Social media­ bewijzen hun nut op de werkplek

LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Google+, Pinterest, Instagram, Yammer en binnenkort ook Facebook at Work. Veel werkgevers en werknemers zien door de bomen het bos niet meer. En als ze de meerwaarde van social media al zien, weten ze vaak niet waar ze moeten beginnen en hoe ze het in moeten zetten.

Sociale media blijven nog altijd bij meer dan vier op de tien ondernemingen ongebruikt voor zakelijke doeleinden, bleek onlangs uit onderzoek door Panteia in opdracht van Digivaardig & Digiveiligheid. Dit komt hoofdzakelijk omdat zij hier niet de toegevoegde waarde van inzien (53 procent). Een op de vijf bedrijven en ondernemers denkt dat sociale media helpen om extra omzet te genereren, maar weet niet hoe ze het effectief in kunnen zetten. Maar liefst 60 procent denkt dat met sociale media geen extra omzet gegenereerd kan worden.

De werkelijkheid is anders. Technologieën uit de sociale media worden meer en meer toegepast in software om kenniswerkers beter te laten samenwerken. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat bij bedrijven die sociale technologie op de werkvloer implementeren de productiviteit van kenniswerkers met 20 tot 25 procent kan toenemen.

Wat behelst die sociale technologie? ‘Social software op de werkplek ­ondersteunt medewerkers om samen te werken in teams, communities en netwerken’, schreef onderzoeksbureau Gartner eind vorig jaar. Volgens Darek Sikorski, managing partner van het Belgisch-Nederlandse softwarebedrijf Protime, is er echter nog heel wat werk te verrichten voordat ­Nederlandse organisaties social software op de werkplek massaal omarmen en ook optimaal inzetten. Hij mist bij de software nog vaak de link met de bijdrage aan het ondernemingsresultaat. “De uiteindelijke toegevoegde waarde is voor veel bedrijven lang niet altijd duidelijk. Als dat beter zichtbaar wordt, krijg je meer draagvlak bij het management en ook bij werknemers om social media in te zetten op de werkvloer. Bovendien gaat het om een relatief nieuwe categorie software, waar niet altijd budget voor vrij wordt gemaakt. Onbekend maakt nu eenmaal vaak onbemind. En dat is jammer.” De nieuwe generatie software kan volgens hem ontzettend waardevol zijn voor het realiseren van belangrijke bedrijfsdoelstellingen. “Mits deze een aantal functies heeft die veel verder gaan dan bijvoorbeeld een platform als Yammer of het recent aangekondigde Facebook At Work. Denk daarbij aan business planning, competentiemanagement, projectmanagement en urenregistratie”, vult hij aan. De waarde van sociale technologieën ligt volgens Sikorski niet alleen in het versterken van de communicatie, maar vooral ook in kennisdeling en samenwerking binnen ondernemingen.

Volgens Sikorski is de penetratiegraad van technische samenwerkingsplatformen, of documentmanagementsystemen, al wel behoorlijk. “Maar dat zijn vaak systemen die vanuit de techniek opkomen, zoals bijvoorbeeld Sharepoint. Om efficiënt samen te werken is er vaak nog een vertaalslag nodig. Iets apart daarvoor laten bouwen is vaak duur en tijdrovend. En dan moet je maar hopen dat de IT-afdeling maakt wat je voor ogen had.”

 

Alternatief voor mail

Protime richt zich van oudsher op softwareoplossingen voor tijdregistratie, maar sinds vorig jaar biedt het ook een oplossing voor social software op de werkplek: Protime 360°. Met de software kunnen medewerkers binnen één online platform (SaaS) samenwerken ongeacht tijdstip en locatie. Daarmee zet het Nederlands-Belgische bedrijf volop in op Het Nieuwe Werken en ‘workforce empowerment’. Sikorski: “E-mails verlammen organisaties. Er komt geen einde aan de stroom inkomende berichten en er moet eindeloos worden gezocht naar relevante berichten. Dat is niet alleen heel onrustig voor mensen, het is ook nog eens heel erg inefficiënt. Op het moment dat je een virtuele plek hebt waar je samen kunt werken aan projecten en activiteiten, kun je daar naartoe op het moment dat het jou uitkomt.” In de oplossing van Protime blijft het mogelijk om te mailen, maar de software hangt e-mails aan het project waarmee je bezig bent. Het biedt zo een overzicht van alles wat er gebeurt op samenwerkingsgebied voor dat project.

Hij denkt echter niet dat e-mail snel zal verdwijnen. “Mensen zijn eraan verknocht. Bovendien bestaan er onvoldoende goede alternatieven die intuïtief werken. Wel moeten we leren slimmer om te gaan met mail. Dat kan deels met behulp van technologie, maar deels door mensen te leren hoe het beter en slimmer kan.”

Via Protime 360° kunnen ondernemingen ook hun doelstellingen voor hun medewerkers transparant maken op zowel teamniveau als individueel niveau. Dat gebeurt met behulp van een dashboard. De medewerkers werken op dit online platform samen aan activiteiten, documenten en projecten die direct bijdragen aan de doelstellingen en zoveel mogelijk zijn afgestemd op hun competenties en passies. “Enerzijds wil je teams formeren die een optimaal resultaat boeken, anderzijds wil je ook medewerkers die iets graag doen. Daar moet je een goede balans in zien te vinden. Met behulp van ons platform krijg je daar beter zicht op”, licht Sikorski toe.

Bovendien kunnen verschillende processen worden gekoppeld binnen het platform, waaronder rekrutering, onboarding, competentiemanagement, projectmanagement, delen van elkaars beschikbaarheid en coaching. “We hebben er in het ontwerp, binnen de architectuur, rekening mee gehouden dat onze oplossing eenvoudig gekoppeld en geïntegreerd kan worden met andere tools, ook op het gebied van social media”, licht Sikorski toe. Dat moet volgens hem ook wel, want als al die tools losstaand worden gebruikt, dan wordt het alleen nog maar complexer en drukker in ons hoofd.

 

Nauwelijks trainingen

Ook Protime werkt volledig geïntegreerd met haar eigen sociale technologie. Protime 360° kent een virtuele marktplaats waar medewerkers zelf aangeven waar ze aan willen werken of welke kennis ze graag met collega’s willen delen. Protime faciliteert daarvoor op vrijwillige basis lunchsessies om bijvoorbeeld collega’s bewust te maken hoe zij het best met social software op de werkplek om kunnen gaan. Onderwerpen die aan bod komen zijn: Wanneer gebruik je het online platform en wanneer e-mail? Wanneer cc je een e-mail wel en niet? Hoe vind je collega’s die je verder kunnen helpen als je vastloopt? Et cetera. Sikorski: “Wij ondervonden dat er maar weinig relevante cursussen gegeven worden over interne samenwerking. De nadruk ligt vaak op techniek en het creëren van draagvlak daarvoor en zelden op hoe je de software het beste inzet binnen de processen van je organisatie. In mijn ogen zouden trainingen juist veel meer over gedrag moeten gaan in plaats van waar welk vinkje aan en uit moet worden gezet. De software moet voor zichzelf spreken.”

 

Waardevolle elementen

Een aantal principes uit reguliere social media kunnen van grote toegevoegde waarde zijn voor social software binnen organisaties, aldus Darek Sikorski van Protime.

Tagging Het bundelen van berichten over hetzelfde onderwerp met een zogenaamde tag, waardoor de zoekfunctionaliteit verbetert en informatie beter gefilterd kan worden en de status van werkzaamheden en de verantwoordelijkheden transparanter worden.

Tijdlijn-interactie E-mail wordt één op één of aan meerdere personen verstuurd. Bij social software op de werkplek worden berichten (‘posts’) echter gestructureerd op basis van een specifiek onderwerp op je tijdlijn. Dit bevordert de interactie, wat nuttig is bij projectteams. Bovendien geeft zo’n tijdlijn meer zicht op hoe een project is opgebouwd en wie welke bijdrage heeft geleverd.

Tijd- en plaatsonafhankelijk toegang De data van social software op de werkplek staan in de cloud en zijn vanaf iedere plek, vanaf ieder apparaat, op elk gewenst tijdstip toegankelijk. Je kunt zeggen dat dat ook voor e-mail geldt, maar dat is minder overzichtelijk en niet alle informatie is altijd voor iedereen toegankelijk.

Crowdsourcing Crowdsourcing kan werkgevers helpen om bijdragen van medewerkers te verzamelen. Niet in financiële zin, maar in tijd die ze willen stoppen om projecten van iemand anders verder te helpen. Dit stimuleert de innovatie binnen bedrijven.

Formeren van tijdelijke teams Deze ontwikkeling komt uit multiplayer games zoals World of Warcraft. Hierbij wordt er online samengewerkt om een bepaalde missie te volbrengen. Het team wordt samengesteld uit allerlei specialisten die uitblinken op verschillende terreinen. Dit is ook essentieel bij het samenstellen van projectteams op de werkvloer. Hierbij is informatie over vaardigheden, competenties en passies van medewerkers essentieel, wil je als team succesvol kunnen opereren.

 

Valkuilen

Er zijn ook een aantal negatieve aspecten die kleven aan social media die je niet wilt introduceren op de werkvloer. Niet alleen omdat ze niet bevorderlijk zijn voor de efficiency of productiviteit, maar ook omdat de privacy in het geding kan komen, weet Darek Sikorski van Protime:

Pijnlijke inzichten Op internet is alles openbaar. Niet iedereen hoeft te weten wat er speelt op je werk. Daarom is beveiliging belangrijk en dient ­social software op de werkplek alleen toegankelijk te zijn voor direct betrokkenen.

Afleiding Veel content op internet is gratis, vanwege advertenties. Dit betekent natuurlijk niet dat bedrijven moeten adverteren op hun eigen interne platform. Maar er kan ook afleiding of weerstand ontstaan door een overkill aan informatie. Te veel informatie op je samenwerkingsplatform over bijvoorbeeld interne marketingactiviteiten heeft een tegengesteld effect. Medewerkers kunnen hierdoor afgeleid raken, wat zorgt voor een verlaging van de productiviteit en minder soepele samenwerking.

Entertainment In tegenstelling tot veel sociale media platforms, is social software op de werkvloer primair bedoeld om bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Er moet dus voorkomen worden dat deze software gebruikt wordt als een chatbox voor privégerelateerde gesprekken.

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag