Schep orde in de informatiechaos

Schep orde in de informatiechaos
Organisaties hebben moeite om grip te krijgen op hun almaar groeiende verzamelingen informatie. De EIM-levenscyclus helpt informatieprofessionals en organisaties om meer vat te krijgen op informatie en om meer waarde uit die informatie te halen.
Weet jouw organisatie precies wie op welk moment welke informatie nodig heeft? Als jij deze vraag met een volmondig ‘ja!’ kunt beantwoorden, hoef je dit artikel niet te lezen. Als het antwoord ‘nee’ is of als je twijfelt, dan kan dit artikel interessant voor je zijn.
Veel organisaties kunnen bovenstaande vraag niet positief beantwoorden. Zij hebben moeite om grip te krijgen op hun almaar groeiende verzamelingen informatie. Dit wreekt zich in slechte zoekresultaten, onnodige doublures in informatie en informatieverwerking, verschillende en inconsistente boodschappen per kanaal, gebrek aan personalisatie en nauwelijks hergebruik van informatie. Er worden nieuwe tools aangeschaft, wéér een nieuw informatieproject gestart, maar het helpt allemaal niet veel.
Van informatie die slecht wordt beheerd, kan ook moeilijk de meerwaarde worden aangetoond. Het is onbekend welke informatie belangrijk is en welke niet. Met als gevolg dat eenmaal gecreëerde informatie nooit meer wordt verwijderd. Dus blijft de berg aan informatie gestaag groeien. En zo is de cirkel rond, want die groeiende berg maakt het nóg onduidelijker welke informatie belangrijk is.
De EIM-levenscyclus helpt bij het beteugelen van die ‘informatiechaos’ door informatie effectief en procesmatig in te zetten.
EIM-levenscyclus: meer dan creatie en vernietiging
Zoals mensen, auto’s, smartphones en televisieseries een levenscyclus hebben, zo heeft ook informatie een levenscyclus. Er is een begin en een onvermijdelijk einde. Als je informatiemanagement vanuit de levenscyclus bekijkt, kom je op de volgende definitie: enterprise information management (EIM) is het systematisch plannen, ontwikkelen, beheren, distribueren, evalueren en behouden van alle enterprise-informatie in een organisatie. Deze zes fasen zie je terug in figuur 1 .
 
 
De levenscyclus van enterprise information management volgt dus een systematiek van zes fasen: plan, ontwikkel, beheer, distribueer, eva lueer en behoud. We hebben het over enterpriseinformatie, dus alle informatie en alle fasen in de EIM-levenscyclus staan in het teken van het organisatieproces. Informatie die geen relatie heeft met een organisatiedoel moet je vandaag nog verwijderen. Dat ruimt lekker op!
Grip krijgen op informatie
Zoals ik al zei, heeft de levenscyclus van informatie een begin en een einde. Daartussenin gebeurt er van alles. En daar ligt vaak het probleem, want op dat ‘van alles’ heeft menig organisatie nauwelijks houvast. Terwijl dat helemaal niet zo hoeft te zijn. Door informatie te organiseren rondom de EIM-levenscyclus krijg je namelijk wél grip op die informatie.
De EIM-levenscyclus is een praktische methodiek die je direct kunt toepassen en bespreken met je projectteam en andere betrokkenen. Het maakt duidelijk wat je zoal moet doen, waar je over na moet denken wat er allemaal bij komt kijken als je informatie op het juiste moment bij de juiste persoon wilt krijgen. Of je nu bezig bent met digitaliseren, een toolselectie, multichannel-personalisatie of een andere project in informatie-management: de basis is altijd de EIM-levenscy clus.
Meer overzicht
Met de informatiemanagement-levenscyclus verloopt het proces van het plannen, ontwikkelen, beheren, distribueren, evalueren en behouden van informatie meer georganiseerd. Het gaat nog steeds niet vanzelf, maar het wordt wel een stuk overzichtelijker en beter te communiceren met andere belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
Informatiemanagementtools kunnen helpen om overzicht te krijgen in de informatiechaos. Maar zij moeten daar dan wel op worden ingericht. Veel informatieprofessionals, redacteuren, marketeers en managers die ik spreek willen een dashboard waarop zij direct de voor hun belangrijkste informatie en taken kunnen zien. Zij willen vat op de informatie en de processen. Door te denken vanuit de EIM-levenscyclus en van daaruit eisen te stellen aan de aanschaf en de inrichting van de tooling kan zo’n dashboard eenvoudiger worden gerealiseerd en op maat worden aangeboden.
Met de EIM-levenscyclus krijg je ook meer inzicht in de efficiëntie van het informatieproces. Waar zitten de vertragingen? Waar loopt het proces nog niet goed? Je komt er achter door het informatieproces in deze zes fasen te verdelen.
Volg de levenscyclus
EIM volgt de levenscyclus van enterprise-infor-matie: van planning via ontwikkeling en beheer naar distributie van de informatie, de evaluatie van het gebruik van de informatie, en uiteindelijk archivering en zelfs vernietiging van de informatie. Ik bespreek nu kort elke fase van de EIM-levenscyclus.
Fase 1. Plan: succes is een keuze
In de planfase vertaal je de organisatiedoelen en de wensen van je doelgroep naar een informatiestrategie. In deze fase ontwikkel je ook een informatie-architectuur (het labelen, structureren en organiseren van informatie) en bepaal je de informatie-governance (beleid, taken/verantwoordelijkheden en richtlijnen).
Deze planfase is essentieel. Wie geen of onvoldoende aandacht besteedt aan deze ‘heilige drie-eenheid van informatiemanagement’ loopt grote kans om te mislukken met het intranet of digitale werkomgeving, het digitaal archief, het online portaal of de multichannel-strategie. Daar kan geen tool tegenop.
Wie aandacht besteedt aan de planfase van de EIM-levenscyclus weet hoe je met behulp van informatie de organisatiedoelen bereikt, hoe je de informatie optimaal structureert en van context voorziet om de informatie te personaliseren. Op die manier breng je de informatie op het juiste moment bij de juiste persoon en in de optimale vorm bij het apparaat dat je gesprekspartner op dat moment koos. Dankzij een goede governance weet je ook welke afspraken er zijn gemaakt en bij wie je terecht kunt als je iets wilt verbeteren aan het informatiebeleid.
Fase 2. Ontwikkel: makkelijk en volledig
In de ontwikkelfase wordt enterprise-informatie gecreëerd, bewerkt, gescand, verzameld of op andere manieren verkregen. Je voorziet informatie in deze fase ook van context in de vorm van metadata.
Wie aandacht besteedt aan deze fase van de levenscyclus, maakt het makkelijker om (de juiste) informatie te creëren, deze informatie beter te ‘metadateren’ en om bijvoorbeeld de herbruikbaarheid en vindbaarheid van de informatie te verbeteren. Deze fase moet zeker een grote rol spelen bij het selecteren van een informatiemanagementsysteem of andere tool. Verschillende scenario’s die zich in deze fase afspelen, zijn namelijk doorslaggevend voor het inrichten of aanschaffen van zo’n systeem.
Fase 3. Beheer: voorkomt allerlei narigheid
De beheerfase gaat over de ‘organisatie’ van de informatie. In de beheerfase wordt de informatie opslagen, beveiligd, beoordeeld en goedgekeurd binnen een informatieorganisatie.
Wie informatie serieus beheert, voorkomt redundantie (doublures), beschermt zichzelf tegen veiligheidslekken en overtreding van de privacywetgeving en is er klaar voor om informatie waar relevant te (her)gebruiken.
Organisaties die in de planfase de governance goed neerzetten en in deze beheerfase de informatieorganisatie goed inrichten, halen meer uit hun tools dan organisaties die dit niet op orde hebben.
Fase 4. Distribueer: overal waar het relevant is
In de distribueerfase stel je de informatie samen en bied je deze aan ter publicatie. Je kunt de infor-matie optimaliseren voor een specifiek kanaal of publiek, waarbij de bron behouden blijft dankzij een optimaal beheer in de beheerfase.
Op dit moment is er veel te doen over ‘omnichannel-personalisatie’. In de distribueerfase wissel je de juiste informatie op het juiste moment met de juiste persoon uit. En dat in de optimale vorm bij het door je doelgroep gekozen kanaal.
Wie de voorgaande fasen op orde heeft, kan er in deze fase op vertrouwen dat de informatie ook echt gepersonaliseerd is en het specifieke kanaal of apparaat optimaal bereikt.
Fase 5. Evalueer: meten is weten
De evaluatiefase is hét moment om te bekijken of informatie nog steeds actueel, waardevol en relevant is en of het publiek de informatie kan vinden. De evalueerfase is minstens zo essentieel als de planfase. Want wat zijn je plannen waard als je niet meet of je je doelen bereikt?
We doen het allemaal nog veel te weinig. Maar de organisatie die de evalueerfase serieus neemt en veel aandacht besteedt aan het meten en analyseren, weet welke informatie waardevol is en welke niet, wat de echte behoefte van de doelgroep is en hoe je de informatiestrategie kunt verbeteren.
Meten is te vaak nog synoniem aan ‘rapportages maken’. We kennen die rapporten wel waarvan het management alleen even de bezoekcijfers bekijkt en de rest negeert omdat die informatie te complex en niet relevant lijkt. Maak dus rapportages met informatie voor elke specifieke doelgroep.
Beslissers hebben kengetallen nodig om de juiste beslissingen te kunnen maken. Ik noemde het dashboard al. Maak een dashboard met kengetal-len waarop men nog verder kan filteren.
Maak concrete aanbevelingen die zijn gebaseerd op je analyse en zorg ervoor dat er ook echt iets mee wordt gedaan. Anders is het meten allemaal voor niets geweest.
Besteed ook meer tijd aan het meten. We zijn allemaal druk bezig met het creëren en beheren van informatie. Maar er wordt nog veel te weinig tijd besteed aan het luisteren, het meten, het evalueren.
Fase 6. Behoud: broodnodige informatiehygiëne
Ook de behoudfas is belangrijk in het informatiemanagementproces. Hergebruik (delen van) waardevolle informatie en bewaar of vernietig informatie die niet langer bruikbaar is.
Vindt de zoekmachine allerlei verouderde informatie? Heb je geen toegang tot bepaalde informatie omdat het bestandsformaat niet compatibel is met jouw editor, viewer of browser? Staat belangrijke informatie ergens op een cd of tape, maar is die beschadigd en daarmee onleesbaar? Dan is er geen aandacht besteed aan de behoudfase.
De behoudfase is onterecht het ondergeschoven kindje van menig informatiemanagementproces. Terwijl je hier veel winst kunt behalen. Wie rekening houdt met de behoudfase in de EIM-levenscyclus, ruimt op tijd verouderde informatie op, garandeert de duurzame toegankelijkheid van informatie die langer moet worden bewaard en beschermt de informatie tegen allerlei calamiteiten.
Meerwaarde als informatieprofessional
Wie bewijsbaar meer grip heeft op de informatie, kan ook beter de waarde van die informatie aantonen voor de organisatie. En daarmee de meerwaarde van de informatieprofessional. Dit moet je niet onderschatten. Ik zie veel informatieprofessionals worstelen met het aantonen van hun waarde. En om een verbinding te vinden met ‘de business’.
De EIM-levenscyclus is je wapen in de strijd tegen informatiechaos, onduidelijk eigenaarschap, onvindbare informatie en kerkhoven van informatie die we niet durven weg te gooien. En de waan van de dag waarin je druk bent om informatie te publiceren, zonder tijd te vinden om te meten of er überhaupt iemand zit te wachten op dat verhaal.
Gesprekspartner management
Wil je als gelijkwaardige gesprekspartner aan tafel met het management en de business? Wil je grip krijgen op informatie en je richten op je échte meerwaarde als informatieprofessional? De EIM-levenscyclus helpt daarbij.
 
drs. Erik M. Hartman (erik@erikhartmancommunicatie.nl) is eigenaar van Erik Hartman Communicatie, gespecialiseerd in informatiemanagement en onafhankelijk adviseur voor de top-500 van bedrijven en overheidsorganisaties op het vlak van informatiestrategie, informatie-architectuur, informatie-governance en selectie van informatiemanagementtools.

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag