Gratis clouddiensten – ook dan is een businesscase nodig!

Ook bij gratis clouddiensten is een businesscase nodig
 
Er zijn diverse gratis clouddiensten op de markt speciaal voor het onderwijs. Het gebruik hiervan is gratis, maar dat betekent nog niet dat er verder geen kosten aan verbonden zijn. Om zicht te krijgen op de verborgen kosten en op risico’s is het belangrijk een businesscase op te stellen, en daarnaast ook een projectplan. Verder zijn er enkele aandachtspunten die van belang zijn voor de keuze van een clouddienst.
 
Een aantal leveranciers biedt onderwijsinstellingen gratis clouddiensten aan. Bekende voorbeelden daarvan zijn Microsoft Office 365 for Education en Google Apps Education. Invoering en gebruik van dergelijke diensten brengen reële kosten met zich mee. Ook bij ‘gratis’ diensten is daarom een zorgvuldige afweging noodzakelijk.
 
Verschillende leveranciers bieden speciaal voor het onderwijs gratis clouddiensten, of zelfs complete suites van clouddiensten. De leverancier brengt dus geen kosten in rekening voor het gebruik van deze diensten. Dat is een aantrekkelijk aanbod, en voor een onderwijsinstelling dan ook zeker het onderzoeken waard.
De invoering van een dergelijke dienst betekent dat de instelling een project moet uitvoeren en dat de informatievoorziening verandert. De instelling maakt dus migratie-, integratie- en implementatiekosten. Ook het gebruik van een gratis dienst brengt kosten met zich mee. Zo zijn er de kosten van het lokale netwerk en de internetverbinding en is er (enige) menskracht nodig voor functioneel beheer en gebruikersbeheer. Overigens kunnen gratis diensten ook op een ander punt niet gratis zijn. Het komt namelijk regelmatig voor dat de basisdiensten gratis zijn, maar dat voor aanvullende diensten moet worden betaald.
In dit artikel noemen we enkele aandachtspunten die van belang zijn wanneer een onderwijsinstelling centraal beslissingen neemt over de inzet van gratis clouddiensten. Daarbij richten we ons niet op clouddiensten die worden ingezet door individuele gebruikers.
Stel een projectplan en een businesscase op
De invoering en het gebruik van een gratis clouddienst brengen reële kosten met zich mee. Het is dus zaak de financiële voor- en nadelen goed in kaart te brengen. En ook de andere aspecten van de businesscase zijn van belang voor een goede afweging: de kwantitatieve en de kwalitatieve voor- en nadelen, en de risico’s (zie figuur 1).
Ook bij een gratis dienst is het daarom zaak een businesscase op te stellen om zicht te krijgen op verborgen kosten en eventuele risico’s. En het is raadzaam een projectplan te maken, om de invoering beheerst te kunnen laten verlopen.
Figuur 1. De opbouw van de businesscase
 
Aandachtspunten bij besluitvorming over gratis diensten
Zoals gezegd bieden verschillende grote marktpartijen het onderwijs een breed pakket van gratis clouddiensten voor communicatie en samenwerken. Het gaat in hoofdlijn om de volgende functionaliteiten: communicatie (e-mail, intranet), planning (agenda en taakbeheer), gegevensopslag en bewerken en delen van documenten (tekst, spreadsheets en presentaties). Maar ook andere functionaliteiten zijn als gratis clouddienst beschikbaar, zoals een videokanaal voor het opslaan en publiceren van videofilmpjes. Wanneer de onderwijsinstelling centraal beslist over de inzet van dergelijke functionaliteiten en een keuze wil maken tussen verschillende clouddiensten (al dan niet gratis), kunnen de volgende punten onderscheidend zijn:
• Visie op cloud computing: welke strategie volgt de leverancier met andere functionaliteiten? Gaan die ook naar de cloud? Zijn die dan ook gratis? Wat is de roadmap van de leverancier? Kijk voor deze informatie op de website van de leverancier of vraag ernaar.
• Kosten: welk deel van de functionaliteit is kosteloos? Voor welke periode is de ‘kosteloosheid’ gegarandeerd? Ook om deze informatie kunt u gewoon vragen. Vraag de leverancier schriftelijk te bevestigen dat de dienst twee of drie jaar gratis zal blijven. Dat geeft zekerheid voor het maken van een roadmap en businesscase.
• Gegevensopslag: gratis gegevensopslag biedt een wezenlijk kostenvoordeel, omdat het kostbaar is zelf een betrouwbare opslag te realiseren. Wat zijn de limieten voor opslag? En wat zijn de serviceniveaus (bijvoorbeeld beschikbaarheid en back-up)?
• Stabiliteit: gratis diensten zijn confectie, de leverancier bepaalt zelf wanneer een nieuwe versie van de dienst uitkomt. Welke functionele wijzigingen zijn recent doorgevoerd? Hoe is dat verlopen?
• Service levels: welke garantie biedt de leverancier? Hoe heeft de leverancier in de praktijk gepresteerd? Welke recente incidenten zijn bekend en hoe heeft de leverancier daarop gereageerd?
• Privacy en beveiliging: de meeste leveranciers van gratis diensten zijn op dit moment Amerikaanse bedrijven. Waar worden de gegevens opgeslagen? Welk recht is van toepassing? Voor welke privacy- en beveiligingskeurmerken is de leverancier gecertificeerd?
• Configureerbaarheid en koppelbaarheid: hoe ‘massaler’ de dienst, hoe belangrijker de mogelijkheden tot configureren en koppelen worden.
Is het mogelijk de dienst uw eigen huisstijl te geven? Is integratie met andere platformen (ELO, roostersysteem) mogelijk? Maken de diensten gebruik van open standaarden? Is er een koppeling mogelijk met SURFfederatie en Kennisnet Federatie?
• Bekendheid: in hoeverre maken uw gebruikers (docenten, leerlingen/studenten) in de privésfeer al gebruik van deze functionaliteiten?
• Ondersteuning bij invoering: hoe complex is het om de diensten operationeel te maken? Zijn er partijen die kunnen ondersteunen bij installatie en implementatie? (Dit is overigens niet gratis!)
• Advertenties: bij veel populaire gratis clouddiensten genereert de leverancier inkomsten uit advertenties. Ga na in hoeverre de dienst vrij is van advertenties?
Kijk breed naar het aanbod
Het gratis aanbod van de grote spelers is beslist aantrekkelijk voor het onderwijs, door de mogelijke kostenbesparing, het hoge niveau van beveiliging, de kwaliteit van dienstverlening en de vermindering van technisch beheer. Toch verdient het aanbeveling om voor een goede evaluatie in de businesscase ook een aantal alternatieven (al dan niet ‘gratis’) te overwegen. Het is immers niet uitgesloten dat de balans uiteindelijk toch naar een niet-gratis dienst doorslaat. Kijk daarbij goed naar de markt, want het aanbod van concurrerende diensten voor communicatie en samenwerken ontwikkelt zich snel.
Willem-Jan van Elk en Jocelyn Manderveld
Dit artikel is gebaseerd op het ‘Stappenplan Cloud Computing’, een publicatie uit het SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma. Kijk op www.surf.nl/cloud voor meer informatie over cloud computing. Voor vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Andres Steijaert, via andres.steijaert@surfnet.nl.

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag