Stammenstrijd en ICT

 

Managementboek 2016: De Corporate Tribe, organisatielessen uit de antropologie.

Het winnende management boek van het jaar 2016 ‘De Corporate Tribe’ van schrijvers Danielle Braun en Jitske Kramer, is een waardevolle toevoeging aan het thema Management Business Change, dat in december in de printuitgave van AG Connect verschijnt. De jury schreef: ‘In dit boek krijgen hedendaagse managementvraagstukken nieuwe betekenis in het perspectief van eeuwenoude bronnen.’ Een verkenning.

Inleiding
Was in de vorige eeuw het 7s’n model van McKinsey het toverwoord voor organisatie analyse en de kleurentheorie van de prof. Dr. De Caluwé de manier om een veranderstrategie te kiezen, tegenwoordig zijn er vele wegen om de status quo en een veranderaanpak te bepalen. Eén ding is zeker in alle veranderaanpakken: het veranderen van cultuur is geen sinecure. Laat antropologie[1] nu net gaan over het bestuderen van de mens in haar omgeving en De Corporate Tribe specifiek ingaan op de organisatieantropologie. Dit maakt het boek bij uitstek geschikt voor bestuderen en mogelijk veranderen van cultuur. Wat levert een antropologische bril op in de wereld van Informatie en Communicatie Technologie?

Wat is corporate antropologie
De organisatieantropologie ofwel corporate antropologie bevat een ‘Waardevolle verzameling van verhalen en theorieën over samenlevingsvormen, leiderschap, opvoeding, handelsvormen, rituelen, verwantschapssystemen van over de hele wereld’. Het zijn verhalen uit verre landen, maar ook onze virtuele wereld (bijv. games) verteld van alles over het gedrag van mensen op het gebied van overleven en samenwerken.
Om te komen tot een antropologische analyse en veranderaanpak worden verhalen uit de organisatie gebruikt. De relaties in de verhalen vertellen veel over de cultuur. Verschillende relaties zijn te onderscheiden: binnen de groep, met leiders, met ondergeschikten, met buitenstaanders, wat tijd, ruimte en de kosmos in de organisatie doet en natuurlijk ook hoe relaties worden onderhouden en beheerd.
De verhalen hebben vertaling nodig, omdat het verhaal anders alleen begrepen wordt door mensen in soortgelijke functies/rollen. Hoe vaak gebeurd dat niet in de IT-wereld: de gebruiker/opdrachtgever zegt wat hij wil hebben, de IT-er ‘vertaalt’ de opdracht en levert niet wat de opdrachtgever wilde. Alleen met de juiste interpretatie kan een goede diagnose worden gesteld. Als dan ook de gewenste verandering duidelijk is, dan kunnen acties worden benoemd die nodig  zijn om die te bewerkstelligen. Bijvoorbeeld door verhalen met inhoud te vertellen.

Corporate relaties
In het boek staat de mooie uitspraak ‘Geen mens is los verkrijgbaar’: het draait om relaties. Een corporate antropoloog adviseert over cultuur in organisaties en zoekt daar verhalen bij uit de organisaite, vertaalt ze en interpreteert relaties; tussen staf en lijn, wie met wie samenwerkt, hoe status en macht worden gereguleerd. Organogrammen laten de formele hiërarchie zien en ook de corporate antropoloog gebruikt Mintzberg om een organogram te lezen:

  • de strategische top, wil centraliseren
  • het middenmanagement, wil hun eigen bedrijfsvoering
  • de werkvloer, wil professionaliseren
  • technologie staf, wil standaardiseren
  • ondersteunende staf, wil samenwerken met de lijn.

Met bovenstaande en verhalen over structuur in de organisatie kan naar spanning in de organisatie worden gezocht.

Het  primaire proces is over het algemeen leidend voor de inrichting van de organisatie. Hoe de staf is georganiseerd en de lijn ondersteund bepaald mede de onderlinge relaties. De schrijvers hanteren familierelaties als maatstaf: geen incest en niet twee geloven belijden op één kussen. Deze principes vertaald naar de organisatie: hoe is de relatie tussen lijn en staf geregeld, wie heeft met wie samenwerkingsverbanden en hoe is de macht- en statusverdeling geregeld. Er zijn voldoende volgers van de leider nodig en tegenstanders moeten in toom worden gehouden. Rond de formele hiërarchie,  gebaseerd op het beheersen van tegenstellingen, is ook een heel web aan informele relaties gesponnen. Het informele circuit leent zich bij uitstek om gesprekken te voeren en zo taboes te beslechten en de functionele kant te belichten die nodig is om de organisatie geolied te laten werken.

Wat hebben nomaden gemeen met Het Nieuwe Werken?
De schrijvers nemen ons in het boek mee naar de gedragskant van Het Nieuwe Werken (Microsoft). Status is bij de nomaden belangrijk, maar valt niet af te lezen van de buitenkant van een nomadentent. Ook in een kantoor met flexibele werkplekken valt de status van managers niet af te lezen nu zij geen eigen kamer meer hebben. ‘Ranking hoort bij ons mens-zijn.’, daarom is het belangrijk dat er andere mogelijkheden zijn om status te laten zien.
Een ander goed gebruik van nomaden is dat zij, omdat zij elkaar niet zo vaak zien,  bijeenkomsten organiseren waarop verschillende belangrijke gebeurtenissen worden gevierd. De bijeenkomsten zijn bedoeld om elkaar te ontmoeten, verhalen te vertellen, banden te creëren, aan te halen en ook om afscheid te nemen. De feesten moeten het waard zijn om van verre te komen, zodat iedereen er is. Juist als niet iedereen op dezelfde locatie werkzaam is en collega’s elkaar minder zien door Het Nieuwe Werken, vier dan vooral feesten op memorabele wijze, zodat iedereen komt.
We zijn nog niet uitgelezen over Het Nieuwe Werken en een nomadische levensstijl: stamhoofden en familie oudsten zijn heel belangrijk. Vergelijk ze met teammanagers.  Zij zorgen dat de juiste mensen de juiste dingen doen, dat men weet tot welke groep men behoort, zorgen voor binding in de groep, samen met de magiërs die zorgen dat de juiste gebruiken en rituelen worden gebruikt (lees bijvoorbeeld het opvolgen van processen), etc.
Leiderschap en verbintenis is nodig, misschien wat minder als het allemaal goed loopt, maar des te meer als het er om spant. Verhalen zorgen voor verbinding en door de missie en visie te verwerken in goede verhalen gaan deze leven. Feestelijke bijeenkomsten zijn zeer geschikt voor verhalen; start eens een project- of werkoverleg met een verhaal waar in verwerkt is wat het doel is en vertel dat steeds weer, de kracht zit in herhaling. Deze verhalen geven de mensen sturing bij de keuzes die ze moeten maken.

Zijn Agile scrumteams Tribes?
Het boek Corporate Tribe beschrijft het Agile werken niet, toch levert het boek veel herkenning op voor deze manier van werken. Agile is ontwikkeld voor veranderingen in automatiseringssystemen, maar wordt ook steeds vaker toegepast bij niet-ICT gerelateerde veranderingen. Voorwaarden zijn onder andere dat de cultuur openstaat voor discussie en onderhandeling, er vertrouwen is en er goed wordt samengewerkt.
De scrummethode, één van de agile werkwijzen, werkt in grote lijnen alsvolgt:

  • Belanghebbenden verhalen in zogenaamde epic- en userstories welke veranderingen zij willen;
  • De productowner beweegt zich tussen de belanghebbenden en het scrumteam. Hij zorgt voor vertaling van de stories/verhalen in voor het scrumteam begrijpelijke taal. De userstories worden opgenomen op de productbacklog (een lijst met voorgenomen wijzigingen);
  • Het multidisciplinaire en zelforganiserende scrumteam zorgt met de productowner dat de verhalen op de productbacklog eenduidig worden uitgelegd en er wordt een inschatting gemaakt van de benodigde ontwikkeltijd. Met behulp van prioritering en planning wordt besloten welke stories in een ‘sprint’[2] worden opgenomen.
  • De scrummaster bewaakt het scrumproces en de invloeden van buiten.

Met een schuin oog kijkend naar de in De Corporate Tribe beschreven relaties is duidelijk dat er een specifieke rolverdeling en manier van werken is binnen het scrumteam. De productowner onderhoudt relaties met belanghebbenden en prioriteert. Als leider moet de productowner voldoende positie hebben om het te kunnen opnemen tegen andere leiders, bijvoorbeeld de stakeholders. De scrummaster zorgt voor naleving van het werkproces binnen het team en dealt met belanghebbenden die van buiten af directe invloed willen nemen op de werkvoorraad van de sprintbacklog. Eén van de strikte regels in scrum is dat als de werkvoorraad van de sprint eenmaal is bepaald, deze ongewijzigd blijft gedurende de sprint. Ook de scrummaster moet dus voldoende positie hebben om de belanghebbenden op afstand van het sprintende team te houden.  Ontwikkelteam, productowner en scrummaster zijn bij voorkeur goed op elkaar ingespeeld als stam, stamhoofd en magiër. 

Beschouwing corporate antropologie bij ICT vraagstukken
Sommige ontwikkelingen in en door ICT volgen elkaar razendsnel op. Anderen staan al jarenlang op de agenda, zoals bijvoorbeeld Demand – Supply en Business Alignment. Zorgt het splitsen van de informatieketen in een Demand en Supply organisatiedeel soms voor twee rivaliserende tribes? Of zijn zij twee loten aan dezelfde stam, waarin de stamhoofden moeten zorgen voor eenheid door het vertellen van bezielde verhalen en bijeenkomsten? Wanneer is het tijd voor een KGotla, een raadpleging van de dorpsgenoten op een rond plein, waar ieders mening wordt gevraagd?
Is business alignment bedoeld om de ene tribe de andere te laten overheersen, haar taal en gebruiken op te dringen of is het juist bedoeld om in symbiose vredig naast elkaar te leven?
Als er zoiets als een ICT-tribe is, hoe zorgt deze stam er dan voor dat de verschillende loten, zoals architectuur, informatiemanagement, ontwikkeling, operationeel management, service management, etc., (kortom diverse vakgebieden binnen ICT) goed met elkaar samenwerken?Antropologie leert ons dat het veel uitmaakt of er sprake is van schaarste of overvloed: in tijden van overvloed zullen de stammen naast elkaar leven en elkaar gedogen, maar in geval van schaarste zal de strijd worden gezocht.
Nieuwe ontwikkelingen, zoals Internet of Things, Cloud, Big Data, digitalisering, sociale media, innovatie in Business Modellen, enz. hebben nogal wat gevolgen voor de verdeling van werk, de inrichting van organisaties en werkprocessen, zowel bij ICT-organisaties als ook de organisaties waar ICT wordt ingezet. Dit beïnvloedt menselijk gedrag en vice versa die ontwikkelingen beïnvloeden evenzeer het menselijk gedrag. Voor managers en consultants kan dit boek daarom best eens goed van pas komen. Door vanuit de antropologische bril te beschouwen wat er gaande is, kunnen andere interventies worden ingezet. Deze antropologische kijk op organisaties is wel heel anders dan de veel in de ICT gebruikte blauwe (rationeel procesmatige) manier van werken en biedt dan ook een aanvullend perspectief, naast de ontwikkeling van dashboards die de voortgang van verandering laten zien. Deze bril past veel meer bij de ontwikkelingen die er zijn op het gebied van Value Management, waar gekeken wordt naar motivatie en het ‘hoger gelegen doel’.

Conclusie
Agile en Het Nieuwe Werken zijn niet te vergelijken; bij Het Nieuwe Werken is de kern dat er plaats- en tijdsonafhankelijk wordt gewerkt. Bij Agile wordt dicht bij en met elkaar in een team gewerkt. Toch blijkt op beiden corporate antropologie toepasbaar om diagnoses te stellen en een veranderaanpak te kiezen. Er is niet één werkvorm voorgeschreven: zoveel stammen als er zijn, zoveel omgangsvormen zijn er. Een juiste vertaling van verhalen, diagnose, gewenste verandering en keuze van veranderstrategie is cruciaal. In ICT termen: een IST beschrijving, informatie analyse, use cases, requirements, business case, architectuurkeuze en projectaanpak.
Ongeacht de disruptieve gevolgen van het inzetten van technologie, waardoor andere vormen van  samenwerking ontstaan, zullen overlevingsdrang en relaties de menselijke rode draad zijn. Zolang de maatschappij nog niet volledig is gerobotiseerd, wordt de cultuur bepaald door menselijk gedrag. Een antropologische bril toevoegen in de manier van kijken naar organisaties en veranderingen kan ons alleen maar verrijken.

Auteur: Carolien Glasbergen MSc, eigenaar 2Proces, bevordert ontwikkeling van persoonlijk en professioneel bewustzijn, voor het herkennen van keuzemogelijkheden bij lastige vraagstukken.
Carolien heeft een bedrijfskundige achtergrond en ruim 30 jaar veranderervaring in vele aspecten van de Informatie en Communicatie Technologie & Organisatie, onder andere als senior ICT projectmanager bij UWV.

Contact: info@2proces.nl Twitter: CarolienGl 

 

 

 

 

[1] https://nl.wikipedia.org/wiki/Antropologie

 

[2] Een ‘sprint’ is een vaste tijdseenheid (2-6 weken) waarin stories worden ontwikkeld door het srcumteam.

 

 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag