Mens en organisatie in de ‘perfect storm’ van digitalisering

Mens en organisatie in de ‘perfect storm’ van digitalisering
Iedereen heeft te maken met de digitalisering van onze maatschappij. Door de enorme groei van beschikbare informatie, aangewakkerd door technologie, ontstaan nieuwe businessmodellen. Voortbrengingsprocessen veranderen en organisatiegrenzen verschuiven. Waar dit voor sommigen een bron van inspiratie en nieuwe kansen is, zien vele anderen de digitalisering eerder als een bedreiging of – eufemistisch geformuleerd – een uitdaging. Dit artikel schetst eigenschappen van de digitale ruimte en de wijze waarop mens en organisatie daarmee om kunnen gaan.
Peter Beijer, Danny Greefhorst, Rob Kruijk, Martijn Sasse en Robert Slagter
Menselijke nieuwsgierigheid en vernuft zijn altijd de motor geweest achter de technologische ontwikkelingen in de maatschappij. De ontwikkeling van de informatiemaatschappij is vanuit die achtergrond bijzonder omdat:
• het menselijk vernuft al meer dan vijftig jaar informatietechnologie ontwikkelt met een zeer steile prijs-prestatiecurve;
• de menselijke nieuwsgierigheid ervoor zorgt dat zowel gebruik als creatie van informatie een enorme vlucht neemt.
Beide eigenschappen gaan hand in hand met elkaar en zorgen voor een ware explosie van digitale content. Dit is merkbaar tot in de haarvaten van onze maatschappij. De rol die informatie speelt in onze samenleving is fundamenteel veranderd. De sociale wetenschap hanteert de term ‘informatieorde’ om het essentiële onderscheid te duiden met de industriële orde, waar informatie vooral een ondersteunend middel was om een doel te bereiken, bijvoorbeeld het opdoen van kennis om machines te bedienen. Met de informatieorde is informatie een doel op zich geworden.
Ook heeft het schaarstemodel van de industriële orde plaats gemaakt voor een model van overvloed: informatie is alom en overvloedig aanwezig.
Het veranderen van de doel-middelrelatie in de informatieorde doet tegelijkertijd een nieuw waardesysteem ontstaan. Allereerst gebruiken we informatie als middel om technologie te produceren en met die technologie creëren we weer informatie. Ten tweede is met de verschuiving van informatie als middel naar doel een economie ontstaan waar niet-rationele waarden steeds belangrijker worden.
Wikipedia bijvoorbeeld, is zowel doel als middel (figuur 1) . We leven tegenwoordig van en vóór informatie, vinden het belangrijk om veel volgers te hebben op Twitter en staan in de rij om de nieuwste smartphone te bemachtigen. Als we ons realiseren dat inmiddels informatiesystemen elkaar voeden met nieuwe interpretaties van informatie – informatie maakt informatie – dan heeft dit zelfversterkende effect de eigenschappen van een ‘perfect storm’.4
Met dit artikel geven we een aanzet om vanuit een organisatie- en mensperspectief op een andere wijze naar de informatiemaatschappij te kijken. We gebruiken daarvoor het concept ‘digitale ruimte’. Daarmee kunnen we de relaties tussen actoren en aspecten van de nieuwe informatiewaardeketens zichtbaar maken. Voordat we dit doen gaan we eerst wat dieper in op technische ontwikkelingen die daarvoor relevant zijn.
Figuur 1. Onderscheid van ordes volgens Beijer (2014a)
 
De digitale infrastructuur
De researcher John Seely Brown had in 2001 met zijn artikel Where have all the computers gone een zeer vooruitziende blik. De meeste informatietechnologie heeft niet meer de gedaante van een computer, maar is onderdeel van objecten die iets computerachtigs met zich meedragen en verbonden zijn met een netwerk.5
Vanuit gebruikersperspectief zijn de technische details naar de achtergrond geraakt. Je hoeft geen expert meer te zijn om gereedschappen (zoals smartphone, navigatiesysteem of zelfscanner) voor complexe informatievraagstukken te hanteren. Er zijn vijf grote ontwikkelingen te benoemen die daarin een belangrijke rol spelen (figuur 2) :
• Mobiele apparatuur: daardoor zijn we altijd digitaal bereikbaar en hebben we ook altijd toegang tot al onze informatie.
• Sociale technologie: zorgt ervoor dat mensen veel meer digitaal communiceren en samen kennis verwerken, waardoor begrenzingen van tijd en plaats steeds minder relevant worden.
• Internet of Things: de aansluiting van objecten op het internet maakt dat zij allerlei informatie met elkaar en met ons delen en wanneer uitgerust met sensoren geeft dat continu zicht op de fysieke toestand van de wereld om ons heen.
• Big data: we kunnen steeds grotere bergen informatie slimmer opslaan, ontsluiten en daarin patronen herkennen zodat ons besluitvormend vermogen toeneemt.
• Cloudcomputing: koppelt mobiele apparatuur, sociale technologie, Internet of Things en big data op betekenisvolle wijze aan elkaar. Het neemt een centrale plaats in en is de aanjager van een digitale infrastructuur die zijn weerga niet kent.
Figuur 2. De digitale infrastructuur
 
Dankzij de verbindingen in en met de cloud neemt de hoeveelheid informatie explosief toe en hebben we ook toegang tot een enorme hoeveelheid informatie op het internet. Hoewel die informatieberg explosief groeit, maken organisaties nog slechts beperkt gebruik van wat er aan gegevensverzamelingen beschikbaar is. De technologie is voorhanden en kan ons helpen te denken in ruimte en kansen in plaats van bedreiging en beperkingen.
De digitale ruimte
De continu ontwikkelende technologie vraagt om een ander model om het belang voor de gebruiker en de interactie met de gebruiker te kunnen duiden. Stellen we de gebruiker centraal, dan zien we een heel andere kant van de technologie: een digitale ruimte waarin de gebruiker zich op allerlei manieren kan bewegen. De paden in deze digitale ruimte zijn nog niet gebaand. We zijn als een soort Columbus deze ruimte nog aan het verkennen en aan het ontdekken waar grenzen liggen.
Net als in de fysieke wereld bestaan ook in de digitale ruimte verschillende gebieden. Gebieden waarin verschillende gedragsregels gelden (figuur 3) . Wij onderkennen in de digitale ruimte vier subruimtes. In de persoonlijke digitale ruimte ben je vooral met je eigen dingen bezig.
Figuur 3. De digitale ruimte in relatie tot de digitale infrastructuur
 
Als je deze ruimte verlaat ontmoet je andere mensen in de sociale ruimte; organisaties en bedrijven in de zakelijke ruimte; en de ‘samenleving’ in de vorm van overheden en anonieme medeburgers in de publieke ruimte. Voordat je deze ruimtes binnengaat is het belangrijk om je af te vragen of je anoniem wilt blijven of dat je je kenbaar wilt maken. Identiteit is erg belangrijk geworden in deze digitale subruimtes.
Op de achtergrond maakt de digitale ruimte gebruik van technologie, de digitale infrastructuur. Als gebruiker neem je vooral diensten af, diensten die je zonder technische rompslomp wilt kunnen inwisselen voor een andere die goedkoper is of nieuwe waarde biedt. Dat is de intentie achter cloudcomputing en staat dus centraal in de koppeling tussen de digitale ruimte en de digitale infrastructuur. Het zorgt ervoor dat je technologie kunt afnemen als dienst, zodat je je als organisatie of individu maximaal kunt richten op je eigen behoeften en prioriteiten.
De impact op mensen
De mens heeft sinds de zestiger jaren van de vorige eeuw de informatietechnologie met een niet aflatende ‘technology push’ over zich heen gekregen. De mens als gebruiker heeft steeds moeten leren om te gaan met nieuwe concepten, met een steeds krachtiger en goedkopere technologie en met steeds meer informatie. Er kan steeds meer en we weten steeds meer. Paradoxaal genoeg weten we ook steeds meer wat we nog niet kunnen en wat we nog niet weten. Moet dat leiden tot nog meer technologie en nog meer informatie? De ontwikkelingen maken een kentering in denken noodzakelijk. Ontwikkeling van nog meer technische oplossingen en informatiebergen zijn niet voldoende. Het gaat om de waarde van informatie en van technologie in de digitale ruimte. In de digitale ruimte is de technologie een verlengstuk van de mens.
Anders gezegd, technologie dient de mens en niet andersom.
Het gebruik van informatie en technologie door de mens wordt gestuurd door wat hij of zij is, wil, denkt en doet in de samenleving. De duiding van hoe de mens opereert in de digitale ruimte hangt samen met een mensbeeld dat correspondeert met een samenlevingsbeeld. Het in figuur 4 weergegeven samenlevingsbeeld is een hiërarchische ordening van fundamentele elementen die tezamen een samenleving doen functioneren. Van onderaf verlopen die van de meetbare materiële dingen, via de politieke economie tot de immateriële zaken van cultuur, ethiek en zingeving.
Figuur 4. De relatie tussen digitale content en het beeld voor mens en samenleving (de menselijke maat)
 
Informatie – nu meestal in de vorm van digitale content – speelt een dominante rol in ons huidige mens-en samenlevingsbeeld. Actuele maatschappelijke debatten laten zien dat er reden is om die rol kritisch onder de loep te nemen. Veel fysiek menselijk contact wordt vervangen door digitaal contact. We worden proactief gevoed met bergen informatie. Dat heeft ontegenzeggelijk voordelen, maar het gevaar is dat de menselijke maat uit het oog wordt verloren. De mens wordt dan de speelbal van de digitale revolutie.
Met behulp van het samenlevingsbeeld kunnen we een nieuwe balans zoeken tussen de systeemmaten die meer en meer heersen in de onderste vier niveau’s, en de menselijke maten van cultuur, beschaving en bewustzijn in de drie niveau’s daarboven. Veel debatten over privacy, beveiliging, robotisering en digitalisering spelen zich af in het perspectief van werk, markt, organisaties en overheidsbemoeienis. De nieuwe orde die we zoeken ligt waarschijnlijk in de drie andere aspecten van de samenleving: bewustzijn, beschaving en cultuur. Neem het privacydebat. In de digitale ruimte is je digitale identiteit bepalend voor wie je bent; al je gegevens hangen eraan vast. Diefstal of misbruik van je digitale identiteit is een persoonlijke bedreiging die nog relatief nieuw is voor de mens. Op de onderste vier niveaus vraagt dit aandacht voor identitymanagement en informatiebeveiliging. We zoeken een balans tussen informatiebeveiliging (risico’s opvangen met relevante maatregelen) en identitymanagement (met één identiteit toegang krijgen tot de digitale ruimte, niet gehinderd door grenzen in organisaties en locaties). Deze balans zullen we alleen vinden als we ons voldoende bewust zijn van die identiteit, nieuwe normen en waarden creëren over wat beschaafd is, en een cultuur opbouwen hoe we met digitale identiteit omgaan.
De impact op organisaties
Ondernemingen en (publieke) organisaties zijn genoodzaakt om hun functioneren af te stemmen
op de realiteit van nieuwe informatiestromen in de digitale wereld. Zij die daar goed op weten in te spelen zien tal van nieuwe mogelijkheden. De keerzijde is dat organisaties die deze ontwikkeling missen zich direct bedreigd zien in hun voortbestaan. De keuze hoe om te gaan met de digitale ruimte is bepalend voor de vraag of de technologische ontwikkelingen een zegen of een bedreiging zijn.
De sleutel tot succes voor een organisatie is gelegen in de betekenis die je als organisatie weet te realiseren in de fysieke én in de digitale wereld: in je waardepropositie (figuur 5) . Door digitalisering ziet die propositie er tegenwoordig anders uit dan tien, twintig jaar geleden. Op de basis van (traditioneel) het leveren van goederen die zijn omgezet vanuit natuurlijke grondstoffen, kan je (industrieel) de resultaten van productie verhandelen, ook handelen in informatie (informatieorde) en nu samen met anderen in de wereldwijde digitale wereld toegevoegde waarde (re)produceren voor een gezamenlijk doel.
Figuur 5. Business Model Canvas voor co-creatie in de digitale ruimte
 
De veranderingen in de samenleving maken het noodzakelijk om de eigen waardepropositie opnieuw te formuleren in de nieuwe context. In de informatiesamenleving ga je als organisatie op een nieuwe wijze verbindingen aan met medewerkers, klanten en leveranciers. Zij zijn coproducent van de samen te realiseren doelen. De samenwerking is duurzaam indien deze tot een positieve balans van baten en lasten leidt voor de eigen organisatie en voor de partners, zowel economisch als ook sociaal en ecologisch. De digitale ruimte vormt een ecosysteem waarin een dergelijke samenwerking kan ontstaan, bestaan en zich kan ontwikkelen.
De impact op de informatievoorziening van organisaties
Er treden drie fundamentele verschuivingen op in de rol die informatie speelt in organisaties:
• Van intern naar extern: De verschuiving van informatie uit het bedrijf zelf (wat is de efficiency van processen?, wat is de stand van zaken van projecten?), naar ook het gebruik van data van klanten en externe bronnen (dynamische data, zoals huidige verkeersstromen, maar ook data uit ERP-systemen van afnemers). We sluiten ERP-systemen steeds meer op elkaar aan en vormen zo een informatieverzameling over gedeelde resources.
• Van een-naar tweerichting: De beweging van eerichtingsverkeer naar een uitwisseling op basis van wederkerigheid waarbij de betrokken partijen data delen (en daarmee een stuk privacy inleveren) in ruil voor een betere dienstverlening. We sluiten Enterprise Content Management-systemen steeds meer op elkaar aan en vormen zo een informatieverzameling van gedeelde content.
• Van individueel naar netwerk: Organisatiebewegingen van monolieten naar een netwerk van kleine gespecialiseerde organisaties die daardoor slagvaardig antwoord kunnen bieden op veranderende omstandigheden. We sluiten Customer Relation Management-systemen steeds meer op elkaar aan, verbinden deze met sociale netwerkomgevingen, en vormen zo informatieverzamelingen van gedeelde relaties.
Deze bewegingen hebben tot gevolg dat de informatiewaardeketen verschuift. Informatie is een bedrijfseconomische resource. Er ontstaan wederkerige informatie-afhankelijkheden tussen bedrijven. Informatie overschrijdt de grenzen van de organisatie. Bedrijven benutten steeds vaker de kracht van organisatorische netwerken om beter in te kunnen spelen op veranderingen in de markt. Een netwerk van complementaire specialismen helpt om met veranderende klantvragen om te kunnen gaan. Ook het netwerk is daarmee een bedrijfseconomische resource. Zo’n netwerk werkt het best op basis van principes van zelforganisatie. Door afnemers te betrekken in het netwerk creëer je meerwaarde op basis van directe feedback. Voor organisaties is het vraagstuk hoe een digitale ruimte te creëren waarin mensen kunnen samen werken. Die digitale ruimte ligt niet binnen de grenzen van de organisatie. Een organisatie participeert in een digitale ruimte samen met andere organisaties en voegt aan die ruimte de eigen bijdragen toe.
 
Conclusie
Meer dan ooit worden we gestimuleerd om te beseffen wat we (kunnen) doen en wat de (mogelijke) consequenties zijn van ons handelen. Het is een beangstigend fenomeen als je door al die informatie en technologie ‘wordt geleefd’.
De angstbeelden en doemscenario’s die nu regelmatig worden gepresenteerd, zijn de keerzijde van het ‘ICT-enthousiasme’. We staan voor de uitdaging om de balans te vinden die ons naar een gewenste digitale samenleving brengt. Daarvoor moeten we de patronen herkennen en de krachten benutten die in de stormachtige ontwikkeling van informatie en technologie aanwezig zijn. Graag nodigen we u uit ook zelf patronen en krachten te benoemen en dat met ons, en met elkaar, te delen. Dat kan de start zijn voor de cocreatie van een nieuw ecosysteem van ICT-organisaties met een positiever imago dan de ICT-organisaties nu hebben.
Dit artikel is gebaseerd op het boek ‘Ruimte voor mens en organisatie – Visie en aanpak voor de digitale samenleving’ (ISBN: 9789462450776). In dit boek geven de auteurs een verdere verdieping en aanpak voor mens en organisatie in de hedendaagse informatiesamenleving.
 
Dr. Peter Beijer is chief technology bij HP en leidt de architectuurdiscipline voor EMEA. E-mail: peter.beijer@hp.com
 
drs. Danny Greefhorst is directeur van ArchiXL en werkzaam als enterprise- en IT-architect in de publieke en financiele sector. E-mail: dgreefhorst@archixl.nl
 
Rob Kruijk werkte bij DEC en HP en is na z’n pensionering nog actief voor de Noord-Ierse overheid. E-mail: rob.kruijk@planet.nl
 
ir. Martijn Sasse werkt aan de digitalisering van de rechtspraak en is sinds 2008 in dienst van Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR).
E-mail: martijn@isasse.nl
 
Dr. ir. Robert Slagter is senior consultant bij GriDD consultancy en adviseert bedrijven over samenwerking. E-mail: robert.slagter@gridd.nl
 
 
[1] Lash, S. (2002). Critique of information (2006 ed.). London: SAGE Publications Ltd.
[2] Beijer, P. (2014a). Image building in the information governance discourse: Steps to economies of meaning. (Docteral dissertation). ISBN: 9789491602221.
[3] Feldman, M. S., & March, J. G. (1981). Information in organizations as signal and symbol. Administrative Science Quarterly, Vol. 26, pp. 171-186.
[4] Kallinikos, J. (2006). The consequences of information. Institutional implications of technological change. Northampton, MA 01060, USA: Edward Elgar Publishing.
[5] Brown, J. S. (2001). Where have all the computers gone? Technology Review, Vol. Jan-Feb, pp. 86-87.
 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag