VERA maakt interactie mogelijk

VERA maakt interactie mogelijk
Woningcorporaties zijn verantwoordelijk voor informatie-uitwisseling met andere corporaties en met ketenpartners. VERA levert een bijdrage aan de standaardisering, complexiteitsreductie en transparantie van gegevensuitwisseling tussen applicaties.
Woningcorporaties worstelen met hun informatievoorziening. Zo hebben veel corporaties te maken met eilandautomatisering en zijn er grote onderlinge verschillen. Een woningcorporatie is geen statische organisatie, maar een organisatie waarbinnen een levendige dynamiek bestaat. Dit heeft tot gevolg dat niet alle processen even stabiel zijn, onder andere door externe invloeden (veranderende wetgeving), de behoefte om te optimaliseren (kosten verlagen, doorlooptijd verkorten), de behoefte om te specialiseren en de wens om te innoveren.
De verschillen tussen corporaties uiten zich in de bedrijfsinrichting van de corporatie. Niet voor alle processen kunnen dezelfde eisen aan de bedrijfsinrichting worden gesteld. Er moeten afhankelijk van de genoemde dynamiek en afgeleid van de bedrijfsstrategie keuzes gemaakt worden over hoe de bedrijfsinrichting eruit komt te zien. Als gevolg hiervan worden er ook verschillende eisen gesteld aan de informatievoorziening. Deze moet in staat zijn zowel dynamische als minder dynamische processen te ondersteunen en betrouwbare managementinformatie leveren.
Kleine corporaties
Voor kleinere corporaties lijkt het bovenstaande niet direct van toepassing. Een kleinere corporatie kent minder complexe processen en heeft over het algemeen een eenvoudiger automatiseringsbehoefte. Kleinere corporaties hebben hierdoor over het algemeen voldoende aan minder pakketten om de administratie in te voeren. Echter, de risico’s bij het handmatig uitvoeren van processen met behulp van Excel is door de beperkte schaal niet minder groot. Wordt dit risico te groot, dan kan er eenvoudig een nieuw pakket aangeschaft worden.
Maar ook bij kleinere corporaties komt er door groei aan verbeterde informatiebehoefte vroeg of laat een omslagpunt in de complexiteit en is ICT geen middel meer maar een belemmering. Om dit te herkennen en op de toekomst voorbereid te zijn is het ook voor zowel grote als kleinere corporaties verstandig om kennis te nemen van de vraagstelling en beoordelingscriteria bij de keuze van een applicatiestrategie. Of het nu gaat om een grote of een kleinere organisatie, ze moeten beiden de volgende doel
stelling als uitgangspunt hebben: het managen van de ambities en komen tot een eenduidige referentiearchitectuur waarmee eenduidige data haalbaar wordt.
Volwassen organisatie
Een open referentiearchitectuur kan alleen bestaan wanneer een onderneming beschikt over eenduidige en betrouwbare informatie. De informatiemanager speelt hierin een cruciale rol. Zijn rol is afhankelijk van de situatie waarin een onderneming zich bevindt. Zo zijn er drie fases te onderscheiden ofwel drie stappen om te komen tot een volwassen ICT-organisatie (figuur 1) :
Figuur 1. De opgave van de informatiemanager is afhankelijk van de situatie
 
Orde scheppen
ICT doet niet wat ze moet doen. Zelfs de meest basale systemen werken slecht, waarop veel managers hun eigen plan trekken. Dit is te herkennen door managers die buiten de ICT-afdeling om beslissen software aan te schaffen. Het architectuurvraagstuk moet dan achteraf door ICT worden opgelost. Inzicht in de architectuur van de bestaande situatie is noodzakelijk, evenals inzicht in de sterke en zwakke kanten van de organisatie van de ICT-afdeling. De relatie tussen de ambities van de woningcorporatiebestuurders en de volwassenheid van de ICT-organisatie moet helder zijn voordat er effectief richting kan worden gegeven aan het informatiebeleid.
Verbinden
Alle basisvoorzieningen om de bedrijfsvoering te ondersteunen werken, maar veel systemen sluiten nog niet op elkaar aan, managers hebben vaak hun eigen specifieke systemen die ook doen wat andere systemen doen. Systemen moeten met elkaar gekoppeld en ontdubbeld worden. Er moet dus gekozen worden en de business moet het over die keuzes eens worden; standaardisatie is vereist. Voor de informatiemanager is het noodzakelijk om inzicht te krijgen in de architectuur van de toekomstige situatie en in de migratiescenario’s van de huidige naar de toekomstige situatie.
Innoveren
In de derde fase werkt ICT als een geoliede machine. Alle systemen werken en zijn efficiënt met elkaar verbonden. De corporatie is op weg om een netwerkorganisatie te worden. De onderneming wil als vooruitstrevend te boek staan en daarbij wordt ICT gebruikt om nieuwe wegen in te slaan. Innoveren staat in deze derde fase centraal op de ICT-agenda. In deze fase fungeert de informatiemanager als trendwatcher van mogelijkheden van nieuwe technologie. Inzicht in relevante technologie en de toegevoegde waarde daarvan voor de corporatie is in deze fase noodzakelijk.
Operationele modellen
Hoe wordt de strategie bepaald? Om de applicatiestrategieën te introduceren is het nodig eerst iets over de mogelijke operationele modellen van een corporatie uit te leggen. De applicatiestrategieën hebben hiermee namelijk een directe link. Met een operationeel model beschrijft een corporatie in welke mate zij streeft naar bedrijfsprocesintegratie en -standaardisatie. Ross, Weil, en Robertson komen met deze aspecten tot de vier operationele modellen in figuur 2 .
 
 
Figuur 2. Vier operationele modellen van Ross, Weil en Robertson
In een fusie bevindt een corporatie zich in het kwadrant ‘diversificatie’. De te fuseren onderdelen doen dezelfde dingen, maar elk op hun eigen en verschillende manier, wat neerkomt op een lage mate van standaardisatie en een lage mate van integratie. Dit is niet waar de fusiecorporatie wil zijn, de wens kan bijvoorbeeld zijn om te streven naar unificatie.
Van de operationele modellen naar applicatiestrategieën kunnen we de assen uit de figuur op de volgende manier vertalen. De as van de processtandaardisatie vertaalt zich in de keuze om pakketminimalisatie toe te passen (hoge mate van standaardisatie) of voor functionele aansluiting op de wensen (lage mate van standaardisatie). De as van de procesintegratie vertaalt zich in de keuze voor een manier van koppelen waarbij functionaliteit eenvoudig geïntegreerd kan worden. Of een manier van koppelen waardoor functionaliteit minder vanzelfsprekend geïntegreerd kan worden.
Applicatiestrategie
Hoe bepaal je een passende applicatiestrategie? Niet voor elk organisatieonderdeel geldt dezelfde strategie. Wat zijn de aspecten die in een keuze voor een (deel)strategie meegenomen kunnen worden? Deze keuze of weging van de aspecten is geen autonome keuze van de corporatie, deze is ook gebonden aan de omgeving van de corpo
 
ratie. Ze wordt bijvoorbeeld beïnvloed door het huidige applicatielandschap, politiek (wet- en regelgeving), economie, techniek, et cetera. Het komen tot een goede applicatiestrategie is daarmee een hele opgave. Wanneer een keuze gemaakt is, betekent niet dat de praktijk hierop aansluit. Er zal sprake zijn van een verandering. Deze verandering kan gestuurd worden met een traject van informatieplanning. De zes belangrijkste aspecten staan hieronder. Een applicatiestrategie moet allereerst aansluiten bij de bedrijfsstrategie en daarbij draait het vooral om de aansluiting van het applicatie landschap op de beweging en de lange termijn doelstellingen van de corporatie.
• Onafhankelijkheid van leveranciers: wie heeft de controle over de ICT? U of de leverancier(s)? Ligt de bedrijfsproces- en integratiekennis bij de pakketleverancier, in-house (of een aparte partner) of is die verspreid over een groot aantal leveranciers? Een lage score (hoge leveranciersafhankelijkheid) op dit aspect kan tegen de corporatie werken. Een leverancier heeft dan in een bepaalde mate een lock-in die hem de vrijheid geeft om bijvoorbeeld de tarieven sterk te verhogen. Daarnaast bepaalt de leverancier in plaats van de markt welke wijzigingen in het pakket doorgevoerd worden. Aan de andere kant kunnen er ook te veel leveranciers bestaan, bijvoorbeeld na een fusie. Hierbij is het vaak wenselijk om juist met minder leveranciers te eindigen.
• Aansluiting op processen: werken de medewerkers zoals het pakket voorschrijft of werkt het pakket zoals de mensen voorschrijven? Een slechte aansluiting op de processen zorgt ervoor dat de voor de corporatie ideale processen niet op die manier uitgevoerd kunnen worden. De samenhang tussen de processen zal beperkter zijn. Procesoptimalisaties kunnen, zeker in combinatie met een lage aanpasbaarheid, moeilijk doorgevoerd worden. Daarnaast kan een slechte aansluiting op processen een lagere arbeidssatisfactie geven.
• Aanpasbaarheid: in hoeverre kunnen processen eenvoudig veranderd worden? Wat is de flexibiliteit van de applicatiestrategie om met wijzigingen om te kunnen gaan? Ook time-to-market is een aspect van de aanpasbaarheid. Hoe groot is de impact van een wijziging? Blijft die beperkt tot het aan te passen pakket of rimpelt deze door het hele landschap heen? Een lage score op dit aspect maakt dat er starheid ontstaat. Het veranderen van een werkwijze of deelprocessen uitbesteden kan dan alleen met de grootst mogelijke inspanning. Een lage score maakt dat ICT een beperkende factor wordt voor het kunnen inspelen op veranderingen.
• Functionele scheiding: Hoe groot is de kans dat in het applicatielandschap dezelfde functionaliteit meerdere malen voorkomt? Een grotere kans op functionele overlap betekent dat twee afdelingen hetzelfde doen in twee verschillende applicaties. Met alle gevolgen voor de samenwerking en herbruikbaarheid van gegevens. Redundante gegevens leiden tot onbetrouwbare managementinformatie. Een keuze om functionele overlap te beperken betekent niet automatisch dat het vanaf dat moment niet meer voorkomt. Hier kan actief op gestuurd worden om de huidige overlap te verminderen, maar de corporatie heeft er niet altijd invloed op. Er kan overlap ontstaat doordat een nieuwe versie van een applicatie functionaliteit introduceert die al op een andere plaats in het landschap was opgenomen. In deze gevallen ontstaat dan vaak een situatie met potentieel conflicterende informatie-eigenaren, waardoor de eenduidigheid van informatie op een glijdende helling komt. Daarnaast kan er sprake zijn van grote overlap vanwege de geschiedenis van de corporatie. In dat geval moet applicatierationalisatie plaatsvinden.
• Beheersbaarheid: in hoeverre levert de strategie een beheersbaar applicatielandschap? Van invloed hierop zijn de complexiteit en bijvoorbeeld of extra integratie leidt tot een grote toename van complexiteit en extra inspanning voor beheer. Lage beheersbaarheid geeft een ‘kaartenhuisgevoel’. Er is alleen overzicht op onderdelen en bij de eerste de beste verandering storten aanpalende applicaties en informatiefuncties onverwacht in.

• Eenvoud integratie : hoe eenvoudig is de integratie tussen applicaties onderling en met ketenpartijen? Moet er veel geïntegreerd worden? Is er sprake van complexe integratie, waarbij hetzelfde gegeven twee kanten op geïntegreerd moet worden?
In figuur 3 zijn de vier strategieën uitgezet op de zes beoordelingsaspecten. Een hogere score op een aspect (verder van het midden) is beter. Afhankelijk van de situatie van de corporatie (context, omgeving) kan het belang van aspecten meer of minder zwaar meewegen. Het gaat hierbij om het maken van keuzes, vaak om keuzes die het minste pijn doen. In de voorbeelden is dit onder andere uitgewerkt.

Figuur 3. Strategieën beoordeelt op verschillende aspecten
 
VERA
Waarom bestaat VERA? VERA (Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur) zorgt voor de uniforme gegevensuitwisseling tussen ICT-systemen door implementeerbare gegevensdefinities beschikbaar te stellen en is hiermee de technische vertaalslag van CORA (COrporatie Referentie Architectuur). Tot op heden biedt elke leverancier bij een woningcorporatie zijn eigen manier van koppelen aan om informatie-uitwisseling met de andere systemen te realiseren. Het gaat dan niet alleen over informatie-uitwisseling binnen de muren van de woningcorporatie zelf, maar vooral ook over informatie-uitwisseling tussen woningcorporaties onderling (managementinformatie toezichthouders) en informatie-uitwisseling met ketenpartners (zorg, incasso, energie) en de overheid (WOZ, BAG, Kadaster) Het is aan de woningcorporatie om de verschillende leveranciers bij elkaar te krijgen en deze gegevens met elkaar uit te laten wisselen. De corporatie is daarmee integratieverantwoordelijk. De gemaakte koppeling is in veel gevallen specifiek op een situatie toegespitst. Zo is er een koppeling beschikbaar tussen leverancier A en B en een koppeling tussen leverancier A en C voor dezelfde gegevens. Omdat deze koppelingen niet als standaard beschikbaar zijn, krijgen corporaties in veel gevallen te maken met maatwerk en daarmee extra kosten. Na een aantal jaren ontstaat een situatie waarin het overzicht van koppelvlakken onbeheersbaar is geworden. VERA levert een bijdrage aan de standaardisering, complexiteitsreductie en transparantie van gegevensuitwisseling tussen applicaties binnen de woningcorporatiebranche, overheid en ketenpartners. Met VERA is het mogelijk om verschillende systemen met elkaar te laten communiceren en interacteren via webservices. Technische kennis van achterliggende informatiesystemen is dan niet meer nodig. De standaard is toe te passen op koppelingen tussen verschillende technologieën van verschillende leveranciers en is daarmee applicatie-onafhankelijk. Dit leidt tot een kostenbesparing. Standaardisatie van gegevensuitwisseling neemt een stuk onderhoud weg; leveranciers hoeven nog maar één koppeling te onderhouden. Ook voor een efficiënte koppeling met landelijke basisregistraties als de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) is deze standaardisatie belangrijk.
 
Pascal Greuter is business unit manager bij Info Support. E-mail: pascalg@infosupport.com
 
Bij VERA betrokken organisaties Techxx BV, Info Support BV, Cegeka, Reasult BV, Q+O|Techxx|Itris, Kubion, Woningnet, Centric, HC&H, NCCW, DSA, SG automatisering bv, CTAC, ZIG.
 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag