Verklaren adoptiemotieven ERP-succes?

Verklaren adoptiemotieven ERP-succes?
Leiden adoptiemotieven tot door gebruikers ervaren succes van een ERP-systeem? De relatie tussen motieven en succes is onderzocht bij Nederlandse ondernemingen die in de periode 2005 tot en met 2010 een ERP-systeem implementeerden.
Mayke Angenent, Jan Bots en Ivo De Loo
ERP-onderzoek richt zich meestal op ERP-implementatie, ERP-integratie en ERP-ontwikkeling (Pekkola et al. 2013). Andere thema’s hebben tot nu toe veel minder aandacht gehad. Pekkola et al. suggereren dan ook om het ERP-onderzoek te verbreden naar andere thema’s. Dit artikel beantwoordt de vraag of het ervaren succes bij een ERP-systeem dat op basis van economische motieven is geïmplementeerd anders is dan bij een ERP-systeem dat op basis van institutionele motieven is geïmplementeerd.
ERP-implementatiefase
Bij een ERP-implementatie worden doorgaans verschillende fasen doorlopen. Markus en Tanis (2000) stelden een model op (figuur 1) waarin ze vier fasen onderscheiden die typisch doorlopen worden bij een ERP-implementatie: de ‘planningsfase’, ‘projectfase’, ‘shakedown-fase’ en de ‘onward and upward-fase’.
Figuur 1. De vier fasen van een ERP- implementatie; naar Markus en Tanis (2000)
In de planningsfase worden alle beslissingen genomen die uiteindelijk leiden tot goedkeuring van het ERP-project (ook wel adoptiebesluit). De fase waarin het ERP-systeem wordt ingevoerd in de organisatie heet de projectfase; in deze fase is een projectteam actief dat de invoering tot een goed einde moet brengen. De shakedown-fase start met het in gebruik nemen (‘go live’ gaan) van het ERP-systeem. Men ziet en ervaart eventuele kinderziekten en verhelpt ze. Tot slot onderscheiden Markus en Tanis de onward and upward-fase, waarin de organisatie tot rust komt en verfijning van het ERP-systeem plaatsvindt. Wat is de relatie tussen de motieven die in de planningsfase een rol spelen om het ERP systeem aan te schaffen en het door de gebruikers ervaren ERP-systeemsucces in de onward en upward-fase?
Motieven
Er zijn veel verschillende redenen om over te gaan tot adoptie van ERP-systemen (Markus & Tanis, 2000). Uit de literatuur blijkt dat er zowel economische als institutionele factoren ten grondslag kunnen liggen aan de beslissing om een ERP-systeem te implementeren (Kamhawi, 2008; Ugrin, 2009) (figuur 2) – al dan niet in combinatie.
Figuur 2. Overzicht van veel genoemde motieven om een ERP-systeem in te voeren
 
Economische adoptiemotieven
Economische adoptiemotieven zijn ingegeven door de verwachte baten van een ERP-systeem en/of de te bereiken kostenreductie in een organisatie (Oliver & Romm, 2002). Deze motieven kunnen in vier verschillende groepen worden onderverdeeld: operationeel, strategisch, tactisch en technisch. Zo kunnen bijvoorbeeld het verbeteren van de besluitvorming en de kwaliteit van de intern verspreide informatie in een organisatie belangrijke motieven zijn om een ERP-systeem te implementeren. Door de centrale database en de rapportagefunctie van een ERP-systeem is het gemakkelijker om informatie terug te vinden dan in andere type systemen of op papieren documenten (Saeed et al., 2011). Een ander voordeel is dat bij invoering van een ERP-systeem kosten verminderen doordat het productieproces (voor een deel) wordt geautomatiseerd (Shang en Seddon, 2002). Organisaties hanteren ERP-systemen niet alleen om allerlei procedures te automatiseren en operationele functies te gebruiken. Ze maken ook gebruik van een ERP-systeem om een impuls te geven aan het strategisch management (Kamhawi, 2008). Doordat zij betere informatie tot hun beschikking hebben, zijn ze beter geïnformeerd bij het maken van strategische beslissingen.
Institutionele adoptiemotieven
Voor organisaties is het echter vaak lastig om de kosten en de baten van een ERP-systeem vooraf te kwantificeren. Dat heeft geleid tot de gedachte dat ook institutionele factoren de besluitvorming rond de implementatie van een ERP-systeem kunnen beïnvloeden (Ugrin, 2009). Institutionele (sociologische) theorieën stellen dat veranderingen in een organisatie worden gedreven door druk van buitenaf. Degenen die verantwoordelijk zijn voor de besluitvorming kunnen een bepaalde druk ervaren om zich te conformeren aan een gedeelde maatschappelijke opvatting binnen of (met name) buiten de organisatie (DiMaggio & Powell, 1983). In het geval van een ERP-systeem zou dit bijvoorbeeld de opvatting kunnen zijn dat invoering van een ERP-systeem nuttig is. Men onderscheidt binnen deze institutionele theorieën drie typen druk: mimetic, coercive en normative pressure. ‘Mimetic pressure’ zorgt ervoor dat organisaties elkaar gaan imiteren. In plaats van zelf een volledige kosten-batenanalyse uit te voeren, wordt het gedrag van succesvolle organisaties nagebootst. Een organisatie kan onder andere concurrenten, leveranciers en afnemers nabootsen (Ugrin, 2009). ‘Normative pressure’ doet zich voor wanneer organisaties zich conformeren aan normen die zijn ontwikkeld door (professionele) organisaties of instanties waarmee ze vaak omgaan (Ugrin, 2009). Hierbij valt te denken aan professionele netwerken en verenigingen waarbij de organisatie of bepalende medewerkers zijn aangesloten (brancheorganisaties, beroepsverenigingen, platformen van deskundigen). Indien een organisatie een technologie implementeert omdat zij externe druk ervaart om dit te doen, is sprake van ‘coercive pressure’ (DiMaggio & Powell, 1983). Externe druk komt vaak voort uit overheidsregulatie, zoals een wetswijziging. Ook opdrachtgevers kunnen eisen dat een organisatie een bepaalde technologie gebruikt.
Hypothesen
Uit eerder onderzoek is gebleken dat de verwachtingen van gebruikers vooraf over het ERP-systeem van invloed zijn op het gebruik en het ervaren succes nadat het ERP-systeem is geïmplementeerd. Een positieve verwachting van de mate waarin het informatiesysteem de output per tijdseenheid zal verbeteren (‘task productivity’), leidt tot een snellere acceptatie van het systeem wanneer het in gebruik is genomen. De gebruikers zijn dan vaak positiever gestemd over het ERP-systeem. Hetzelfde geldt wanneer gebruikers verwachten dat het informatiesysteem mogelijkheden zal bieden om nieuwe ideeën te creëren en uit te proberen in hun dagelijks werk (‘task innovation’) (Saeed et al., 2010). ‘Task productivity’ vertoont overeenkomsten met operationele adoptiemotieven en ‘task innovation’ heeft raakvlakken met strategische adoptiemotieven. Ook ander onderzoek suggereert dat strategische motieven om een ERP-systeem te implementeren leiden tot een hoge mate van gebruikerstevredenheid in de ‘onward and upward-fase’ (Law & Ngai, 2007). Dit is bijvoorbeeld het geval als een organisatie een ERP-systeem implementeert om haar verkopen te optimaliseren of haar marktgebied uit te breiden. Ondernemingen die zowel operationele als strategische adoptiemotieven hadden om een ERP-systeem in te voeren bleken de hoogste gebruikerstevredenheid te hebben. We verwachten dan ook dat het ERP-systeemsucces groter is naarmate economische adoptiemotieven een sterkere rol hebben gespeeld bij het nemen van het adoptiebesluit om een ERP-systeem in te voeren (hypothese 1). Over de vraag of institutionele factoren invloed hebben op het door gebruikers ervaren ERP-systeemsucces, zijn de meningen verdeeld. Gosain (2004) stelt dat institutionele factoren een grote invloed hebben op de wijze waarop systemen worden geconfigureerd tijdens wat Markus en Tanis (2000) de projectfase noemen. Dit zal volgens Gosain (2004) effect hebben op het gebruik van het informatiesysteem in de onward en upward fase. Marler et al. (2009) suggereren dat medewerkers eerder van plan zijn om een informatiesysteem te gebruiken wanneer ze druk van hun manager ervaren om het systeem te gebruiken. Op grond hiervan verwachten we dat er een verband is tussen institutionele adoptiemotieven en het door gebruikers ervaren ERP-systeemsucces (hypothese 2). De literatuur biedt echter onvoldoende houvast om aan te geven of institutionele adoptiemotieven leiden tot een hogere of een lagere mate van ERP-systeemsucces. Deze relatie hebben we onderzocht, waarbij we niet aan kunnen geven in welke richting dit verband zal gaan.
Operationalisatie
Om de hypothesen te kunnen toetsen, is het nodig om de variabelen te vertalen (operationaliseren) in concrete, meetbare definities. In de vorige paragrafen gingen we in op adoptiemotieven. Institutionele en economische adoptiemotieven zijn geoperationaliseerd zoals aangegeven in figuur 2. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van de studies van Shang en Seddon (2002) en Ugrin (2009).
In ons onderzoek hebben we de relatie met ERP-systeemsucces onderzocht. ERP-systeemsucces definieerden we als: de mate waarin gebruikers tevreden zijn over de informatiekwaliteit die het ERP-systeem levert gedurende de onward and upward-fase (Markus en Tanis 2000). Bij de operationalisatie hiervan gebruikten we een vereenvoudigde vorm van het model van DeLone en McLean (2003). Informatiekwaliteit wordt bepaald door de nauwkeurigheid, volledigheid, tijdigheid en aantrekkelijkheid te onderzoeken van de uit het ERP-systeem aan gebruikers geleverde informatie.
Er zijn ook andere factoren die het succes van een ERP-systeem beïnvloeden. De belangrijkste factoren nemen wij op als controlevariabelen. Het doel van controlevariabelen is om de onafhankelijke variabele(n) te corrigeren, zodat niet ten onrechte te veel betekenis aan de invloed van adoptiemotieven op ERP-systeemsucces wordt gegeven. Als controlevariabelen zijn ‘organizational fit’, een goede ‘staffing’ (training) van medewerkers en het ‘leading’ zijn van het topmanagement opgenomen. Deze factoren zijn vaak aangehaald als succesfactoren voor een hoge mate van door gebruikers ervaren ERP-systeemsucces in de onward and upward-fase (Bradley, 2008). Organizational fit is de mate waarin er een ‘match’ aanwezig is tussen de bedrijfsprocessen en het gekozen ERP-pakket. Staffing is de mate waarin de gebruikers zijn opgeleid om met het ERP-systeem te werken. Leading heeft betrekking op de mate waarin en de wijze waarop het topmanagement de implementatie van het ERP-pakket steunt. Het onderzoeksmodel is weergegeven in figuur 3 .
Figuur 3. Het onderzoeksmodel
 
Methode van onderzoek
Er is data verzameld onder Nederlandse ondernemingen die in de periode 2005 tot en met 2010 een ERP-implementatie doorvoerden. De data zijn verzameld met behulp van vragenlijsten van Nyenrode Business Universiteit. De vragenlijsten zijn voornamelijk ingevuld door functionarissen die (gedeeltelijk) verantwoordelijk zijn voor het financiële management (CFO’s, controllers) binnen de organisatie. Voor het uitvoeren van de statistische analyse is de dataset gecontroleerd op bijzonderheden. Na enkele kleine aanpassingen bleek het mogelijk het bestaande model middels lineaire regressieanalyse (‘ordinary least squares’) te schatten (Hair et al. 2010).
De dataset bestaat uit 22 Nederlandse ondernemingen. Het betreft ondernemingen met gemiddeld 467 fte’s in de periode 2007 tot en met 2009. De gemiddelde omzet per onderneming per jaar over deze drie jaar bedraagt 140,7 miljoen euro, waarbij de laagste gemiddelde omzet 5,3 miljoen euro bedraagt en de hoogste gemiddelde omzet 1,7 miljard euro. De dataset bevat dus kleine, middelgrote en grote ondernemingen. De ondernemingen uit de dataset ervaren de implementatie van hun ERP-systeem doorgaans als succesvol. Economische en institutionele adoptiemotieven lijken, op basis van een visuele inspectie van de dataset, beide een rol te spelen bij de adoptiebeslissing van ERP-systemen. Vrijwel alle ondernemingen bevinden zich in de ‘onward en upward’ fase van het ERP-implementatietraject.
Resultaten
In de eerste plaats verwachtten we dat het ERP-systeem als meer succesvol wordt ervaren naarmate de adoptiebeslissing meer is gebaseerd op economische motieven. Uit ons onderzoek blijkt dat er een significant positieve relatie bestaat tussen de adoptiemotieven en ERP-systeemsucces (hypothese 1). We concluderen dat het ERP-systeemsucces (lees: de ervaren mate van informatiekwaliteit) groter is naarmate de adoptiebeslissing meer is gebaseerd op economische motieven.
Daarnaast verwachtten wij dat er een verband bestaat tussen de aanwezigheid van institutionele adoptiemotieven en het door gebruikers ervaren ERP-systeemsucces. Voor deze relatie vinden wij een sterke aanwijzing maar net geen statistisch significant verband, uitgaande van een significantieniveau van vijf procent. Bij een significantieniveau van tien procent vinden we dit verband wel.
De onderzoeksresultaten indiceren een negatief verband tussen institutionele adoptiemotieven en ERP-systeemsucces (hypothese 2). Dit zou betekenen dat het door gebruikers ervaren ERP-systeemsucces (de door hen ervaren informatiekwaliteit) vermindert naarmate de adoptiebeslissing sterker gebaseerd is op institutionele motieven.
Discussie
Veel economische (onderzoeks-) literatuur is anno 2013 nog steeds ingegeven door (de noodzaak van) rationele overwegingen bij het nemen van beslissingen in een organisatie.
Medewerkers (en managers in het bijzonder) worden geacht continu kosten-batenafwegingen te maken of zouden deze moeten maken om ‘juiste’ beslissingen te kunnen nemen voor het toekomstige reilen en zeilen van de organisatie. Dit gedachtegoed is ook van toepassing verklaard in de ERP-literatuur. Ugrin (2009) geeft bijvoorbeeld aan dat een organisatie in eerste instantie een inschatting moet maken van de kosten om een ERP-systeem te implementeren en de baten die hieruit zullen voortvloeien vóórdat aan adoptie gedacht kan worden. Pas als het een complexe opgave is om vooraf een inschatting te maken van deze kosten en baten, zullen managers geneigd zijn om op basis van institutionele factoren te besluiten om wel of niet een ERP-systeem te adopteren. De vraag is echter of de praktijk van alledag wel op deze manier kan worden beschouwd: maken organisaties in de praktijk daadwerkelijk eerst een kosten-batenanalyse en komen ze daarna pas aan institutionele adoptiemotieven toe? Hoe het ook zij, deze beschouwingswijze vormt de basis van veel onderzoeksliteratuur. Door ons te baseren op deze onderzoeksliteratuur is deze beschouwingswijze wellicht ook de manier waarop wij kijken naar implementatieprocessen van ERP-systemen en implementatiesucces (informatiekwaliteit) in deze studie. Mogelijk zitten in onze operationalisaties impliciet aannames omtrent rationele afwegingen door beslissers en de noodzaak van kosten-batenanalyses, waardoor wij een bevestiging vinden van de patronen die door economische adoptiemotieven zijn ingegeven.
Een mogelijke verklaring voor het gesuggereerde negatieve verband tussen institutionele adoptiemotieven en ERP-systeemsucces ligt in het verlengde hiervan. Liang et al. (2007) bestrijden bijvoorbeeld dat institutionele druk leidt tot een ‘irrationele’ adoptie van een informatiesysteem. Zij laten zien dat institutionele factoren juist nuttig kunnen zijn voor organisaties die al een geïmplementeerd ERP-systeem hebben en ervoor willen zorgen dat alle functies van het ERP-systeem worden geïntegreerd in bedrijfsprocessen. Deze verklaring van Liang et al. (2007) zou het door ons gesuggereerde negatieve verband tegenspreken. Er is nader onderzoek vereist om meer inzicht te verkrijgen in de relatie tussen institutionele adoptiemotieven en ERP-systeemsucces, waarbij het – naar ons idee – sterk de aanbeveling verdient hierbij aansluiting te zoeken met de (adoptie)praktijk van alledag.
Succesfactoren
Wat zijn onze conclusies? Organisaties die overwegen een ERP-systeem te implementeren en ERP-adviseurs kunnen inspelen op de resultaten van dit onderzoek. Economische adoptiemotieven lijken positief bij te dragen aan het door gebruikers ervaren ERP-systeemsucces. Het verbeteren van de productiviteit en operationele bedrijfsvoering, het verbeteren van de informatievoorziening, het beter beheersen van de productieprocessen en het behalen van strategische voordelen lijken goede overwegingen om een ERP-systeem te implementeren. De resultaten omtrent institutionele adoptiemotieven zijn minder duidelijk. Dit kan echter (deels) liggen aan de huidige stand van zaken in de (onderzoeks-) literatuur rond ERP.
Hierbij moet wel de kanttekening worden gemaakt dat er veel andere factoren zijn die het succes van een ERP-systeem beïnvloeden, naast de factoren die wij in deze studie hebben onderscheiden. Enkele succesfactoren die volgens Bradley (2008) ook belangrijk zijn: een goede match tussen de bedrijfsprocessen en het gekozen ERP-pakket (organizational fit), steun door het topmanagement en een goede training van het personeel. Deze factoren mogen niet uit het oog verloren worden wanneer de implementatie van een ERP-systeem in een organisatie wordt overwogen.
Voordat potentiële adopters en ERP-adviseurs in de praktijk gaan handelen naar de resultaten van dit onderzoek is, lijkt ons, om de redenen zoals hierboven genoemd, aanvullend onderzoek noodzakelijk.
 
Mayke Angenent MSc is als controlemedewerker werkzaam bij de Belastingdienst. Dit artikel is gebaseerd op de scriptie die zij schreef voor de afronding van haar Master of Science in Accountancy. E-mail: mce.angenent@belastingdienst.nl
Prof. dr. ir. Jan Bots is hoogleraar Controlling bij Nyenrode Business Universiteit E-mail: j.bots@nyenrode.nl
Dr. Ivo De Loo is universitair hoofddocent Methoden en Methodologie bij Nyenrode Business Universiteit E-mail: I.DeLoo@nyenrode.nl
Literatuurlijst
Bradley, J. (2008). Management based critical success factors in the implementation of Enterprise Resource Planning systems. International Journal of Accounting Information Systems, 9, 175-200.
DeLone, W.H., en McLean, E.R. (2003). The DeLone and McLean Model of information systems succes: A ten year update. Journal of Management Information Systems, 19, 9-30.
DiMaggio, P. en Powell, W.W. (1983). The Iron Cage Revisited: Institutional Isomorfism and Collective Rationality in Organizational Fields. American Sociological Review, 48, 147-160.
Gosain, S. (2004). Enterprise Information Systems as Objects and Carriers of Institutional Forces: The New Iron Cage? Journal of the Association for Information Systems, 5, 151-182.
Hair, J.F., Black, W.C., Babin, B.J. en Anderson, R.E. (2010). Multivariate data analysis: a global perspective (7th edition). New Jersey: Prentice Hall.
Kamhawi, E.M. (2008). Enterprise resource-planning systems adoption in Bahrain: motives, benefits, and barriers. Journal of Enterprise Information Management, 21, 310-334.
Karahanna, E., Straub, D.W. en Chervany, N.L. (1999). Information Technology Adoption Across Time: A Cross-sectional Comparison of Pre-Adoption and PostAdoption Beliefs. MIS Quarterly, 23, 183-213.
Law, C.C.H. en Ngai, E.W.T. (2007). ERP systems adoption: An exploratory study of the organizational factors and impacts of ERP success. Information & Management, 44, 418–432.
Liang, H., Nilesh, S., Hu, Q. en Xue, Y. (2007), “Assimilation of enterprise systems: the effect of institutional pressures and the mediating role of top management”, MIS Quarterly, Vol. 31, pp. 59-87.
Marler, J.H., Fisher, S.L. en Ke., W. (2009). Employee self-service technology acceptance: a comparison of pre-implementation and post-implementation relationships. Personnel Psychology, 62, 327-358.
Markus, M.L. and Tanis, C. (2000). The enterprise systems experience – from adoption to success. In: Zmud, R.W. (Ed.). Framing the domains of IT research: glimpsing the future through the past. Cincinnati: Pinnaflex Educational Resources, 173-207.
Oliver, D. en Romm, C. (2002). Justifying enterprise resource planning adoption. Journal of Information Technology. 17, 199–213.
Pekkola, S. a.o. (2013). ERP Research at ECIS and ICIS: a fashion wave calming down? In: Proceedings of 21st European Conference on Information Systems, June 5 – 8, Utrecht, The Netherlands.
Saeed, K.A., Abdinnour-Helm, S., Lengnick-Hall, M.L. en Lengnick-Hall, C.A. (2010), “Examining the Impact of Pre-Implementation Expectations on Post-Implementation Use of Enterprise Systems: A Longitudinal Study”, Decision Sciences, Vol. 41 no. 4, pp 659-688.
Saeed, I., Juell-Skielse, G. en Uppström, E. (2011). Cloud Enterprise Resource Planning Adoption: Motives & Barriers. International Conference on Research and Practical Issues of Enterprise Information Systems, 1-24.
Shang, S. en Seddon, P. (2002). Assessing and Managing the Benefits of Enterprise Systems: The Business Manager’s Perspective. Information Systems Journal, 12, 271-299.
Ugrin (2009). The Effect of System Characteristics, Stage of Adoption, and Experience on Institutional Explanations for ERP Systems Choice. Accounting Horizons, 23, 365-389.

Tag

ERP

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag