MKB en kantoorautomatisering: een lastig huwelijk

De kantoorautomatisering bij MKB-organisaties stond tot voor kort in het teken van technologie. Zij was bepalend voor de functionaliteit. Maar bedrijven worden kritischer bij de aanschaf van IT-oplossingen. Vormgeven aan kantoorautomatisering nieuwe stijl is geen eenvoudige opgave, maar biedt grote voordelen. Platformonafhankelijke technologie maakt het mogelijk om de IT-push los te laten, zegt Erik Bosman.

Nederland is een klein land, met een relatief grote hoeveelheid MKB-ondernemingen. Volwaardige bedrijven met volwaardige eisen en wensen aangaande kantoorautomatisering. Vanuit historisch perspectief hebben deze ondernemingen en organisaties lange tijd te maken gehad met een wonderlijk aanbod van totaaloplossingen, die veelal ontwikkeld waren om allerhande scenario’s aan te kunnen. Er was vaak sprake van ‘overkill’. Is een AD echt noodzakelijk als je vijftig gebruikers te beheren hebt? Natuurlijk wil je een centrale directory en heeft die grote voordelen, maar is het echt noodzakelijk om alle functionaliteit te ‘bezitten’ in de vorm van servers waarop die draait? Die integrale, platformgerichte benadering van kantoorautomatisering is historisch gegroeid en de keuze ervoor is bijna een reflex geworden. Toch heeft de aanbodgedreven benadering zijn tijd gehad. Nieuwe technologie en nieuwe aanbieders stellen de onderneming in staat echt keuzes te maken in het belang van de eindgebruiker.

 

Kritischer

Onder ‘kantoorautomatisering’ versta ik: het automatiseren van functionaliteiten die in een typisch kantoor worden uitgevoerd. In het verleden had je, om dat goed te kunnen doen, te maken met een breed scala aan technologisch gedreven, door de IT-afdeling gepushte, suites van oplossingen, die soms nuttig waren en soms overbodig. Zonder diepgaande kennis van die technologie was het niet of nauwelijks mogelijk te denken in de functionele aspecten van de oplossing. De technologie was bepalend voor de uiteindelijke functionaliteit.

Technologie was ook een belangrijke beperkende factor. Een goed voorbeeld is het opslaan van documenten in mappen. Natuurlijk een prachtige weerspiegeling van de papieren equivalent, maar vooral zo ingericht omdat bijvoorbeeld zoeksystemen destijds nog niet goed of onbetaalbaar waren. De eindgebruiker – en wat die echt nodig heeft – was niet leidend bij de ontwikkeling; de technologie was daarvoor nog niet toereikend.

Misschien is het door de crisis, misschien door de opkomende technologie in ‘the cloud’, maar bedrijven lijken kritischer te worden in de aanschaf van IT-oplossingen. Men wil kopen wat daadwerkelijk noodzakelijk is. We zien steeds meer een ‘minimale’ strategie, waar dat vroeger nogal eens anders was. De inzet van moderne middelen zorgt er in theorie voor dat de verantwoordelijken voor automatisering veel preciezer kunnen inkopen.

Het is zo op het eerste gezicht een prima ontwikkeling. Koop Office 365 of Google Apps for Work, neem zoveel licenties af als je mensen hebt en je kan aan de slag. Toch blijkt de praktijk weerbarstiger. Alle benodigde kantoorautomatisering is, zelfs voor het MKB, namelijk niet te koop in een enkel pakket. Om te kunnen voorzien in de totale functionele vraag moet men terugvallen op verschillende aanbieders van verschillende pakketten, die ook nog eens al dan niet maatwerk zijn. Juist dat wordt nogal eens onderschat, zeker in het MKB. Gebruikers en IT hebben dan misschien het licht gezien als het gaat om nieuwe functionaliteiten en nieuwe aanbieders, ze doen dat nog wel vanuit de aloude platformgedachte.

Tot voor kort kwam je daar ook een heel eind mee. Een paar jaar geleden zat je wel goed als je op het Microsoft-platform zat, want daar kon zo ongeveer alles en iedereen wel mee overweg. De markt van nu is echter veel pluriformer, zeker sinds de introductie van cloudgebaseerde oplossingen.

Vormgeven aan kantoorautomatisering nieuwe stijl is dus geen eenvoudige opgave, maar wel een die, mits weloverwogen uitgevoerd, grote voordelen biedt. Ondernemingen kunnen aanhaken bij hele grote spelers, terwijl ze een relatief ‘kleine’ oplossing afnemen. Een prachtig voorbeeld is SalesForce, een webbased CRM. Als je met twee salesmedewerkers zit, heb je een prima oplossing voor weinig geld, zeker als je het vergelijkt met wat een paar jaar geleden werd uitgegeven. SalesForce echter is aanpasbaar en er kunnen zelfs applicaties ontwikkeld worden op het Force.com-platform. Dat is weer te koppelen met bijvoorbeeld Office 365 of Google Apps for Work. En het werkt als cloud-oplossing, dus is de noodzakelijke lokale hardware minimaal. De verschillende aanbieders kunnen steeds beter met elkaar overweg. Ook daarom is de tijd dus rijp om de rigide platformgedachte los te laten.

 

Struikelblok

Blijft de vraag: welke keuze is nu leidend? Beheerders moeten de daadwerkelijke functionele noodzakelijkheden in kaart brengen. Dat blijkt vaak een struikelblok. Men is zo gewend te denken in hoe het altijd was, dat het moeilijk blijkt functionaliteiten en bedrijfsprocessen te beschrijven zónder terug te vallen in de ouderwetse technische invulling. Nieuwe, platformonafhankelijke technologie maakt het mogelijk – en van groot belang – om die ‘IT-push’ los te laten. Immers, wellicht is er functioneel een product voorhanden dat prima voldoet, maar dat niet gevonden wordt als niet puur naar functionaliteit wordt gekeken.

Maar ook de eindgebruiker is een factor bij het kunnen overstappen. Changemanagement is een ondergewaardeerde component bij het succesvol implementeren van moderne oplossingen. De eindgebruiker worstelt immers met een vergelijkbaar probleem: ‘We hebben het altijd zo gedaan.’ Zonder dat een aanwijsbare reden wordt gegeven, is de noodzaak om over anders of efficiënter na te denken zelden aanwezig. Het is dus verstandig bij de bepaling van een geschikte collectie applicaties de inbreng van eindgebruikers mee te wegen. Bovendien zijn zij de belangrijkste kennisbron voor de gewenste functionaliteit.

Dat zet beslissingen voor de te gebruiken oplossingen ook ineens in een ander daglicht. Een onderneming zou niet voor Google Apps for Work moeten kiezen omdat het kosten­besparend is. Of voor de cloud van KPN omdat de data dan in Nederland staan, of voor Microsoft omdat dat compatible is met wat een klant gebruikt. Dat zijn kortzichtige argumenten, die op de langere termijn niet dezelfde waarde uitdrukken die goed ontsloten informatie wel biedt.

Moderne technologie zorgt ervoor dat we op nieuwe, creatieve manieren kunnen bekijken hoe we via kantoorautomatisering optimale waarde halen uit de beschikbaarheid van informatie. Het vereist dat de IT’er van een onderneming loslaat wat technische beperkingen of valkuilen zijn en dat de gebruiker accepteert dat zijn nieuwe omgeving niet langer op een enkel platform rust, maar een verzameling is van de beste deeloplossingen. We kunnen voor het eerst uitgaan van toegevoegde waarde, en op basis daar­van strategische beslissingen nemen.

Nieuwe rol IT’er: de oplossingsarchitect

Een IT-medewerker is – zeker binnen het MKB – vaak gewend de techneut te zijn. Hij weet wat de eindgebruiker nodig heeft en hoe hij dat draaiende moet houden. Hij zorgt dat je kunt inloggen, printen en virusvrij e-mailen. Maar juist moderne technologie lijkt die rol te hebben weggeautomatiseerd. Opslag is verplaatst naar de cloud, e-mail is webbased geworden et cetera. Juist daardoor is er vaak een zekere angst bij deze medewerker: Is mijn rol straks nog wel noodzakelijk? Welnu, nee. Niet meer in de bestaande vorm. Met de nieuwe, gebruikersgerichte oplossingen ontstaat wel een nieuwe rol. De IT-medewerker zou kunnen faciliteren bij bedrijfsefficiëntie, door zich te verdiepen in de mogelijkheden die oplossingen brengen, en niet in hóe zij werken. Dan is er een belangrijke rol binnen handbereik: de oplossingsarchitect. De persoon die het bedrijf helpt gebruik te maken van technologie, tegen beheersbare kosten en binnen de kaders die de onderneming stelt.

Nieuwe werker­varing eindgebruiker

Niemand wil veranderen. Het is comfortabel, rustgevend en biedt zekerheid als mensen weten waar ze aan toe zijn. Eindgebruikers zullen dus, op een enkeling met IT-affiniteit na, niet staan te springen om te veranderen. Onbekend maakt onbemind. De kantoorautomatisering waarmee ze het jaren moesten doen, was dan misschien gemankeerd, ze waren er wel aan gewend. Het is dus van groot belang de voordelen voor de gebruiker inzichtelijk te maken: beter werken, leuker werken en efficiënter werken op allerhande apparaten, ook thuis, en dat op een veilige en op de gebruiker toegespitste manier.

Gebruikers krijgen een beter en op hen toegespitst informatie-aanbod. Waar vroeger (voorgedefinieerde) queries richting een database werden geschoten, kan een gebruiker tegenwoordig gebruik maken van veel meer flexibiliteit middels (bijvoorbeeld) search. Moderne middelen stellen ook eindgebruikers in staat tot op zekere hoogte zelf de omgeving zo te gebruiken dat die aansluit bij hun specifieke wensen en vragen. De omgeving faciliteert functionaliteit, gebruikers kiezen een bepaalde functionaliteit en de manier waarop zij die gaan gebruiken.

Een aantal interessante aanbieders van nieuwe vormen van kantoorautomatisering zijn: Office 365, Google Apps, Salesforce en Force.com.

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag