Projectpolitiek: een silent killer

Het succes van een project is afhankelijk van een goede inschatting van projectpolitiek gedoe. Wie een instrument heeft om dat te doen, kan de problemen voor zijn. Fred Heemstra, Arjan Jonker en Ronald Kappert laten zien waaruit een projectpolitieke barometer kan bestaan.

Politiek gedoe in en rondom projecten is vaak een ‘silent killer’ voor succes. Toch zijn er meestal voldoende politieke signalen die wijzen op naderend onheil. Je moet dan wel weten waar je naar moet kijken en je moet beschikken over een meetinstrument om de politieke druk van een project te meten. Met zo’n instrument, een projectpolitieke barometer, is het mogelijk om op basis van een aantal projectkenmerken te voorspellen of het project weinig, geen of veel last gaat krijgen van politieke onrust, zodat je hier tijdig op kunt anticiperen. In dit artikel laten we zien wat je met zo’n barometer kunt doen en hoe hij kan helpen om projectpolitiek zichtbaar en hanteerbaar te maken. Maar eerst: wat is projectpolitiek?

Politieke strubbelingen zijn de bron van veel ellende in projecten. Dat komt omdat de belangrijkste beslissingen in een project altijd gaan over het toewijzen van schaarse middelen (geld, tijd, mensen et cetera). Het is steeds weer een gevecht om de kleine taart over alle bordjes te verdelen. Die beslissingen over schaarse middelen gaan vaak gepaard met onderhandelen, vechten om een positie en onderhands regelen. Ook dat is weer een voedingsbodem voor politiek gedoe. Dat marchanderen is echter nodig omdat projecten uit coalities zijn opgebouwd en deze coalities uiteenlopende doelen, waarden en gedrag hebben. Het is een fabeltje dat een project een homogene groep is waarin iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft. Die verschillen zorgen ervoor dat coalities gericht zijn op eigenbelang, of anders geformuleerd: ‘hoe kan ik ervoor zorgen dat binnen het project mijn doelstellingen het beste worden bediend.’ Dat alles heeft tot gevolg dat conflicten onvermijdelijk zijn, waardoor macht en politiek nodig is om met dergelijke conflictsituaties om te gaan. Daarnaast kan er een spanningsveld ontstaan tussen het lijn- en projectmanagement. Het eerste heeft traditioneel gezien een bestaande en gesettelde machtspositie, terwijl het projectmanagement zich een positie moet zien te verwerven. Ziehier de projectpolitiek in een nutshell.

 

Barometer

Met behulp van een projectpolitieke barometer wordt het mogelijk om de politieke lading van een project zichtbaar, voorspelbaar en vervolgens hanteerbaar te maken. De hier voorgestelde barometer bestaat uit dertig stellingen die alle in meer of mindere mate een indicatie voor projectpolitiek kunnen zijn. In het kader zijn deze stellingen (in verkorte vorm) opgenomen. Als antwoord moet worden aangegeven in hoeverre een stelling van toepassing is. Hoe vaker het antwoord ‘van toepassing’ is, des te groter is de kans dat het project is ‘verpolitiekt’. Op deze wijze wordt projectpolitiek zichtbaar omdat nu duidelijk wordt welke indicatoren wel en welke niet bepalend zijn voor de onrust in het project. Je weet nu namelijk waar je op moet sturen. Om projectpolitiek nog zichtbaarder en bespreekbaarder te maken, is het verstandig de barometer uit te zetten bij verschillende stakeholders en/of de leden van de stuurgroep. Verschillen in beantwoording kunnen erg waardevol zijn en een stimulans om ze op de agenda van de vergadering te zetten. De deelnemers komen nu in gesprek en kunnen daardoor veel ellende voorkomen.

Bij toepassing van de barometer springen de volgende drie stellingen er steeds weer uit, dat wil zeggen: de kans op politiek gedoe is levensgroot als zij van toepassing zijn.

Het project heeft verschillende stakeholders met verschillende belangen. De projectmanager moet veel inspanning leveren/moet sociaal handig zijn om de juiste contacten, coalities, netwerken te mobiliseren voor het project. De projectresultaten hebben ingrijpende veranderingen voor de organisatie.

Als deze drie situaties tegelijkertijd gelden, is de kans bijna 100 procent dat het project in politiek zwaar weer zit of komt.

 

Verrassend

Verder zien we een duidelijk (statistisch significant) verband tussen bepaalde projectkenmerken en de politieke lading van een project. Het gaat om voor de hand liggende verbanden en het zijn open deuren die nu alleen met cijfers worden onderbouwd. Zo zal de kans dat een project ‘geteisterd’ gaat worden door politieke spelletjes groter zijn naarmate een project: duurder is, een langere doorlooptijd heeft, de omvang van het projectteam groter is, er meer mensen in de stuurgroep zitten, er meer projecten worden uitgevoerd in een organisatie en de succes-rate van projecten lager is. Echt verrassend kun je dit niet noemen: het is eerder een bevestiging van een aanname die je vooraf als logisch zou hebben aangenomen. Er zijn echter ook projectkenmerken die geen verband hebben met het politieke gehalte van het project. De bevindingen waar het hier omgaat zijn wel verrassend. We zullen noemen er enkele:

In de projectwereld leeft de gedachte dat projecten in de publieke sector meer verpolitiekt zijn dan in de private sector. Dit blijkt niet het geval te zijn. Sterker nog, er bestaat geen verband tussen de sector waar het project wordt uitgevoerd en zijn politieke lading. Er bestaat geen verband tussen het type project en de mate van projectpolitiek. Het maakt niets uit of het nu gaat om een softwareontwikkelproject, een pakketimplementatie of een infrastructureel project. De politieke lading is niet significant groter of kleiner voor een bepaald type project. Er bestaat geen enkel verband tussen de mate van uitbesteding en de politieke lading van een project. Meer uitbesteding betekent niet per definitie meer politiek. Datzelfde geldt trouwens ook voor de afhankelijkheid van externe leveranciers: meer afhankelijk betekent niet meer politiek gedoe.

 

Inzicht

Kortom, wat kan men nu met zo’n projectpolitieke barometer? Ten eerste krijg je een goed inzicht in de politieke lading van het project. Ten tweede kun je ook precies aangeven waardoor dat komt, welke indicatoren ervoor zorgen dat de politieke score hoog is. Ten derde is het mogelijk een met cijfers onderbouwde discussie over de politiek in het project te voeren door de barometer bij verschillende stakeholders uit te zetten. Ten vierde kun je aan de hand van projectkenmerken goed voorspellen of het project met politieke strubbelingen te maken krijgt en last but not least wordt het mogelijk om veel gerichter maatregelen te nemen om de oorzaken en gevolgen van projectpolitiek te beheersen.

De barometer haalt projectpolitiek uit het ‘ik vind’-sfeertje en geeft haar een meer objectieve waarde. En ook hier geldt: meten is weten.

Rol projectpolitiek bij projecten

De barometer is toegepast bij 132 projecten. De resultaten zijn in dit artikel verwerkt. De projectpolitieke barometer wordt uitvoerig toegelicht in het boekje ‘Projectpolitiek, voor en door projectmanagers’ en kan worden gedownload vanuit de KWD-app (in App Store en Google Play) of via www.kwdrm.nl.

Projectpolitieke barometer: 30 stellingen

Onderstaande stellingen zijn een indicatie voor projectpolitiek. Hoe vaker het antwoord ‘van toepassing’ is, des te groter is de kans dat het project is ‘verpolitiekt’.

De projectresultaten hebben ingrijpende veranderingen tot gevolg Er zijn verschillende stakeholders met verschillende belangen Er zijn schuivende machtsverhoudingen Er bestaat een bureaucratische machtsstrijd Er zijn veel formele processen en bestuurlijke instituties Men zegt ja maar doet nee Er is een sterke informele organisatie Men maakt elkaar verwijten, geeft elkaar de schuld als er iets fout gaat Ik moet ‘de strijd aangaan’ om voldoende resources te bemachtigen Ik moet veel inspanning leveren om het commitment van het topmanagement af te dwingen Het kost me veel moeite om de juiste contacten, coalities, netwerken te mobiliseren Het kost me veel moeite om de samenwerking van alle betrokkenen te realiseren Er is een onduidelijke besluitvorming Er zijn veel leveranciers De scope is instabiel Prioriteiten wijzigen vaak Ik vind dat er veel politiek ‘gedoe’ is rondom mijn project Besluiten worden vaak buiten de stuurgroep om genomen De juiste mensen zitten niet in de stuurgroep Ik heb te maken met veel conflicten Ik word opgeslokt door het onderhandelen met betrokken partijen Ik weet niet van wie ik wel en van wie ik geen hulp mag verwachten Ik moet ‘wisselgeld’ hebben om het project tot een goed einde te brengen Ik beschik over onvoldoende machtsmiddelen om het project tot een goed einde te brengen Rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden zijn niet goed geregeld De betrokkenen hebben hun verwachtingen niet duidelijk uitgesproken Het project raakt veel andere projecten Sommige betrokkenen vragen bij herhaling om consultants en auditors Teamcommitment en loyaliteit zijn laag Communicatie en discussies zijn niet open en transparant

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag