Regie een nieuwe rol in projectmanagement?

Regie een nieuwe rol in projectmanagement?
De tijdelijke commissie ICT doet de aanbeveling om de rollen en verantwoordelijkheden binnen alle ICT-projecten van de Rijksoverheid duidelijk te beleggen. De laatste jaren wordt daarbij regelmatig gesproken over een nieuwe rol: de zogenaamde regie. Zou deze nieuwe rol iets kunnen bijdragen aan het verbeteren van de bestaande situatie van ICT-projecten bij de overheid?
De tijdelijke parlementaire commissie die het onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid heeft uitgevoerd, komt in haar eindrapport tot een aantal betreurenswaardige conclusies. Zo stelt deze commissie – die verder wordt aangeduid als de tijdelijke commissie ICT – vast dat de Rijksoverheid haar ICT-projecten niet onder controle geeft, en dat de verantwoordingsen besluitvormingsstructuur bij ICT-projecten zeer gebrekkig is. De commissie beveelt daarom onder meer aan om de rollen en verantwoordelijkheden binnen alle ICT-projecten van de Rijksoverheid, inclusief die van publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen, duidelijk te beleggen, en altijd één bewindspersoon eindverantwoordelijk te maken voor een ICT-project met een groot publiek belang [tijdelijke commissie ICT, 2014a].
Voordat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk kunnen worden belegd, is het van belang een goed beeld te hebben van welke rollen er bestaan. De laatste jaren wordt in de discussie over ICT-projecten bij de overheid regelmatig melding gemaakt van een nieuwe rol: de zogenaamde regie. Omdat ook de tijdelijke commissie ICT aanbeveelt om rollen en verantwoordelijkheden beter te beleggen, is het interessant om te onderzoeken of deze nieuwe rol iets zou kunnen bijdragen aan het verbeteren van de bestaande situatie van ICT-projecten bij de overheid.
Methodieken
Projectmanagement is bepaald geen nieuwe discipline. Er zijn diverse volwassen methodieken, die weliswaar ieder hun eigen definities en termi nologie kennen, maar die fundamenteel weinig van elkaar verschillen. De Nederlandse overheid gebruikt met name Prince2; ook in het bedrijfsleven wordt veel Prince2 gebruikt, zeker door bedrijven die hun oorsprong in Nederland of het Verenigd Koninkrijk hebben. Amerikaans georiënteerde varianten van project managementmet hodieken worden onderhouden door de International Project Management Association (IPMA) en het Project Management Institute (PMI).
In projectmanagementmethodieken wordt een projectorganisatie met een bepaalde rol- en verantwoordelijkheidsverdeling voorgeschreven. Belangrijke rollen in Prince2 zijn ‘opdrachtgever’ (of in het Engels: Executive) en ‘projectmanager’ (of in het Engels: Project Manager). In Prince2 wordt de term ‘opdrachtgever’ als volgt gedefi nieerd: de individuele persoon die de eindverantwoordelijkheid heeft om ervoor het zorgen dat een project zijn doelstellingen bereikt en de geraamde baten oplevert. Deze persoon dient erop toe te zien dat het project zijn focus op de organisatiedoelstellingen behoudt, dat bevoegdheden duidelijk zijn belegd en dat het werk, inclusief de risico’s, actief wordt bestuurd. De opdrachtgever is voorzitter van de project-board, vertegenwoordigt de klant en is verantwoordelijk voor het realiseren van de businesscase [Niet, 2012].
In Prince2 staat de term ‘projectmanager’ voor de persoon die de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen voor het dagelijks besturen van het project zodanig dat de vereiste producten worden geleverd binnen de kaders die met de project-board zijn afgesproken [Niet, 2012].
De opdrachtgever en projectmanager hebben dus gescheiden en noodzakelijke verantwoordelijkheden, respectievelijk voor het realiseren van de projectdoelstellingen en de baten, en voor het leveren van de vereiste producten binnen de afgesproken kaders. In mijn ogen zijn de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden in de bestaande projectmanagementmethodieken dan ook klip en klaar beschreven.
Regie: een nieuwe rol?
Toch is de laatste jaren regelmatig sprake van een nieuwe rol: de zogenaamde regierol. Omdat ook de tijdelijke commissie ICT aanbeveelt dat rollen en verantwoordelijkheden beter belegd moeten worden, is het interessant om te onderzoeken of deze nieuwe rol iets zou kunnen toevoegen aan de bestaande methodieken.
In ons parlement vindt een belangrijk deel van de discussies en debatten over ICT-projecten bij de overheid plaats. Om deze reden zijn parlementaire documenten een goede bron voor het onderzoeken van de regierol. Als basis voor dit artikel zijn daarom de parlementaire documenten gebruikt die op de site overheid.nl zijn gepubliceerd.
Allereerst zijn alle handelingen, Kamerstukken en Kamervragen geselecteerd die in de vijf jaar tussen 1 april 2010 en 31 maart 2015 in de Tweede Kamer aan de orde zijn geweest, en waarin de woorden IT1 of ICT en het woord regie in voorkwamen. Dit leidde tot een selectie van 187 documenten. Vervolgens zijn in deze documenten alle alinea’s bekeken waarin zowel ICT als regie aan de orde kwamen. Dit leidde tot 62 tekstfragmenten afkomstig uit 37 documenten.
Deze tekstfragmenten zijn gebruikt om de volgende vragen te beantwoorden:
• Wat wordt in het parlementaire debat verstaan onder regie in relatie tot ICT?
• Wat wordt in het parlementaire debat juist niet verstaan onder regie in relatie tot ICT?
• Wat is er nodig om regie van ICT te kunnen voeren?
Van de 62 tekstfragmenten konden er 36 dienen als antwoord op één van de bovenstaande vragen.
In figuur 1 staan de beleidsterreinen aangegeven waarbij tenminste één van de drie aan de regierol gerelateerde vragen aan de orde is geweest. In figuur 2 staat een overzicht van de gevonden antwoorden per vraag.
Figuur 1. Aantal tekstfragmenten per regie-gerelateerde vraag en per beleidsterrein
 
Figuur 2. Aantal tekstfragmenten per antwoord op regie-gerelateerde vragen
 
Wat wordt verstaan onder regie?
In de bestudeerde parlementaire documentatie wordt het begrip regie op diverse manieren ingevuld: als coördinatiemechanisme tussen organisaties, als leveranciersmanagement, als synoniem voor projectmanagement of als synoniem voor toezicht of auditactiviteiten.
De eerste twee invullingen illustreer ik aan de hand van de gevonden tekstfragmenten. Regie als coördinatiemechanisme wordt onder meer genoemd door de minister van Veiligheid &
Justitie in 2012 in een brief aan de Kamer waarin hij zegt dat voor fundamentele verbeteringen in de strafrechtketen digitalisering noodzakelijk is.
Hij ziet een digitaal procesdossier als verbindende factor in de procesgang, en regie als een coördinatiemechanisme tussen verschillende organisaties in de keten: “Een digitaal procesdossier vraagt ook regie op de digitale uitwisseling tussen de verschillende organisaties in de strafrechtketen. De ketenorganisaties zijn daarnaast elk verantwoordelijk voor het werken met het dossier in de eigen organisatie met het eigen ICT-systeem.” [Tweede Kamer, 2012] Regie in het kader van leveranciersmanagement wordt genoemd in situaties waarbij een overheidsorganisatie ICT-werkzaamheden heeft uitbesteed.
Dit aspect van regie komt onder meer aan de orde tijdens de verhoren van de tijdelijke commissie
ICT, wanneer de voormalige CIO Lourens Visser van het Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam aan het woord is: “Het voeren van de regie over een uitbestede organisatie is een nieuwe tak van sport. Veel bedrijven hebben hun IT geheel of gedeeltelijk uitbesteed. Wat je moet opbouwen, is de kennis die nodig is om dat soort leveranciers te kunnen snappen en ze te kunnen aansturen.” [tijdelijke commissie ICT, 2014a] Op basis van het bovenstaande concludeer ik dat er in parlementaire documentatie geen eenduidige inhoud wordt gegeven aan het begrip regie.
Wel wordt bij regie als coördinatiemechanisme en regie als leveranciersmanagement aandacht gevraagd voor het organisatie-overschrijdende aspect van ICT-projecten.
Wat wordt juist niet verstaan onder regie?
In de parlementaire documentatie wordt ook in een heel aantal gevallen aangegeven wat er níet onder het begrip regie valt. Zo geeft hoogleraar informatiemanagement Albert Boonstra in een expertmeeting over ICT bij de overheid zijn visie op regie en doorzettingsmacht, waarbij hij de vergelijking trekt met dictatorschap: “Over de roep om een dictator het volgende. Ik snap, kijkend naar wat er allemaal rond de ICT gebeurt, wel dat er behoefte is aan regie en een sterke arm ter regulering, maar tegelijkertijd maakt een sterke regisseur dat andere partijen achterover gaan leunen. Ik wil dat idee dus niet zomaar omarmen.” [tijdelijke commissie ICT, 2012] Het moge duidelijk zijn dat Boonstra geen voorstander is van regie met doorzettingsmacht. Uit andere geselecteerde documenten spreekt meestal geen expliciete visie op regie, maar wordt veelal wel aangegeven wat er naast regie verder nog nodig is:
“Wij moeten op nationaal niveau nadrukkelijk met elkaar een aantal kaders stellen en regie voeren.
” [Tweede Kamer, 2012] “De schaarse capaciteit wordt vooral ingezet voor regie en integratie” [tijdelijke commissie ICT, 2012]
“Ik versterk de sturing en de regie.” [Opstelten, 2014] “Actal adviseert met name ook om meer regie en doorzettingsmacht te creëren.
” [Tweede Kamer, 2011b] “Het risico blijft dat wij door een gebrek aan visie, regie en harde hand met een gebrekkig systeem blijven zitten.
” [Tweede Kamer, 2011a]
Op basis van deze en andere uitspraken van ministers, Kamerleden en andere professionals concludeer ik dat regie zich onderscheidt van een aantal andere begrippen. Wanneer het gaat over ICT bij de overheid dan wordt onder regie in elk geval iets anders verstaan dan onder kaderstelling, integratie, sturing, doorzettingsmacht, visie of een harde hand.
Wat is er nodig voor regie?
Uit diverse parlementaire documenten valt op te maken dat het voeren van regie een aantal randvoorwaarden kent. Zo vraagt de kamer in maart 2015 aan de staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport wat de benodigde competenties voor het ministerie zijn om regie te voeren over een ICT-project. Dit naar aanleiding van de problemen bij uitbetaling van persoonsgebonden budgetten door de Sociale Verzekeringsbank.
De staatssecretaris geeft aan dat er hoge eisen gesteld worden:
“Om de regie over de invoering van het stelsel van trekkingrechten goed te kunnen voeren, is kennis nodig over verander-en programmamanagement, ICT-systemen, complexe invoerings-en beleidsprocessen, kwaliteits-management, finance & governance en communicatie.” [Tweede Kamer, 2015] Ook in het debat over de DigiNotar-affaire in 2011 komen de randvoorwaarden voor het nemen van regie aan de orde, ditmaal in geval van urgente
ICT-problemen. Een ingediende motie formuleert de eisen aan regie als volgt:
“Constaterende dat bij urgente ICT-problemen het gewenst is dat een daartoe wat betreft intellect, middelen als doorzetmacht geëquipeerde dienst direct de regie kan nemen.” [Tweede Kamer, 2011c] In deze en andere fragmenten worden competen-ties, financiële middelen, menskracht en doorzet tingsmacht als randvoorwaarden voor het voeren van regie genoemd. Het begrip regie mag dan niet al te vast omlijnd zijn, de randvoorwaarden voor het voeren van regie worden stevig aangezet.
Resultaten en conclusie
In dit artikel zijn parlementaire documenten bestudeerd om een drietal vragen rondom het begrip regie in relatie tot ICT-projecten bij de overheid te beantwoorden. Het makkelijkst is het om de vraag te beantwoorden wat regie níet is. Wanneer het gaat over ICT bij de overheid dan wordt onder regie in elk geval niet verstaan: kaderstelling, integratie, sturing, doorzettingsmacht, visie of een harde hand. Ik vind het rijtje van wat regie niet is indrukwekkend lang. Verdient het begrip regie wel een zelfstandige plaats?
Voor een zelfstandige plaats moet in elk geval duidelijk zijn wat wél onder regie wordt verstaan.
Op basis van de documentatie concludeer ik dat een eenduidig antwoord op de vraag wat regie is ontbreekt. Wel wordt bij regie als coördinatiemechanisme en regie als leveranciersmanagement aandacht gevraagd voor het organisatie-overschrijdende aspect van ICT-projecten. ICT-projecten bij de overheid onderscheiden zich van
ICT-projecten in het bedrijfsleven doordat zij eigenlijk altijd in ketens, over organisatiegrenzen heen, worden uitgevoerd. In ketens is niemand de baas. Dit compliceert de verantwoordingsen besluitvormingsstructuur. Wellicht dat een regierol inhoud kan krijgen bij het vormgeven van de verantwoordingsen besluitvormingsstructuur van ICT-projecten in ketens. Het ketenaspect van
ICT-projecten bij de overheid is dan wellicht een rechtvaardiging voor een zelfstandige plaats voor de term regie.
Er is echter ook een belangrijk argument tegen het gebruik van de term. Hoewel op basis van parlementaire documenten niet direct duidelijk is wat er wel of juist niet wordt verstaan onder regie, wordt er wel veel gezegd over randvoorwaarden. Voor het succesvol voeren van regie worden competenties, financiële middelen, menskracht en doorzettingsmacht als randvoorwaarden genoemd.
Het begrip regie mag dan niet al te vast omlijnd zijn, uit de randvoorwaarden volgt wel dat er veel nodig is om regie succesvol te kunnen voeren. Het is onwaarschijnlijk dat deze randvoorwaarden altijd volledig kunnen worden ingevuld, waarmee de persoon die verantwoordelijk is voor de regie eigenlijk altijd vrijwaringen heeft. Daarmee bestaat in mijn ogen het risico dat het begrip regie inhoudsloos wordt: op het voeren van slechte regie kan nooit iemand aangesproken worden, want er wordt nooit aan alle randvoorwaarden voldaan.
Tot besluit
De tijdelijke commissie ICT komt in haar rapport tot de conclusie dat de verantwoordings-en besluitvormingsstructuur bij ICT-projecten zeer gebrekkig is. Ik ben er niet van overtuigd dat een nieuwe regierol bij gaat dragen aan een verbetering van deze situatie. In mijn ogen mag het ontstaan van een nieuwe rol in geen geval leiden tot een nog onduidelijker verdeling van verantwoordelijkheden dan op dit moment bij ICT-projecten bij de overheid al aan de orde is.
Er mag nooit twijfel over bestaan dat iedereen die een benoemde rol in een ICT-project speelt op de bij die rol behorende verantwoordelijkheden kan worden aangesproken. Dit geldt ook in organisatie-overschrijdende projecten en voor uitbestedingssituaties: werk kan worden uitbesteed, maar verantwoordelijkheid nooit. Mocht er naast bestaande rollen een nieuwe rol worden ontworpen, dan is een eenduidige en doordachte invulling noodzakelijk, en mogen bij herverdeling geen verantwoordelijkheden verdwijnen.
In dit licht wil ik nog graag een laatste Kamerstuk citeren. In een deskundigenbijeenkomst van een ander parlementair onderzoek, dat naar de huizenprijzen in 2013, geeft planoloog Gert Middelkoop zijn visie op regie:
“Dit blijft een moeilijk onderwerp. Ik blijf erbij dat het een vraagstuk van spelregels is. Als je de regie wilt hebben, moet je in ieder geval weten over welk toneelstuk het gaat. Roodkapje moet niet plotseling in een wolvenpak over het toneel lopen. Dat leidt zowel bij de spelers als bij het publiek tot grote verwarring.” [tijdelijke commissie Huizenprijzen, 2013] Op dit moment wordt de term regie in het kader van ICT-projecten bij de overheid gebruikt zonder spelregels. Dit draagt zeker niet bij aan de belangrijke aanbeveling van de tijdelijke commissie ICT om de rollen en verantwoordelijkheden binnen alle ICT-projecten van de Rijksoverheid duidelijk te beleggen. Ik raad dan ook aan de spelregels voor de regierol te schrijven binnen de project managementmet hodieken, en zolang deze spelregels ontbreken de term regie niet te gebruiken.
Prof. Dr. Lineke Sneller RC (l.sneller@nyenrode.nl) is hoogleraar Toegevoegde waarde van IT aan Nyenrode. Zij was lid van de klankbordgroep van het parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid.
Literatuur
Niet, M. van der. (2012). PRINCE2:2009 Glossary of Terms Dutch Version 1.1 (Status: Live). (Date of last update: 17 May 2012) United Kingdom and Capita: Axelos Ltd.
Opstelten, I. (2012). Rechtsstaat en rechtsorde: Brief van de minister van Veiligheid en Justitie. (29279 nr 147) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal. Tijdelijke commissie Huizenprijzen. (2013). Parlementair onderzoek «Huizenprijzen»: Verslag van een deskundigenbijeenkomst. (33194 nr 5) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal.
Tijdelijke commissie ICT. (2012). Parlementair onderzoek ICT-projecten bij de overheid Verslag van een expertmeeting. (33326 nr 2) Den Haag: Tweede Kamer der StatenGeneraal. Tijdelijke commissie ICT. (2014a). ICT rapport Verslagen van de hoorzittingen, correspondentie met het kabinet, en schema ICT-sector Rijk van de minister voor wonen en rijksdienst. (33326 nr 6) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal.
Tijdelijke commissie ICT. (2014b). Naar grip op ICT. Eindrapport - Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid. (33326 nr 5) Den Haag:
Tweede Kamer der Staten-Generaal. Tweede Kamer. (2011a). SPEER: Verslag van een algemeen overleg. Vastgesteld op 7 maart 2011. (31460 nr18) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal.
Tweede Kamer. (2011b). Verslag van een algemeen overleg. Vastgesteld 17 maart 2011. (26643 nr 177) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal. Tweede Kamer. (2011c). Diginotar. (Handelingen 2011-2012 nr 1226) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal.
Tweede Kamer. (2012). Behandeling van het wetsvoorstel Wijziging van de Wet veiligheidsregio’s in verband met de oprichting van het Instituut Fysieke Veiligheid en in verband met de volledige regionalisering van de brandweer. (Handelingen 2011-2012 nr 516) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal.
Tweede Kamer. (2014). Politie: Verslag van een wetgevingsoverleg. (29628 nr 490) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal.
Tweede Kamer. (2015). Vragen van het lid Keijzer (CDA) aan de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. (Kamervragen met antwoorden 2014-2015 nr 1672) Den Haag: Tweede Kamer der Staten-Generaal.

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag