.
 
Michiel Thien BSc is masterstudent Business Administration: Information & Knowledge Management aan de Vrije Universiteit Amsterdam E-mail: mthien@gmail.com
Dr. Marijn Plomp is assistant professor Knowledge, Information and Networks group aan de Vrije Universiteit Amsterdam E-mail: m.g.a.plomp@vu.nl
Prof. dr. Mario van Vliet is professor in Information & Technology Management aan de Vrije Universiteit Amsterdam en lid Raad van Bestuur en Managing Partner Consulting Deloitte E-mail: mvanvliet@deloitte.nl
Prof. dr. Bart van den Hooff is professor in Organizational Communication and Information Systems aan de Vrije Universiteit Amsterdam E-mail: b.j.vanden.hooff@vu.nl
 
Literatuur
Adam, S., & Doerr, J. (2008). How to better align BPM & SOA–Ideas on improving the transition between process design and deployment. In 9th Workshop on Business Process Modeling, Development and Support (Vol. 335).
Bernroider, E. W. (2008). IT governance for enterprise resource planning supported by the DeLone–McLean model of information systems success. Information & Management, 45(5), 257-269.
Bharadwaj, A. S. (2000). A resource-based perspective on information technology capability and firm performance: an empirical investigation. MIS Quarterly, 24(1), 169-196.
Bhatt, G., Emdad, A., Roberts, N., & Grover, V. (2010). Building and leveraging information in dynamic environments: The role of IT infrastructure flexibility as enabler of organizational responsiveness and competitive advantage. Information & Management, 47(7), 341-349.
Bradley, R. V., Pratt, R. M., Byrd, T. A., Outlay, C. N., & Wynn Jr, D. E. (2012). Enterprise architecture, IT effectiveness and the mediating role of IT alignment in US hospitals. Information Systems Journal, 22(2), 97-127.
Broadbent, M., Weill, P., & St. Clair, D. (1999). The implications of information technology infrastructure for business process redesign. MIS Quarterly, 23(2), 159-182.
Cherbakov, L., Galambos, G., Harishankar, R., Kalyana, S., & Rackham, G. (2005). Impact of service orientation at the business level. IBM Systems Journal, 44(4), 653-668.
Deeter, B. (2013, February 14). Best of Breed Applications Finally Have Their Day. The Wall Street Journal: CIO Journal. Verkregen van: http://blogs.wsj.com/ cio/2013/02/14/best-of-breed-applications-finallyhave-their-day/.
Gebauer, J., & Schober, F. (2006). Information system flexibility and the cost efficiency of business processes. Journal of the Association for Information Systems, 7(3), 122-147.
Hong, K. K., & Kim, Y. G. (2002). The critical success factors for ERP implementation: an organizational fit perspective. Information & Management, 40 (1), 25-40.
Markus, M. L. (2004). Technochange management: using IT to drive organizational change. Journal of Information Technology, 19(1), 4-20.
Mentzer, J. T., DeWitt, W., Keebler, J. S., Min, S., Nix, N. W., Smith, C. D., & Zacharia, Z. G. (2001). Defining supply chain management. Journal of Business logistics, 22(2), 1-25.
Moitra, D., & Ganesh, J. (2005). Web services and flexible business processes: towards the adaptive enterprise. Information & Management, 42(7), 921-933.
Sambamurthy, V., Bharadwaj, A., & Grover, V. (2003). Shaping agility through digital options: Reconceptualizing the role of information technology in contemporary firms. MIS Quarterly, 27(2), 237-263.
Weske, M. (2012). Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. 2nd ed. Berlin-Heidelberg: Springer-Verlag.

Tag

ERP

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag