Landelijke Archieven Referentie Architectuur

Landelijke Archieven Referentie Architectuur

Archiefinstellingen hebben een januskop. Enerzijds kijken ze naar de gebruiker van het cultureel erfgoed. Anderzijds kijken ze nadrukkelijker richting archiefvormer die ze steeds vaker ondersteunen met specifieke dienstverlening rondom digitaal archiveren.

Petra Helwig en Roland Bisscheroux

Eerder berichtten wij over de ontwikkeling van een enterprise-architectuur voor archiefinstellingen. 1 Begin 2013 is deze architectuur als richtinggevend vastgesteld door het Convent van Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra (RHC’s) in de provincies. De architectuur is gericht op de gezamenlijke ingebruikname van een eDepot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.2 Twee jaar later zijn er ontwikkelingen die vragen om een uitbreiding van die enterprise-architectuur: ‘uitplaatsing’ van archief vóór de formele overbrenging naar een archiefbewaarplaats én ontsluiting van die informatie uit het eDepot via een landelijke infrastructuur. In dit artikel wordt vanuit de enterprise-architectuur van archiefinstellingen een aanzet aangedragen voor deze uitdaging: digitale duurzaamheid én ontsluiting van historische gegevens.

De enterprise-architectuur 2.0 wordt op dit moment uitgewerkt onder leiding van het Nationaal Archief met medewerking van de RHC’s. De nieuwe enterprise-architectuur voor archiefinstellingen beoogt op beide uitdagingen een antwoord te geven waardoor archiefvormers ‘ontzorgd’ worden van het digitale duurzaamheidsvraagstuk en archiefinstellingen van de ontsluitingsproblematiek. Deze kan in potentie een referentie-architectuur voor de gehele archiefsector worden, die ook voor niet-overheidsinstellingen een oplossing kan bieden: een LARA, Landelijke Archieven Referentie Architectuur.

Beide kanten van de januskop zien dus iets nieuws: aan de kant van de archiefvormer hebben archiefinstellingen de uitdaging om uitplaatsing en actief openbaar maken van archief mogelijk te maken. De archiefconsument verwacht van zijn kant steeds meer dat verschillende vormen van cultureel erfgoed aan elkaar worden verbonden. Op beide ontwikkelingen moet de architectuur aansluiten.

Compliancy

Het artikel ‘Architect, richt de digitale wereld duurzaam in’3 noemt een drietal doelen van duurzaam beheerd archief: zorgen dat de organisatie kan voldoen aan (Archief)wet- en regelgeving, verantwoording kan afleggen en het bevorderen van transparantie. Archief heeft vanzelfsprekend een functie in de uitvoering van bedrijfsprocessen. Organisaties moeten om te beginnen voor de bewaring van informatie voldoen aan wet- en regelgeving, met een ander woord: ‘compliancy’.Voor overheidsorganen zoals ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen, maar ook bepaalde particuliere instellingen is vooral de Archiefwet en -regelgeving van belang. De Archiefwet gaat over te vernietigen informatie, te bewaren informatie en informatie die langdurig te bewaren is voor vernietiging. Overheidsorganen brengen na uiterlijk 30 jaar hun te bewaren archief over naar een aangewezen archiefbewaarplaats, meestal een archiefinstelling. Ook voor organisaties die niet onder de Archiefwet vallen, is er wet- en regelgeving die verplichtingen oplegt voor de bewaartermijn van bepaalde informatie. Dit betreft vooral langdurig te bewaren, dat wil zeggen langer dan 7 jaar, algemene bedrijfsgegevens, fiscale-, medische- (tot wel 40 jaar) en milieugegevens. Dit vereist een bewaarstrategie en een goede digitale beheeromgeving.

Accountability

Naast het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving is het ook van belang dat een organisatie verantwoording af kan leggen. Dit wordt hier aangeduid met accountability: de erkenning van de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten, acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende gevolgen. Een goede informatievoorziening is de basis voor accountability. Transparantie tenslotte is een optelsom van compliancy, accountablity en bedrijfscultuur. Als een organisatie voor het archiefbeheer voldoet aan wet- en regelgeving en de informatievoorziening op orde heeft, dan bepaalt de bedrijfscultuur of die informatie ook actief openbaar wordt gemaakt (figuur 1). Een ontwikkeling is dat overheidsorganisaties door uitplaatsing onder de Wet Openbaarheid van Bestuur, of door overbrenging eerder dan de uiterlijke termijn onder de Archiefwet, hun archief actief openbaar willen maken na afsluiting van het werkproces. Een andere reden voor uitplaatsing is, dat archiefvormers ontzorgd willen worden op het gebied van het leesbaar houden van informatie. Bij het Noord-Hollands Archief werd onlangs een biografie gepresenteerd van de zeventiende- eeuwse Haarlems-Amsterdamse schilder en vrijdenker Torrentius. Het tumultueuze leven en de vrijzinnige opvattingen van deze kleurrijke figuur brachten hem enkele malen voor de rechter. Naast het recente boek is informatie over deze man dan ook te vinden in rechterlijke archieven. Het enige overgebleven schilderij hangt in het Rijksmuseum. Er zijn eerdere boeken geschreven, krantenartikelen bij het verschijnen van die boeken en is er een website. Zou het niet geweldig zijn als de bezoeker van de lezing van het Noord-Hollands Archief al die bronnen in één keer tot zijn beschikking kan krijgen? Het aan elkaar verbinden van vele soorten cultureel erfgoed, waarbij archiefmateriaal, informatie over en foto’s van schilderijen, krantenartikelen en boekinformatie in één keer doorzocht kunnen worden, is de toekomstvisie van de cultureel erfgoed- sector.

(Referentie-)architectuur archiefinstellingen

De geschetste ontwikkelingen in de cultureel-erfgoed-

wereld en rondom recordmanagement in

de digitale wereld, gaan door. Ze worden ondersteund

en soms gedreven door steeds nieuwe

technologie. Ook de hiervoor benodigde (referentie-)

architectuur is nog in ontwikkeling. Voor sommige ‘uitdagingen’ hebben we ook nog geen oplossing. Enkele belangrijke uitgangspunten zijn gaandeweg wel duidelijk geworden. Die worden hierbij geschetst.

 

Informatiearchitectuur in drie lagen

We onderscheiden architectuuruitgangspunten

in drie lagen:

• De onderste laag is de laag van de data (zoals

digitaal archiefmateriaal en digitale kranten) en

de metadata (zoals beschrijvingen van archief,

van foto’s en schilderijen). In de eerste versie van

de enterprise-architectuur voor archiefinstellingen

lag de nadruk op deze laag.

Een belangrijke infrastructurele component voor

RHC’s en Nationaal Archief in deze laag is het

eDepot. Dit is een bewaarplaats voor digitaal

materiaal en wordt beheerd door het Nationaal

Archief. Alle RHC’s kunnen er gebruik van

maken. Het eDepot kan een aantal belangrijke

taken uitvoeren, zoals het signaleren dat bepaalde

bestandsformaten dreigen te verouderen en

het omzetten van deze ‘bedreigde formaten’ naar

gangbare formaten, met vertrouwde migratietools.

Belangrijk is dat het eDepot ook gebruikt kan

worden voor ‘uitplaatsing’ van archief. Bij uitplaatsing

wordt het eDepot gebruikt om al

materiaal te beheren dat nog niet archiefwettelijk

is overgebracht naar de archiefinstelling, maar

dat wel lange tijd – duurzaam – bewaard moet

worden. Op die manier kan een RHC de dienst

‘uitplaatsen van archief ’ aanbieden aan haar

archiefvormers.

• De middelste laag, de verbindingslaag, bevat

aggregaties van metadata, over eigenaars (bijvoorbeeld

archiefinstellingen, archiefvormers) heen.

De aggregaties bevatten verwijzingen naar de

plaats waar de data in te zien is. De aggregaties

kunnen verrijkt worden door automatische en

semiautomatische relaties tussen de objecten en

collecties te leggen. Een voorbeeld van verrijken

is het aan elkaar relateren van begrippen door bijvoorbeeld

thesauri en ontologieën. Voorbeeld: als

in een VOC-stuk sprake is van een brigantijn dan

zul je dit niet vinden met de zoekterm ‘schip’,

maar wel als je de verbinding legt met een ontologie

waarin is vastgelegd dat een brigantijn een

bepaald type schip is. Ontologieën worden vaak

opgezet en onderhouden door interessegroepen,

bijvoorbeeld de Molenstichting. Het moet mogelijk

zijn om van dergelijke externe ontologieën

gebruik te maken. Linked open data-technologie

maakt dit ook technisch makkelijker.

 

• De bovenste laag, de presentatielaag, bestaat

uit de publieksinterfaces: de producten en diensten,

zoals websites en apps.

 

Data en metadatalaag

Voor alle drie de lagen is een aantal uitgangspunten

– principes – te formuleren. Enkele belangrijke

worden hieronder genoemd:

• De data kan fysiek opgeslagen zijn op verschillende

plaatsen. Waar data is opgeslagen,

zal er primair voor gezorgd moeten worden dat

deze data gepreserveerd wordt. Het Nationaal

Archief onderzoekt bijvoorbeeld samen met het

Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid de

mogelijkheden voor samenwerking op het gebied

van de opslag van audiovisueel materiaal. Bij preservering

wordt een onderscheid gemaakt tussen

‘bitstream preservering’ en ‘logische preservering’,

ook wel ‘actieve preservering’ genoemd. Het eDepot

van Nationaal Archief en RHC’s ondersteunen

migratie als actieve preserveringsmethode.

• In de datalaag wordt gezorgd voor authenticiteit

van het digitale object. Het zorgen voor een

geschikte viewer voor informatie hoort in deze

laag thuis: het ‘goede’ bestand in een ‘verkeerde’

viewer levert immers een niet-authentiek

record op. Als voorbeeld: het ‘platslaan’ van een

Excelbestand of geo-informatie tot een pdf/abestand

betekent informatieverlies. Formules

zijn niet meer zichtbaar, of verschillende lagen

in de informatie zijn niet meer te onderscheiden.

Of dat erg is – met ander woorden: of dit de

authenticiteit van het archiefstuk aantast – is een

selectievraagstuk. Het zorgen voor authenticiteit

is een basiswaarde voor archiefinstellingen. Het

daadwerkelijk omzetten van formaten zal daarom

moeten gebeuren in relatie tot kennis over de

beschikbaarheid van de juiste viewers.

• Alle informatieobjecten zijn globaal (in tegenstelling

tot lokaal) uniek identificeerbaar en hebben

een persistent en leesbaar webadres/code.

 

Verbinding

De eisen op het gebied van toegang vragen dat

informatie op een bepaalde manier aan elkaar verbonden kan worden. Enkele uitgangspunten

hier zijn:

• De metadata uit de datalaag moet zoveel mogelijk

worden aangeboden als open data (behoudens

wettelijke beperkingen). Op die manier

kan metadata uit verschillende bronnen worden

geaggregeerd. De aggregaties kunnen dan worden

‘verrijkt’ met aanvullende informatie. Deze opzet

faciliteert bijvoorbeeld hergebruik van informatie

door bouwers van thematische websites.

• Metadata wordt uitgewisseld conform inhoudelijke

standaarden. Dat betekent dat wordt

aangesloten bij metadatastandaarden die zijn

afgesproken voor bepaalde types materiaal (zoals

EAD voor archieven). Overigens kan Linked

Open Data hier ook een rol in spelen.

• Om ook daadwerkelijk bij de informatie te

kunnen, wordt gebruikgemaakt van technische

standaarden. OAI-PMH is zo’n standaard.

• Er wordt gebruikgemaakt van zogenaamde

‘kernregistraties’. Dit is in feite een uitwerking

van het NORA-principe van ‘éénmalige opslag,

meervoudig gebruik’. Een voorbeeld voor RHC’s

en Nationaal Archief is de beschrijvingen van

institutionele archiefvormers. RHC’s hebben

regelmatig materiaal van een archiefvormer

waarvan een ander RHC ook materiaal bezit.

We streven naar één gedeelde kernregistratie

van archiefvormers waarop alle RHC’s kunnen

aansluiten. Als je de relatie kan aangeven in

plaats van opnieuw beschrijven, scheelt dat

werk. Bovendien is duidelijk over welke persoon

of instelling je het hebt.

• Eindgebruikers moeten de mogelijkheid

hebben om eigen informatie toe te voegen. Historisch

geïnteresseerden helpen graag bij metadateren

(beschrijven), transcriberen et cetera. De

archiefinstelling kan controle houden, maar wel

gebruikmaken van door het publiek aangedragen

informatie.

• Ten behoeve van het ‘actief openbaar maken’

wordt een register van overheidsinformatie

aangelegd. Daarin wordt metadata van bij

archiefvormers aanwezig archief geaggregeerd.

Dat faciliteert het ‘actief openbaar maken’ van

overheidsinformatie.

 

Presentatielaag

De presentatielaag is de laag die de eindgebruiker

ziet: de websites en de apps. Doel is om het

de bezoeker – historisch geïnteresseerde, maar

ook de ambtenaar die zijn dossier zoekt – zo eenvoudig

mogelijk te maken. Daartoe kunnen de

volgende uitgangspunten worden onderscheiden:

• Veel RHC’s hebben diverse types collecties

in beheer, bijvoorbeeld archiefmateriaal, foto’s,

kaarten, museale objecten. Het is voor RHC’s

niet meer voldoende om losse collecties te kunnen

doorzoeken: één zoekactie door alle resultaten

moet mogelijk zijn. Daarbij zou het niet eens

uit hoeven te maken of de collecties zich in de

eigen of in een andere instelling bevinden.

• Ook zoeken in archieven van meerdere

archiefinstellingen moet mogelijk zijn. Doel is in

ieder geval dat de ‘collectie Nederland’ integraal

doorzocht moet kunnen worden. Voorbeeld: het

APE-project ontwikkelt ‘Archives Portal Europe’

waarop steeds meer archieven worden aangesloten.

Nu wordt onderzocht op welke manier APE

gebruikt kan worden op websites van de archiefinstellingen

zelf, bijvoorbeeld als zoekwidget.

 

Vereisten: modulair en open

Samenvattend kunnen we de gewenste richting

kenschetsen als modulair en open. Dat zijn

bepaald geen nieuwe inzichten, maar zeker in

de archiefwereld nog geen vanzelfsprekendheid.

Voor Nationaal Archief en RHC’s zijn deze uitgangspunten

als volgt te concretiseren:

Modulair:

• De presentatielaag dient niet hard gekoppeld

te zijn aan één databron maar aan een aggregatie.

Aggregatie is de plaats om metadata uit verschillende

plaatsen bij elkaar te brengen en aan elkaar

te relateren met behulp van kernregistraties,

ontologieën, thesauri, door gebruiker toegevoegde

informatie et cetera.

• Op deze verrijkte laag van metadata kunnen

toepassingen voor de eindgebruiker aansluiten,

zoals apps, websites, widgets.

• Het gebruik van ‘generieke bouwblokken’ dient

mogelijk te zijn: blokken met functionaliteit die

door verschillende instellingen gebruikt kunnen

worden.

 

Open:

• In ieder geval moet de metadata open uit te

wisselen zijn. Als je dan een stuk wil inzien kom

je bij de instelling uit die het stuk ook ‘heeft’ (de

data).

• Volgens inhoudelijke standaarden informatie

kunnen uitwisselen, zodat materiaal op een

consistente manier is beschreven. Je moet bij de

informatie kunnen, maar je moet ook weten wat

de diverse metadatavelden betekenen. Dan helpt

het om aan te sluiten bij metadatastandaarden

die zijn afgesproken voor bepaalde types materiaal

(zoals EAD voor archieven). Linked Open

Data hierin ook een rol spelen.

• Om ook daadwerkelijk bij de informatie te

kunnen is het zinvol om aan te sluiten bij technische

standaarden, zoals OAI-PMH.

 

Voorbeeld

Hoe werkt zoeken en tonen van informatie in

dit model? De gebruiker zoekt bijvoorbeeld via

een widget in een set metadata, die geaggregeerd

is uit verschillende bronnen en eventueel verrijkt

is met extra informatie (figuur 2). In deze

metadata kan worden verwezen naar andere

kernregistraties, in dit voorbeeld: register van

archiefvormers. Als de gebruiker de gevonden

informatie wil inzien, wordt de data – die onder

beheer is van een archiefinstelling – getoond in

een door de archiefinstelling (eigenlijk: datahouder)

beschikbaar gestelde viewer, voorzien van

metadata, zodat de authenticiteit gewaarborgd is.

 

Conclusie

De ontwikkelingen bij de archiefinstellingen,

de bredere cultureel-erfgoed-wereld en rondom

recordmanagement in de digitale wereld, gaan

snel. Deze (referentie-)architectuur, die beoogt

een kader te vormen om op deze ontwikkelingen

te kunnen aansluiten, is richtinggevend, maar

ook ‘under construction’: op diverse punten is

uitwerking en verdieping nodig.

Petra Helwig

Helwig is enterprise-architect en informatiemanager

Nationaal Archief. E-mail: petra.helwig@nationaalarchief.nl

Roland Bisscheroux

Bisscheroux is informatiemanager / archiefinspecteur

Noord-Hollands Archief.

E-mail: roland.bisscheroux@noord-hollandsarchief.nl

 

 

 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag