Van groen scherm naar plat apparaat

Van groen scherm naar plat apparaat
 
De traditionele bureaucomputer moet in toenemende mate plaatsmaken voor andere apparaten, zoals laptops, tablets en smartphones. De medewerker moet in staat zijn toegang te krijgen tot zijn informatie ‘any place, any time, any device’. Medewerkers worden, onder het motto ‘Bring Your Own Device’ (BYOD), in staat gesteld met hun eigen IT-middelen toegang te krijgen tot bedrijfsinformatiesystemen. Dit artikel – het eerste in een serie van drie – belicht de beweegredenen die organisaties hebben om na te denken over BYOD en de uitdagingen waarvoor ze zich gesteld zien.

Alfred de Jong en Eelco Rouw
De digitale werkplek heeft zich in de afgelopen decennia ontwikkeld van de bureaucomputer met groen scherm tot een compleet systeem waarvan de bureaucomputer nog maar een klein onderdeel is. De moderne digitale werkplek in organisaties is ‘verbonden’ en fungeert als medium om toegang te krijgen tot kantoorautomatisering en de verschillende bedrijfssystemen.
Deze verschuiving brengt de nodige uitdagingen met zich mee voor de ontwikkeling en het beheer van IT, maar stelt ook eisen aan de mensen die gebruikmaken van de digitale werkplek. Immers, een laptop komt vaak ook op plaatsen buiten de bedrijfsgrenzen en een smartphone kan men eenvoudig verliezen of ergens laten liggen.
Waarom kiest men er dan toch voor om deze diversiteit aan te bieden? Vaak zijn er bedrijfsmatig voordelen te halen uit het overal toegang hebben tot bedrijfssystemen of helpt het om jongere medewerkers te behouden voor de organisatie. We zullen hier nog nader op ingaan.
 
Stap verder
Bring Your Own Device gaat nog een stap verder en stelt medewerkers in staat met eigen IT-middelen, zoals een eigen laptop, thuis-pc of telefoon, toegang te krijgen tot de bedrijfsinformatiesystemen van de organisatie. Diverse Nederlandse en internationale organisaties zijn bezig een BYOD-strategie te ontwikkelen en de medewerkers flexibiliteit te geven in het gebruik van IT-faciliteiten.
Wanneer je ‘BYOD’ intypt in Google krijg je een grote hoeveelheid hits van met name software- en hardwareleveranciers die oplossingen bieden om de medewerker te bevrijden uit het keurslijf van een standaard-pc. Men belooft eindgebruikers maximale flexibiliteit terwijl het machinepark voor de IT-organisatie veilig en beheerbaar blijft.
Maar is het echt zo eenvoudig? Is BYOD louter een combinatie van technologieën die ervoor zorgen dat men van eigen middelen gebruik kan maken zonder beperkingen, maar wel veilig en beheerbaar voor IT-organisaties? Of is BYOD onderdeel van een bredere strategie waarbij de medewerkers flexibeler en vrijer kunnen werken, maar daarmee ook meer verantwoordelijkheden krijgen? Wij denken het laatste.
 
Het doel bepaalt de middelen
Het loont de moeite dieper in te gaan op de beweegredenen om BYOD in te voeren. Het doel bepaalt immers de middelen: uit het ‘waarom’ valt het ‘hoe’ af te leiden.
Van een afstand bekeken lijken alle BYOD-initiatieven hetzelfde voor ogen te hebben, maar zo’n observatie berust slechts op een oppervlakkige waarneming. De ervaring leert dat er een aantal duidelijk verschillende doelstellingen valt te onderscheiden:
Medewerkersretentie . Doordat medewerkers in staat worden gesteld hun eigen digitale werkplek uit te kiezen, zouden ze meer tevreden zijn over de geboden faciliteiten en daardoor minder snel vertrekken.
Kostenbesparing . De lokale ondersteuning van de digitale werkplek is intensief en kostbaar. Door de verantwoordelijkheid te verschuiven naar de eindgebruiker kunnen kosten bespaard worden.
Flexibiliteit . Het moet een eenvoudige zaak worden om niet-standaardapparatuur te gebruiken en mensen eenvoudig aan te sluiten op de bedrijfsinformatiesystemen.
Doelmatigheid . Medewerkers hebben gedurende de dag verschillende activiteiten en verschillende behoeften. Gebruikers raken steeds meer gewend om te wisselen tussen verschillende apparaten.
Identiteit . Men wil de medewerkers het gevoel geven dat zij als individu keuzes kunnen maken en een eigen identiteit kunnen behouden.
De doelstelling is van fundamenteel belang voor de keuze van een geschikte BYOD-strategie. Zo zal een organisatie die de identiteit van individuele medewerkers belangrijk vindt, niet gebaat zijn bij een oplossing door middel van server-based computing, waarbij de werkplek als een ‘fotolijstje’ fungeert. Maar de organisatie die de doelmatigheid van ICT wil vergroten door BYOD, doet er misschien goed aan het aantal standaarden te verhogen in plaats van deze los te laten.
De doelstelling is boven water te halen door gebruik te maken van bedrijfsscenario’s waarin men verhaaltechnieken toepast om de daadwerkelijke drijfveer te achterhalen voor de BYOD-strategie. Deze techniek wordt al veel gebruikt voor werkplekonderzoeken, waarbij wordt uitgegaan van persona’s of standaardprofielen.
 
Maak het tastbaar: ee denk- en werkmodel
Zodra de motieven achterhaald zijn, wordt het zaak de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Uit de discussies bij diverse organisaties blijkt dat de denkbeelden rondom BYOD zelfs binnen de muren van een en dezelfde organisatie verschillen. Om medewerkers dezelfde taal te leren spreken is het dan ook aan te raden een goed denk- en werkmodel te ontwikkelen dat als discussiestuk kan worden gebruikt. Dit model moet geen antwoorden geven op vraagstukken, maar ervoor zorgen dat er een gemeenschappelijk vocabulaire ontstaat. Een geschikt denk- en werkmodel van BYOD bestaat uit drie onderdelen:
• Een decompositie van de werkplek (zie figuur 1): welke componenten en diensten vormen samen de bedrijfswerkplek?
• Een normering voor de mate van controle en beheersing (zie figuur 2) per onderdeel van de werkplek. Hierbij wordt aangegeven in hoeverre een onderdeel van de werkplek door de IT-organisatie wordt ‘losgelaten’.
• Een RACI-tabel met taken en verantwoordelijkheden. Verantwoordelijkheden verdwijnen niet, maar verschuiven!
 
Figuur 1. Decompositie van de werkplek
 
Figuur 2. Normering van de mate van controle en beheersing
 
Een complexe uitdaging
Nu pas – wanneer de motieven helder zijn, er één taal wordt gesproken en de verantwoordelijkheden zijn verdeeld – kan op een zinnige manier de ontwikkeling van de IT-strategie en de IT-jaarplanning voor de ondersteuning van BYOD ter hand worden genomen. Inmiddels hebben we meerdere organisaties zien worstelen met het bedenken van een passende BYOD-(of eigenlijk: werkplek-) strategie die de ‘gulden snede’ van flexibiliteit en beheersbaarheid benadert en ook nog eens tevreden eindgebruikers en een blije IT-organisatie oplevert.
Deze strategie beperkt zich meestal tot het oplossen van een connectiviteitsvraagstuk (hoe krijg ik contact met de bedrijfsomgeving?) en een leveringsvraagstuk (hoe krijg ik de applicaties die we gebruiken beschikbaar op het apparaat?). Voor de connectiviteit wordt vaak gekeken naar draadloze verbindingen via wifi en 3G en voor de levering blijven de meeste organisaties vasthouden aan server-based computing, zodat men maximaal controle houdt over het functioneren van applicaties en de data keurig binnen het eigen datacenter blijven.
Doordat organisaties en masse lijken te kiezen voor de bovengenoemde oplossingen, lijkt BYOD er eigenlijk maar in één smaak te zijn. Het andere apparaat waarmee de gebruiker contact maakt is meer een ‘fotolijstje’ met steeds hetzelfde doorkijkje. De Mac-gebruiker zal nog steeds gebruikmaken van de bekende Windows-applicaties, terwijl er misschien prachtige alternatieven voor bestaan die op een Mac werken. De ‘look and feel’ van applicaties is mede bepalend voor de productiviteit van medewerkers. Bovendien lijkt een keuze voor BYOD moeilijker te onderbouwen wanneer de ter beschikking gestelde applicaties precies dezelfde zijn als die op de standaardwerkplek.
Bring Your Own Device wordt door de meeste IT-organisaties eenzijdig belicht. Om echt succesvol te zijn zal men een veel fijnmazigere strategie moeten hanteren waarin rekening wordt gehouden met de organisatorische inbedding en de daadwerkelijke doelstellingen van het BYOD-initiatief.
 
Conclusie
Bring Your Own Device wordt te vaak als ‘eenheidsworst’ gezien en meestal direct via de technische route, vaak op basis van server-based computing, ontwikkeld. We hebben laten zien dat het belangrijk is als eerste stap niet de techniek ter hand te nemen, maar het doel (of meerdere doelen) dat men met BYOD wil bereiken scherp te definiëren.
Als volgende stap is de ontwikkeling van een helder denk- en werkmodel aan te bevelen; dat bevordert dat de verschillende partijen – HR, Legal, ICT en eindgebruikers – een gemeenschappelijk vocabulaire hebben. Dit model moet tevens handvatten bieden voor een goede verdeling van de verantwoordelijkheden.
Dan pas zal een doorvertaling plaatsvinden van de doelstellingen naar de inrichting van de bedrijfsICT-infrastructuur, compliancy, ondersteunende HR/ICT-processen en financiële gevolgen van de te maken keuzes.
 
Alfred de Jong is managing consultant Architectuur & Innovatie bij Quint Wellington Redwood, een adviesbureau dat zich richt op het grensvlak van organisatie en IT. E-mail: a.de.jong@quintgroup. com.
Eelco Rouw is senior consultant bij Quint Wellington Redwood. E-mail: e.rouw@quintgroup.com.
 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag