Referentiearchitectuur archieven en e-Depot

Referentiearchitectuur archieven en e-Depot
Het digitaal duurzaam bewaren van informatie vraagt om het gebruik van een voorziening: een e-Depot. De Nederlandse Regionale Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief werken samen aan het gebruik van zo’n landelijk depot. Ze stellen een referentiearchitectuur op waarmee deze archiefinstellingen beter in kaart krijgen wat het betekent om het e-Depot samen te gebruiken.
Dat vergt aanpassing van werkprocessen, het gezamenlijk gebruik van standaarden en het ontwikkelen van koppelvlakken.
Roland Bisscheroux en Niklas Odding
Openbare archiefinstellingen spelen een belangrijke rol in het duurzaam beheer van digitale informatie, het openbaar maken van die informatie en het optimaal toegankelijk maken van de Nederlandse archiefcollectie. Archiefinstellingen staan daarbij voor uitdagingen waar hun informatievoorziening geen antwoord op heeft. Dit geldt voor alle primaire bedrijfsprocessen: verwerven, beheren en beschikbaar stellen. Aan de verwervingskant is sprake van een digitale revolutie. Steeds meer archief wordt digitaal aangeboden door zorgdragers, bedrijven en particulieren. Overgedragen archief wordt digitaal opgenomen, ook eerder dan de wettelijke termijn.
Dit archief moet raadpleegbaar zijn, zowel voor de geautoriseerde archiefvormer, de belanghebbende als (mits openbaar) de bezoeker. Aan de beherende kant is er de uitdaging van langdurige digitale opslag. (Vervroegd) overgedragen digitale informatie moet duurzaam beheerd worden in e-depots. Aan de kant van het beschikbaar stellen is er de behoefte om (informatie over) objecten onafhankelijk van de beheerapplicaties integraal te kunnen doorzoeken en beschikbaar te kunnen stellen.
E-Depot
Duurzame toegankelijkheid van digitaal archief vraagt naast traditioneel collectiebeheer om een e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt (ED3, 2008).
Naast het Nationaal Archief en het Stadsarchief Rotterdam – het Stadsarchief Rotterdam neemt de software af van het Nationaal Archief – heeft ook het Stadsarchief Amsterdam een eigen e-depot ontwikkeld. Ook de Justitiële Informatiedienst van het ministerie van Veiligheid en Justitie heeft een eigen Centraal Digitaal depot (CDD+). De inrichting van een landelijk e-Depot en de aansluiting op een dergelijke omgeving
is zo complex dat de archiefinstellingen hierbij samenwerken. De Regionale Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief bereiden zich samen voor op een zorgvuldige en succesvolle implementatie van duurzaam digitaal archiveren. In de periode 2011-2012 werken de RHC’s intensief samen aan vier actielijnen rondom het beheer van archieven in een gezamenlijk e-Depot. Door afspraken te maken over procesvoering, technische infrastructuur, gegevensontsluiting en organisatie wordt de basis gelegd om in de toekomst al het beschikbare digitale materiaal van de aangesloten partijen toegankelijk te houden voor het publiek.
Al sinds 2009 werken RHC’s met het Nationaal Archief samen aan de realisatie van een e-Depot.
De software van het landelijk e-Depot is geschikt voor meervoudig gebruik. Geschikt dus om op alle overheidslagen die behoren tot het werkingsgebied van de RHC’s – rijksinstellingen in de provincie, provincie, gemeentes en waterschappen – in te zetten. Het uitgangspunt is dat het Nationaal Archief met het eigen e-Depot diensten rond opname, opslag en preservering kan en wil verlenen aan andere partijen. Mede op basis van eerdere ervaringen is de software geschikt gemaakt voor ‘multi tenants’. Meerdere afnemers, ‘tenants’, van de software gaan in de nabije toekomst gebruik maken van hun eigen deel in het landelijk e-Depot van het Nationaal Archief. Met het ondertekenen van een convenant hebben het Nationaal Archief en de elf RHC’s uitgesproken dat ze de ambitie hebben om te komen tot een optimale afstemming van ieders taken en een optimale inrichting van het proces gericht op de voorbereiding van de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot bij alle deelnemers. Deze overeenkomst is het startschot voor de ‘Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) 2011-2012’. Alle betrokkenen leveren kennis, capaciteit en middelen die nodig zijn om te komen tot een viertal essentiële bouwstenen voor de implementatie van een e-depot. Hardware en software worden vanuit het Nationaal Archief centraal beheerd en geleverd. De andere componenten – organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer en databeveiliging – worden of door de RHC’s zelf of samen met het Nationaal Archief voorbereid.
Eind 2012 levert de WVI producten op vanuit vier secties: Werkprocessen, Architectuur, Metagegevens en Personeel & Organisatie. Specialisten van de RHC’s en het Nationaal Archief zijn verenigd in het werkprogramma. De producten zijn in eerste instantie bedoeld voor de eigen voorbereiding, maar kunnen ook van belang zijn voor andere archieforganisaties en lokale overheden.
Gebrek aan interoperabiliteit
De uitdaging voor de archiefsector is in informatiekundige termen de ‘interoperabiliteit’ van archiefinstellingen: het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving. Standaarden zijn een belangrijk middel
voor het bereiken van interoperabiliteit; er is een mix van standaarden noodzakelijk voor zowel technische zaken als de semantiek van informatie-uitwisseling. De technische standaarden zijn randvoorwaardelijk, maar de echte uitdaging ligt bij de semantische standaarden waarin de betekenis van informatie-uitwisseling centraal staat.1 Tot slot is er nog de organisatorische interoperabiliteit: het vermogen van organisaties om samen te werken. Samenvattend zijn er de volgende uitdagingen met betrekking tot beheren van archief:
• Organisatorisch: gezamenlijke afspraken over de inrichting van een e-depot.
• Semantisch: inhoud en structuur van de informatie die opgeslagen wordt.
• Technisch: formaat voor opslag van digitaal archief.
Archiefinstellingen zijn zich ervan bewust dat het ontbreekt aan het vermogen om effectief en efficiënt informatie te delen. Daarvoor zijn een aantal redenen. Om te beginnen wisselen archiefvormers en archiefbewaarplaatsen nog nauwelijks digitale informatie uit. Papier is over het algemeen nog steeds leidend en de overbrengingstermijn voor organisaties die onder de Archiefwet vallen is vooralsnog twintig jaar. De urgentie lijkt dus niet hoog. Maar in die gevallen waarin digitale archieven worden verworven van organisaties die niet onder de Archiefwet vallen of door organisaties die vervroegd willen overbrengen, ontbreekt een kader om informatie uit te wisselen. Hierbij speelt de ontwikkeling van een landelijk e-Depot waarin ook daadwerkelijk digitaal duurzaam toegankelijk kan worden opgeslagen. Een andere reden is dat de archiefbeheerssystemen er niet op zijn ingericht om op een flexibele manier gegevens beschikbaar te stellen. Ook hier spelen ontwikkelingen op het gebied van centrale voorzieningen zoals Europeana, het Europees portaal voor cultureel erfgoed.
Archiefdiensten hebben veel ervaring opgedaan met digitalisering van hun beeldcollecties en de opslag van die representaties. Opslag van deze bestanden vindt meestal lokaal plaats of bij de leverancier van de beheer- en presentatiesoftware, en vaak ook allebei. Hierdoor is in de praktijk sprake van drievoudige opslag: het origineel in het depot, het digitale moederbestand en het digitale presentatie-exemplaar. Steeds vaker is er sprake van ‘digital born’ materiaal zoals digitale foto’s, maar in de meeste gevallen betreft het een kopie van de originele documenten. Daarnaast wordt steeds vaker digitaal of gedigitaliseerd archief na afsluiting van het werkproces (semi-statische fase) aangeboden door zorgdragers voor opname in een e-depot. Het betreft zowel het vervroegd overdragen van archief als het afnemen van IT-dienstverlening voor opslag in het e-depot. De toenemende vraag van archiefdiensten om hun digitale archieven in een e-depot te kunnen plaatsen, waarbij zij zelf het archiefbeheer voor hun rekening nemen, zorgt voor de vraag om services op dit gebied. Bij het Nationaal Archief loopt op dit moment een project dat een voorziening moet voortbrengen voor het beheer van semi-statische archiefdocumenten van de departementen (Digitale Werkplek Rijk-Archief). Digitale informatie moet geschikt worden gemaakt voor duurzame bewaring. Op dit moment ontbreken richtlijnen of standaarden voor opname, beheer en ontsluiting van digitaal archief.
Referentiearchitectuur als aftrap
Een referentiearchitectuur voor archiefinstellingen in Nederland biedt een antwoord op het geconstateerde gebrek aan interoperabiliteit; een referentiearchitectuur als interoperabiliteitsraamwerk op basis waarvan archieven gegevens kunnen uitwisselen met hun omgeving en kunnen aansluiten op gemeenschappelijke voorzieningen als het landelijk e-Depot en Europeana. Deze referentiearchitectuur dient te passen binnen de bestaande referentiearchitectuur van de Nederlandse overheid (NORA) en aansluiting te vinden bij GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur) en MARIJ (Model Architectuur Rijksdienst), aangezien archiefvorming begint bij de organisaties die deze referentiearchitecturen gebruiken en hierdoor een ketenoverschrijdende samenwerking nodig is.
 
Figuur 1. Bedrijfsprocessen en procesclusters RHC’s, overgenomen van sectie werkprocessen WVI (concept)
 
Figuur 2. Werkprocessen RHC’s, overgenomen van de sectie werkprocessen WVI (concept)

Nadat duidelijk was geworden dat er afspraken gemaakt moesten worden tussen de archiefinstellingen onderling, zijn we in 2012 gestart met het daadwerkelijk ontwikkelen van een referentiearchitectuur. Een belangrijk startpunt bij deze referentiearchitectuur zijn de hoofdprocessen zoals deze binnen een archiefinstelling worden onderscheiden. In figuur 1 en 2 zijn de (hoofd)processen weergegeven van de RHC’s en het Nationaal Archief zoals gezamenlijk vastgesteld door de deelnemende archiefinstellingen. Daarbij is uitgegaan van de huidige dienstverlening van archiefdiensten en geen rekening gehouden met ontwikkelingen zoals het vervroegd overdragen van digitaal archief. De primaire bedrijfsprocessen voor een archiefdienst zijn: toezicht houden en adviseren, verwerven, beheren en beschikbaar stellen en presenteren.
Informatiearchitectuur
In samenwerking met de sectie werkprocessen worden de procesanalyses geanalyseerd op de gewenste IT-services en -componenten om de procesuitvoering te ondersteunen. Eén van die componenten is een Duurzame Digitale Bewaarplaats (e-depot). Een component is een abstracte groepering functionaliteiten op een bepaald functioneel gebied. Deze componenten leveren services aan elkaar en de services voor het uitvoeren van processen. Een service is een standaard aanroep met een standaard resultaat. In een referentiearchitectuur worden afspraken gemaakt over welke functionele componenten we willen onderscheiden en welke standaardservices minimaal aanwezig moeten zijn. In figuur 3 ziet u de uit de werkprocessen afgeleide componenten. Componenten worden in logische termen beschreven, dat wil zeggen niet per definitie aan één applicatie verbonden. Elke component wordt ingevuld met één of meer applicaties die alleen doen wat voor deze component is gespecificeerd.
Figuur 3. Componenten RHC’s, overgenomen van de sectie Architectuur WVI (concept)
 
De applicaties zijn concrete softwareonderdelen die de componenten invullen. Alle componenten bij elkaar beschrijven de totale behoefte aan ICT in een organisatie. Het geheel van gedefinieerde applicaties en de onderlinge samenhang wordt de applicatiearchitectuur genoemd. De applicaties moeten voldoen aan de kaders die binnen de referentiearchitectuur zijn gesteld. Deze componenten voor het archiefbeheer beheren specifieke gegevens. Om deze gegevens te beheren bieden de componenten services aan, waarmee deze beheertaken uitgevoerd kunnen worden, zoals het inzien, het muteren en verwijderen van specifieke gegevens. Binnen de referentiearchitectuur worden functioneel afspraken gemaakt over de beheerde gegevens per component, de wijze van uitwisseling van gegevens en de beschikbare services.
Duurzame digitale bewaarplaats
Een belangrijke component in deze referentiearchitectuur is de Duurzame Digitale Bewaarplaats. De coalitie van RHC’s en Nationaal Archief, evenals het Stadsarchief Rotterdam maken voor het duurzaam digitaal beheer gebruik van de software Safety Deposit Box (SDB) van Tessella. Dit pakket wordt onder andere ook gebruikt door de National Archives in GrootBrittannië. De laatste versie, SDB4, maakt het eenvoudig om centraal ‘tenants’ te beheren. In de toekomstige opzet wordt het Nationaal Archief beheerder van SDB voor Nederland.
Archiefinstellingen, waaronder het Nationaal Archief zelf, en hun zorgdragers kunnen gebruik maken van de tenants die het Nationaal Archief beschikbaar stelt. Archiefinstellingen kunnen op hun beurt ‘subtenants’ ter beschikking stellen aan hun klanten. Het Stadsarchief Rotterdam gebruikt deze constructie al.
Door de gemaakte afspraken binnen de gemeenschappelijke referentiearchitectuur, zullen alle RHC’s deze component op een zelfde functionele manier kunnen inpassen. Hierbij zijn met name afspraken over de volgende punten van belang gebleken:
• Duidelijke afbakening van beheerde gegevens van de component, binnen het totale informatiemodel. Bij de samenstelling van de referentiearchitectuur is gebleken dat het wenselijk is om archieven integraal te beheren (ook vastgelegd in architectuurprincipes). Hierdoor werd ook duidelijk dat de component Duurzame Digitale Bewaarplaats vooral de digitale files zelf beheert met de noodzakelijke technische metadata voor preservering. De inhoudelijke metadata worden gezamenlijk met de metadata van fysieke archieven beheerd in andere componenten. De huidige functionaliteit van het landelijk e-Depot is veel breder en zal dus slechts gedeeltelijk ingezet worden.
• Duidelijkheid over noodzakelijke services. De beperking van de gegevens die worden beheerd binnen de component zorgt er eveneens voor dat de hoeveelheid gewenste services afneemt. Er zijn geen complexe zoekmechanismen nodig aangezien de inhoudelijke metadata in andere componenten worden beheerd.
• Duidelijkheid over services die niet door deze component worden geleverd, maar door andere. Het niet-onderbrengen van gegevens en services in deze component heeft tot gevolg dat andere componenten deze gegevens moeten beheren en de services moeten leveren. De inpassing van het landelijk e-Depot betekent dat de RHC’s hun huidige systemenlandschap hier ook op moeten aanpassen. De invoering van deze gezamenlijke component bij alle RHC’s heeft ook andere voordelen:
• Leveranciers van archiefbeheerssystemen dienen meer gestandaardiseerd hun producten op te leveren en kunnen meer worden aangestuurd door de archiefinstelling. • Verdere uitwerkingen richting technische architecturen zorgen voor mogelijkheden om gezamenlijk opslag van digitale bestanden in te kopen, waarmee aanzienlijke kostenbesparingen te behalen zijn.
• In de toekomst is het ook mogelijk om andere componenten binnen de architectuur gezamenlijk verder te ontwikkelen en te gebruiken.
Verdere ontwikkelingen
Onze vooronderstelling was dat een gezamenlijke informatiearchitectuur kan zorgen voor (een raamwerk voor) interoperabiliteit. Voorlopig hebben wij vastgesteld dat het mogelijk is een informatiearchitectuur voor archiefinstellingen te ontwerpen. Om dit verder in de praktijk te brengen, moeten nog diverse stappen worden doorlopen, zoals:
• Afstemmingen met belangrijke leveranciers van archiefbeheerssystemen.
• Afstemming met VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten)-KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) om afspraken te maken over standaarden bij aanlevering van archieven.
• Opstellen van een Strategisch Architectuurplan voor de verdere implementatie van de architectuur en in het bijzonder het landelijk e-Depot.
• Opstellen van tactische architectuurplannen per archiefinstelling, met projecten die concreet bijdragen aan het invulling geven aan de referentiearchitectuur. Met de beschreven werkprocessen rond het verwerven, beheren en beschikbaar stellen, een eenduidige informatiearchitectuur en opgeleide medewerkers is de organisatie van het RHC straks voorbereid voor de implementatiefase. En de organisaties van de ketenpartners zullen een toepassingsprofiel voor de metagegevens in gebruik nemen om te kunnen aansluiten bij het landelijk e-Depot. Voor de ketenpartners biedt het e-Depot belangrijke voordelen. Het meedoen in het gezamenlijk e-Depot, en daarmee digitale informatie na het afdoen van een zaak duurzaam kunnen opslaan, betekent kostenbesparing op de ontwikkel- en beheerkosten van de eigen omgeving. Elk RHC brengt naar vermogen deze boodschap en de noodzaak voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie onder de aandacht van de lokale partners. De dialoog met de ketenpartners, gemeentesecretarissen en andere verantwoordelijken voor het informatiebeheer bij provincie, gemeente en waterschap, vindt plaats bij roadshows.
Ook de dialoog met vertegenwoordigers van VNG, IPO (Interprovinciaal Overleg) en de Unie van Waterschappen vindt plaats, onder meer over het ‘Toepassingsprofiel metagegevens’. Wellicht komt vanuit een gezamenlijke opdracht een Toepassingsprofiel metagegevens voor alle lokale overheden tot stand. Een gezamenlijke architectuur voor de RHC’s heeft de potentie in zich om een referentiearchitectuur voor archieforganisaties te worden.
Dit betekent niet dat de definitieve referentiearchitectuur voor archieven wordt gegeven. We bevinden ons op het omslagpunt naar digitaal archiveren (digitaal is leidend). De gevolgen daarvan voor de informatievoorziening van archiefinstellingen zijn nog niet volledig te overzien. Een gezamenlijke informatiearchitectuur, in de vorm van een Nederlandse referentiearchitectuur voor archieven, kan zorgen voor (een raamwerk voor) interoperabiliteit. Gemeenschappelijk gebruik van deze architectuur kan leiden tot een verbetering van de interoperabiliteit. Zorgdragers, leveranciers van archiefbeheerssystemen en samenwerkingsverbanden voor portalen kunnen uitgaan van een gemeenschappelijk kader van afspraken over organisatie, semantiek en techniek. Binnen de innovatieagenda van de archiefsectoren hopen we deze referentiearchitectuur te kunnen doorontwikkelen, waarbij archiefinstellingen hun standaard componenten steeds meer vanuit de cloud kunnen betrekken op basis van vaste afspraken binnen de referentiearchitectuur.
 
Roland Bisscheroux is informatiemanager/archiefinspecteur Noord-Hollands Archief en sectieleider sectie Architectuur, Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot. E-mail: duurzaamtoegankelijk@gmail.com
Niklas Odding is senior enterprise architect IT-eye. E-mail: niklas.odding@it-eye.nl

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag