Informatiseringsoplossingen voor duurzaamheidsmanagement en -verslaglegging

Informatiseringsoplossingen voor managen van duurzaamhed en van verslaglegging
 
Duurzaamheidsverslaglegging is een complex onderwerp met veel uitdagingen voor organisaties. Er zijn echter diverse softwareoplossingen om organisaties bij het proces van integrated reporting te ondersteunen, namelijk door het proces deels te automatiseren en betrouwbaarder te maken. De volgende stap is om de organisatie naar een hoger niveau te tillen zodat veel proactiever kan worden gestuurd op het gebied van CSR.
 
Steeds meer ondernemingen streven naar corporate social responsibility (CSR) en rapporteren met behulp van integrated reporting over hun duurzaamheidsinspanningen. Dit vergroot de informatiebehoefte en zorgt voor nieuwe uitdagingen binnen de organisatie en ook over de grenzen van de organisatie heen. Er is speciale software beschikbaar die organisaties bij hun CSR-inspanningen kan ondersteunen.
‘Sustainability is here to stay’ is de titel van een rapport van de Financial Times uit juni 2011 dat de tegenwoordige status van duurzaamheid in organisaties goed samenvat. Zo hebben acht Nederlandse multinationals (AkzoNobel, DSM, FrieslandCampina, Heineken, KLM, Philips, Shell en Unilever) onlangs de Dutch Sustainable Growth Coalition opgericht, waarin zij gezamenlijk verduurzaming in het bedrijfsleven verder willen bevorderen. Dit en talloze andere voorbeelden bevestigen dat duurzaamheid steeds vaker als strategische ‘driver’ wordt gezien in plaats van een puur idealistisch onderwerp of een onderwerp waarover jaarlijks gerapporteerd dient te worden. Corporate social responsibility (CSR) wordt vaak gedefinieerd langs de assen van de ‘triple bottom line’: de ‘drie P’s’ People, Planet en Profit. In het verleden lag de focus van veel organisaties echter vrijwel uitsluitend op het genereren van ‘profit’, terwijl het heden ten dage veel meer gaat om het vinden van een uitgewogen balans tussen deze drie aspecten. De verschuiving naar de balans heeft grote consequenties voor alle onderdelen van een verduurzamende organisatie, waaronder support van senior management, het inbedden van een sustainabilitycultuur, het inrichten van bijbehorende bedrijfsprocessen en verslaglegging over duurzaamheid.
Veel organisaties brengen op dit moment nog een separaat duurzaamheidsverslag (CSR-rapport) uit, maar er is ook een trend gaande naar het zogenoemde integrated reporting , waar de People- en Planet-aspecten samen met de Profit-gegevens worden geïntegreerd in één rapportage. Vanuit een informatiseringsperspectief is het opstellen van alleen een financieel jaarverslag al een uitdaging omdat financiële gegevens uit alle bedrijfsonderdelen moeten worden verzameld, gecontroleerd en geconsolideerd. Inmiddels rapporteert 95 procent van de 500 grootste bedrijven wereldwijd (2010/2011) over hun duurzaamheidsinspanningen met thema’s zoals die worden ingegeven door het Global Reporting Initiative (GRI), bijvoorbeeld maatschappelijke betrokkenheid, inkoop
beleid, CO2-uitstoot en het percentage ‘ecoproducten’ in hun productportfolio. Dit percentage is meer dan verdubbeld in minder dan 10 jaar. Integrated reporting – waarbij geïntegreerd wordt gerapporteerd over de drie P’s – vergroot de informatiebehoefte en zorgt voor nieuwe uitdagingen binnen organisaties en ook over organisatiegrenzen heen. We gaan dieper in op het proces van integrated reporting en de daaraan verbonden uitdagingen. Ten slotte geven wij een overzicht van de markt voor CSR-software en beschrijven we hoe deze systemen organisaties bij hun CSR-inspanningen kunnen ondersteunen.
 
Uitdagingen bij duurzaamheidsverslaglegging
Zoals hiervoor genoemd is het percentage organisaties dat een duurzaamheids- of geïntegreerd verslag heeft hoog. De professionaliteit van de verslagleggingsprocessen daarachter is in de praktijk echter nog sterk in ontwikkeling. Veel organisaties werken in de praktijk met spreadsheetoplossingen voor het verzamelen, analyseren en consolideren van te rapporteren duurzaamheids-KPI’s. De gevraagde data zijn in veel gevallen niet of niet direct uit bestaande informatiesystemen te halen. In de praktijk hebben grote chemische concerns bijvoorbeeld lokale ICT-oplossingen voor het aansturen van hun productieprocessen (waarmee bijvoorbeeld bemetering van stoomstromen plaatsvindt). Data over energieverbruik of organische emissie worden handmatig uit deze lokale systemen gehaald, bewerkt, handmatig gecontroleerd en handmatig geconsolideerd met data van andere productielocaties. Dit is een arbeidsintensieve oplossing die bovendien foutgevoelig is. De realiteit is echter dat een volledig geïntegreerde ICT-oplossing voor sommige organisaties simpelweg te complex en te duur is.
Daarnaast is duurzaamheidsverslaglegging complex. Met name het rapporteren van broeikasgasemissies of van een carbon footprint is voor veel organisaties een grote uitdaging. De reden is dat een grote hoeveelheid berekeningen met verschillende conversiefactoren nodig is. Een voorbeeld: de emissiefactor voor het omrekenen van elektriciteit naar broeikasgasemissie verschilt per land omdat de methode van elektriciteitsopwekking per land verschilt. Het Internationaal Energie Agentschap (IEA) heeft een lijst opgesteld met de gemiddelde emissiefactoren per land. In Nederland wordt relatief veel gebruikgemaakt van gasgestookte centrales, terwijl in China de centrales voornamelijk worden gestookt met kolen, met een lagere efficiëntie. Het gevolg is dat één kWh elektriciteit in China een veel hogere broeikasemissie heeft. Het grote aantal complexe bewerkingen dat moet worden verricht in combinatie met het hierboven geschetste handwerk, maakt duurzaamheidsverslaglegging bewerkelijk en foutgevoelig. Naast de organisatiebrede duurzaamheidsverslaglegging gaan veel organisaties momenteel aan de slag met het rapporteren van een carbon footprint of eco-footprint van hun producten of diensten. Het stelt ze in staat hun producten te benchmarken met alternatieven in de markt op het gebied van broeikasemissie, watergebruik of andere duurzaamheidscriteria. Hierbij komt men ook voor een aantal uitdagingen te staan, bijvoorbeeld hoe de scope precies afgebakend dient te worden. Moeten in het geval van broeikasgassen bijvoorbeeld de emissies van transport en uitgangsmaterialen meegenomen worden of volstaat het om alleen directe emissies (als gevolg van bijvoorbeeld energieopwekking) mee te nemen? Als uitgangsmaterialen worden meegenomen, ontstaan mogelijk andere complicaties, zoals het niet beschikbaar zijn van emissiefactoren voor deze materialen.
Tot slot is er de uitdaging wat betreft competenties omdat duurzaamheidsverslaglegging per definitie een multidisciplinair vakgebied is. Enerzijds heeft men te maken met de competentie ‘finance & controlling’, anderzijds betreft het technische vraagstukken waarvoor chemische of natuurkundige expertise vereist is.
 
CSR-software
De bovenstaande uitdagingen kunnen grotendeels het hoofd worden geboden met ICT. Veel organisaties hebben zich in eerste instantie gericht op het maken van een duurzaamheidsverslag en een aantal is op dit moment bezig de achterliggende processen te professionaliseren. Hiertoe behoort ook het gebruik van daarbij behorende automatisering. Analoog aan financiële verslaggeving kan ICT worden ingezet om kosten te besparen en de rapportages betrouwbaarder te maken, maar daarnaast kunnen informatiesystemen een bredere rol spelen bij CSR. In deze paragraaf geven we een overzicht van onze observaties in de huidige markt van CSR-software.
Door het snel groeiende aantal organisaties dat een duurzaamheidsverslag uitbrengt is ook het aantal softwareleveranciers dat zich hierop richt snel gegroeid. Hieronder bevinden zich zowel grote spelers in de markt van ERP-systemen als nichespelers met een focus op CSR. Alhoewel de huidige markt beperkt is, variëren de schattingen van de bekende bureaus voor de wereldwijde markt van 500 tot 1500 miljoen euro in 2014. De groei in deze markt wordt geraamd op rond de 80 procent per jaar. Het is hiermee wel duidelijk dat ook de leveranciers deze markt als steeds belangrijker ervaren.
 
Op weg naar volwassenheid
Financiële verslagleggingsprocessen hebben de afgelopen decennia grote veranderingen ondergaan door een aantal ontwikkelingen, met name de introductie van ERP en BI (business intelligence) waarmee de core bedrijfsprocessen in verregaande mate geautomatiseerd zijn. Het resultaat is dat organisaties steeds vaker realtime inzicht hebben gekregen in hun financiële prestaties. Met behulp van diverse dashboards die dagelijks automatisch gegenereerd worden, kan de business proactief worden gestuurd.
Er zijn weinig organisaties die dit stadium van volwassenheid hebben bereikt op het gebied van Planet-en People-aspecten. In de vorige paragraaf hebben we de huidige gang van zaken in veel organisaties beschreven. Veel organisaties zitten in het stadium van reactief ‘meten en rapporteren’ van duurzaamheidsprestaties. In deze eerste fase is automatisering vooral nuttig omdat daarmee besparingen op kosten en tijd worden bereikt. Momenteel is een aantal grote organisaties in Nederland aan het opschuiven naar een hoger volwassenheidsniveau. Op dit hogere volwassenheidsniveau zullen organisaties steeds meer hun CSR-indicatoren in de plannings- en beslissingsprocessen integreren. Het stelt deze organisaties in staat om proactief hun business te besturen. Deze organisaties streven naar een integrale aanpak voor het verzamelen en analyseren van gegevens op het gebied van Planet- en People-KPI’s. Op basis van deze gegevens zullen organisaties overgaan tot het organisatiebreed managen en plannen van CSR, waarbij betrouwbaarheid, transparantie en voorspelbaarheid centraal staan.
 
Voor elk gebied een oplossing
In figuur 1 wordt schematisch weergegeven welk gebied de oplossingen afdekken (verticale as) en hoe ze binnen een organisatie worden ingezet (horizontale as). CSR-software ondersteunt organisaties op verschillende gebieden van CSR. Wij onderscheiden hier drie gebieden (verticale as). Het gebied ‘Infrastructure & Facilities’ heeft betrekking op energie- en waterverbruik van de organisatie. Hieronder valt verbruik van onder andere kantoorgebouwen, productiefaciliteiten, het wegenpark en ICT-infrastructuur. CSR gaat echter verder dan de grenzen van de eigen organisatie. Het gebied ‘Supply Chain’ richt zich daarom op de gehele levenscyclus van producten. Hierbij worden zowel duurzaamheidsprestaties van de leveranciers en afnemers alsook het gebruik van een product beschouwd. Dit stelt organisaties in staat om de impact van de gehele levenscyclus te overzien en te managen. Het derde gebied is ‘Enterprise CR & Compliance’, dat overkoepelende CSR-onderwerpen zoals consolidatie van informatie, stakeholdermanagement en oplossingen op het gebied van risk en compliance omvat.
 
 
Figuur 1. Soorten CSR-software
 
 
Op dit moment kunnen wij op de markt de volgende categorieën CSR-software onderscheiden.
 
LCA-software
Lifecycle analysis (LCA)-software helpt bij de complexe beoordeling van de milieu-impact van producten en diensten. Door deze analyse voor de gehele cyclus van een product – van grondstof tot afvalverwerking – uit te voeren kunnen organisaties transparant rapporteren over het verbruik van water, energie en grondstoffen en de vervuiling van lucht, land en water. Het uitvoeren van een LCA is een activiteit die niet zeer frequent wordt uitgevoerd aangezien deze zeer complex is en specifiek is voor een bepaald product of bepaalde dienst waarvan alleen de resulterende informatie voor managementdoeleinden kan worden gebruikt. Software voor LCA is daarom ook niet geschikt voor doorlopend (proces)management.
 
IT & operational energy management-software
Software in deze categorie automatiseert de verzameling van gegevens over het energieverbruik en de uitstoot van emissies van de productie-, facilitaire en ICT-infrastructuur. Deze worden vaak lokaal ingezet voor bijvoorbeeld het meten en minimaliseren van energieverbruik en CO2. Hieronder vallen onder andere systemen voor het reguleren van ICT (green IT solutions) en industriële energietoepassingen voor het minimaliseren van energieverbruik op productielocaties. Hiermee kunnen het verbruik en de uitstoot realtime worden gemonitord, geanalyseerd en gemanaged om het milieueffect te optimaliseren.
 
Supply chain analysis-software
Met deze pakketten kunnen organisaties gestructureerd de duurzaamheidsprestaties van de leveranciers en afnemers beoordelen en raadplegen. Deze informatie kan bijvoorbeeld in inkoopbeslissingen worden meegenomen. In deze pakketten kan onder andere voor alle afgenomen of geleverde producten en diensten worden bijgehouden of leveranciers voldoen aan milieu-, ethische en veiligheidsstandaarden.
 
Footprint modelling-software
Met behulp van footprint modelling kan niet alleen de ecologische voetafdruk van een gehele organisatie worden gemeten, door het opstellen van het onderliggende activity-based model voor de footprint krijgen organisaties inzicht in de drivers van bijvoorbeeld waterverbruik en emissies. In beslissingsprocessen kunnen organisaties verschillende driverwaarden simuleren om de consequenties voor de footprint te bepalen.
 
Corporate responsibility systems
Corporate responsibility systems bieden uiteenlopende functionaliteiten. Zo is hierin het consolidatiesysteem voor CSR ondergebracht waarin complexe datastromen worden samengebracht en de nodige berekeningen worden gemaakt, zoals de conversie van energie naar CO2-emissies. Tevens worden hier andere specifieke zaken ondergebracht, zoals de rapportagerichtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI), stakeholdermanagement en CSR Risk & compliance. Software in deze categorie voorziet het management van een mogelijkheid om duurzaamheidsprestaties over meerdere functionele silo’s heen te analyseren. Vaak bieden deze pakketten dashboards en drill-downfunctionaliteiten om CSR-prestaties en -activiteiten snel en effectief te kunnen managen.
 
SHE-software
Safety health environment (SHE)-software stelt organisaties bijvoorbeeld in staat om statistieken over ongelukken en milieu-incidenten bij te houden en om de naleving van veiligheidsregels te monitoren.
 
Conclusie en vooruitblik
Duurzaamheidsverslaglegging is een complex onderwerp met veel uitdagingen voor organisaties. Er is echter een breed spectrum van softwareoplossingen beschikbaar om organisaties bij het proces van het opstellen van integrated reports te ondersteunen, namelijk door het proces deels te automatiseren en betrouwbaarder te maken. De volgende stap is om de organisatie naar een hoger niveau te tillen zodat veel proactiever kan worden gestuurd op het gebied van CSR.
Als de huidige trend doorzet, zullen organisaties CSR steeds vaker zien als een natuurlijk onderdeel van hun bedrijfsvoering. In de toekomst zien wij het belang van CSR ook nog verder groeien doordat bijvoorbeeld overheden aan de hand van regelgeving vergaande verplichtingen opstellen en consumenten steeds kritischer zullen zijn over de CSR-activiteiten van leveranciers. Wij voorzien dan ook een sterke groei in de markt en verdere integratie van de diverse softwareoplossingen zodat organisaties steeds beter inzicht krijgen in hun CSR-initiatieven. So if sustainability is here to stay, software will be the light on the way .
 
Roel Drost is werkzaam bij Ernst & Young Advisory. E-mail: roel.drost@ nl.ey.com.
Knut Grahlmann is werkzaam bij Ernst & Young Advisory. E-mail: knut. grahlmann@nl.ey.com.
Maarten van Strien is werkzaam bij Ernst & Young Advisory. E-mail: maarten.van. strien@nl.ey.com.

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag