Zelfbewuste ‘I&T-afdeling’, waar ben je?

Zelfbewuste ‘I&T-afdeling’, waar ben je?
In een wereld die ingrijpend veranderd moet je je als organisatie regelmatig twee vragen stellen: ‘Waar ben je van?’ en ‘Is het antwoord op die vraag nog eigentijds?’ Waar dat laatste niet het geval is, zullen informatiemanagement en informatietechnologie het voortouw moeten nemen om de verandering op gang te brengen.
Van de grote rederijen die rond 1850 met zeilschepen de wereld rond voeren heeft geen een de komst van het stoomschip overleefd. Je had ze willen toeroepen: “Kom op nou, je bent toch van de boten?! Pas je aan!” Dat hebben ze niet gedaan. Ze waren van de zeilboten en bleven halsstarrig hun schepen verbeteren (Lean!) en de kosten verlagen, terwijl de stoomschepen ze aan alle kanten voorbijgingen.
En denk maar niet dat één stoomschiprederij, “Wij zijn van het transport”, later in de vliegtuigen is gegaan. De Koninklijke Nederlandse Stoomboot Maatschappij bestaat al niet meer. Inmiddels gaan ook vliegtuigmaatschappijen met gevestigde namen failliet. In tijden van verandering moet je je regelmatig afvragen waar je van bent. En je afvragen of dat nog wel een eigentijds antwoord is.
We leven weer in zo’n ingrijpend veranderende wereld. Onder andere door het internet is de markt werkelijk open en ‘global’ geworden. Nieu - we technologieën en de gevolgen daarvan veran - deren hele markten. ‘Disruptief’ (ontwrichtend) is al bijna een Nederlands woord geworden. Gerenommeerde bedrijven verdwijnen of marginali-seren, denk maar aan Free Record Shop, Halfords, Mexx, Napster, Nolan Norton, Wedgwood en Wild FM. Allemaal geen goed antwoord op de vraag “Waar ben ik van?”. Ook Kodak en Nokia zijn beroemde voorbeelden van bedrijven die die vraag niet goed beantwoordden, maar het zijn ook voorbeelden van bedrijven die uiteindelijk een dapper nieuw antwoord hebben gegeven op die vraag.
Kodak richt zich nu op diensten aan bedrijven en de koers kruipt langzaam omhoog. Nokia heeft zijn mobiele tak verkocht aan Microsoft en is nu een netwerkbedrijf.
Wendbaar
Ondernemingen zonder eigentijds antwoord op de vraag “Waar ben ik van?”, hebben geen toekomst meer. Dat is nog niet tot iedereen doorgedrongen.
Organisaties die nog geen goed antwoord hebben geformuleerd, besteden weinig aandacht aan het verhogen van hun onderscheidend vermogen en veel aandacht aan het verlagen van de kosten. Dat kan alleen als het antwoord op de vraag “Waar ben ik van?” daadwerkelijk luidt: “Ik ben de goedkoop - ste van allemaal.” En dat is een riskante strategie, er kan er maar één de goedkoopste zijn, terwijl er veel meer de beste kunnen zijn. Er zijn zoveel definities van kwaliteit… Die veranderende wereld stelt hele andere eisen aan organisaties. Tot voor kort moesten orga-nisaties vooral betrouwbaar, efficiënt en klant - gericht zijn. Sinds een paar jaar moeten ze daar bovenop ook wendbaar, innovatief en duurzaam zijn. Organisaties die een hoger maatschappelijk doel nastreven, hebben grotere kans op succes.
Bedrijfsvoering en IT zijn zo ver weven geraakt met elkaar, dat we ze alleen nog maar in samenhang kunnen veranderen. Door al deze zaken verandert de rol van IT ingrijpend.
Die bedrijfsvoering is niet geholpen met ‘one size fits all-IT’. De kernprocessen en de staf moeten in het algemeen betrouwbaar, voorspelbaar, efficiënt, effectief en transparant zijn. Daar moet de IT vooral stabiel en betrouwbaar zijn, met een focus op Lean en Operational Excellence. Maar daar waar de organisatie zich snel aan veranderende omstandigheden moet kunnen aanpassen, is vooral wendbaarheid vereist en is een aanpak als Agile of DevOps heel geschikt. En tenslotte heeft iedere organisatie sleutelactiviteiten, waar het daadwer -kelijke onderscheidende vermogen ontstaat, denk aan marketing en R&D. Daar moet vakmanschap ondersteund worden en dat mag best afwijken van welke standaard dan ook. De IT-afdeling heeft dus minstens drie soorten interne klanten, die zeer afwijkende eisen stellen aan IT. IT moet die drie smaken ook daadwerkelijk kunnen leveren.
Daar komt nog bij dat duurzaamheid en groen steeds belangrijker worden. Van IT wordt ver-wacht dat het bijdraagt aan groener gedrag of aan een groener imago (hangt van de onderneming af) en dat IT dat ook nog eens aantoonbaar doet.
Klassieke IT
Klassieke IT richt zich op invoering en beheer van software en technische infrastructuur. En dat mag je best ruim zien. De cloud, Bring Your Own Device, apps, het is allemaal klassieke IT en ze vallen allemaal onder informatietechnologie. Maar kijk eens naar 3D-printing en -scanning.
Dat krijgt steeds meer invloed op de bedrijfsvoering. Alles wat ik kan printen, hoef ik niet te bewaren, dat kan enorm schelen in de kosten van voorraadbeheer, maar het kan de organisatie ook veel wendbaarder maken. Bovendien kun je met 3D-printing maatwerkproducten leveren tegen de prijs van een massaproduct. Daar zou IT zich dus in moeten verdiepen, maar je kunt 3D-printen toch moeilijk nog informatie technologie noemen. Hetzelfde geldt voor robotisering en augmented reality. Nou ja, wees eerlijk, we vegen al een tijdje technologieën onder IT die niet echt IT zijn.
Kennis-en workflowtechnologie gaan over kennis en workflow, we moesten de definitie van IT al een beetje oprekken om ze nog IT te kunnen noemen.
Technologie met ook informatie erin. En er komt nog veel meer technologie aan: het Internet of Things gaat natuurlijk wel helemaal over IT; domotica en kunstmatige intelligentie kun je daar alweer wat minder onder plaatsen. Maar het zijn wel allemaal nieuwe technologieën, die grote gevolgen kunnen en zullen hebben op de bedrijfs-voering. Waar het om gaat: de onderneming kan het zich niet meer veroorloven dat IT alleen maar klassieke IT levert en IT kan het zich niet veroor loven dat de business denkt dat IT alleen maar klassieke IT levert.
Bij Zara hebben ze alle kleding voorzien van een RFID-tag, zodat ze van ieder kledingstuk kunnen zien hoe het door de winkel beweegt. Zodat ze precies kunnen zien welke kleding wel/niet wordt gepast en wel/niet wordt gekocht. Gesorteerd op maat, tijd van de dag, en te koppelen aan het weer, de indeling van de etalage en nog veel meer. Handig, vooral als je weet dat Zara het aanbod in de winkels regelmatig verandert. Wie gaat zulke veranderingen in uw organisatie bedenken en initiëren?
Voor de onderneming is het nodig dat de IT-afde-ling verstand heeft van informatie én van tech nologie. Niet van IT, maar van I&T (figuur 1) . De nieuwe I&T-organisatie hoeft het allemaal niet te kunnen, maar moet wel de mogelijkheden kennen, om business te helpen de beste partners te vinden. I&T zou zich dan ook niet moeten beperken tot de mogelijkheden bezien vanuit de klassieke IT.
Figuur 1. Kiezen tussen IT of I&T
 
Samenwerking
In een heleboel organisaties is IT niet de enige leverancier van IT-oplossingen. Ik heb een pace maker, die houdt mijn hart een beetje bij de les.
Die pacemaker is embedded software. In een BMW6 zitten in totaal honderd miljoen regels code. Allemaal embedded software, bedoeld om de auto beter te laten rijden. Embedded software was doorgaans geïsoleerde software, maar dat houdt op. Die BMW moet met zijn omgeving communi - ceren, bijvoorbeeld met andere auto’s als hij remt en met de garage dat hij toe is aan onderhoud, maar hij kan ook nuttige informatie geven aan de ontwerpers van de volgende BMW6.
Op dezelfde manier zijn binnen veel onderne-mingen systemen voor procesautomatisering in gebruik, zoals lopende banden, robots en sensoren die allerlei informatie aan besturingssystemen doorgeven. Die procesautomatisering zit ook vol data en die data is steeds vaker nuttige informatie voor de bedrijfs voering. Embedded software en procesautomatisering verzamelen enorme hoe -veelheden data die ze zelf na een paar seconden niet meer nodig hebben. Enorme hoeveelheden data? Dat klinkt niet alleen als big data, dat is ook echt big data.
‘I&T’ moet zich niet bemoeien met de ontwik keling van embedded software en ook niet met procesautomatisering, dat is vaak prima belegd bij gespecialiseerde afdelingen. Maar I&T moet zich wel degelijk bemoeien met het koppelen van die verschillende omgevingen, zodat ze goed samen-werk en en data en informatie correct uitwisselen. I&T, procesautomatisering en embedded soft ware, ze moeten nauw met elkaar samenwerken, technologisch en organisatorisch, zonder dat ieder zijn eigenheid verliest. I&T is de meest voor de hand liggende regisseur van die samenwerking.
Maatwerk
Er verandert nog meer voor IT. Vroeger werk-ten we als volgt: de business bedacht iets, en IT zorgde voor goede specificaties en een goed ontwerp, maakte het of schafte het aan, paste het aan, en zorgde voor implementatie. Heel veel werk in het IT-domein. Inmiddels hebben we standaardapplicaties, die zich bovendien veel sneller verbeteren dan we zelf zouden kunnen.
Logisch, want de markt denkt mee en de hele markt weet het meestal beter dan een individuele onderneming. Als je iets écht anders wil dan de standaard op dat gebied, dan zijn er meestal twee mogelijkheden: wat je wilt is onzin, of dat goede idee zit in de volgende release van de applicatie, met nog een paar andere goede ideeën, die jullie niet hebben bedacht. Op de meeste plaatsen is maatwerk vooral een blok aan het been. Het maakt de installatie van nieuwe releases complex en bevat ook nog eens relatief veel fouten. Behalve daar waar je een eigen gezicht wilt laten zien en snel wil kunnen veranderen, is maatwerk eigenlijk altijd heel onverstandig. Dat realiseren we ons steeds beter, met als effect dat er in het IT-domein steeds minder werk komt. We besteden uit, of we halen het uit de cloud. We kijken wat de applica tie kan en passen de bedrijfsvoering zo aan, dat we de applicatie optimaal benutten. En dat geldt niet alleen voor de klassieke software-applicaties, maar ook voor applicaties op het gebied van de nieuwe technologieën.
In het businessdomein ontstaat daarentegen steeds meer werk. Hoe kunnen we die nieuwe app of die nieuwe technologie optimaal inzetten in de business? Dat vergt georganiseerd ‘experimen - Leren’, samen met de business, tot we een goede manier hebben gevonden. In Eindhoven combineren ze camerabeelden, de signalen van mobiele telefoons en alles wat er op de social media wordt gezegd, om groepsbewegingen en groepsemoties te combineren tot voorspellingen: waar dreigt het uit de hand te lopen? Als dat dreigt gaat de verlichting op groen, want dat is rustgevend, en ze sturen er mensen naartoe om gedoe te voorkomen. Denk je dat dit op de klassieke manier is gebouwd? Ontwerp – realisatie – testen? Vast niet! Dat is een traject geweest met veel meer vallen dan opstaan. Maar toch, met een prachtig eindresultaat. Een woeste mengeling van proberen, fantaseren, mislukken, volhouden, geloven en maken. Met een belangrijke bijdrage van I&T’ers.
Verandering
In zijn boek Antifragiel stelt Nassim Nicholas Taleb dat er eigenlijk maar twee soorten construc -ties zijn: katten en wasmachines. Als je het gedrag van een wasmachine wilt veranderen, pak je de tekening, je verwerkt je plan in de tekening en je voert de verandering door. Klaar. Als je het gedrag van een kat wilt veranderen, dan stel je jezelf een veranderdoel, je onderneemt acties, en je kijkt wat het effect is van die acties. Daarna stuur je bij, je kijkt naar het effect en je stuurt nog een keer bij. Enzovoort. Tot je na een tijdje constateert dat je 80 procent van je doel hebt gehaald en dat dat al heel mooi is. Organisatieverandering is natuurlijk katverandering, maar we doen altijd net alsof het wasmachineverandering is. Met alle gevolgen van dien. Verandering is bijna altijd katverandering. Pak verandertrajecten dan ook zo aan.
We kunnen de toekomst niet voorspellen. Veran-dering is een zoektocht en vernieuwingen moeten voortdurend bijgestuurd worden. Dat stelt andere eisen aan de manier waarop we projecten inrich ten en besturen. Rekening houdend met onzekerheden en samenwerking, zoekend op basis van gezamenlijke doelen en op basis van vertrouwen.
De meeste organisaties zijn niet goed in verande-ring. Wie is er verantwoordelijk voor de kwaliteit van het verandervermogen? Voor het leveren van goede projectleiders? Heel vaak is het antwoord ‘Niemand’. Iedereen doet het voor zich, en IT doet de ‘IT-projecten’. Maar die zouden eigenlijk helemaal niet mogen bestaan. Als er niemand verantwoordelijk is voor verandering, waarom vragen we dan niet aan I&T om die expertise op te bouwen en te ontwikkelen? Opdat we voortaan goede, effectieve businessprojecten hebben, met een standaardaanpak, maar met ruimte voor expe-rimenten en verandering. En met een structuur die er voor zorgt dat we leren van onze fouten én van onze successen.
Het is niet anders, de strategische agenda van een organisatie heeft een hoog I&T-gehalte: de technology push, de information push en de social push (zie kader) veranderen en ontwrichten alles. Welke impact hebben technology/information/ social ontwikkelingen op ons businessmodel? Wat zijn onze ambities, knelpunten, kansen en zor-gen? Hoe organiseren we versnelling van informa-tisering en technologie? Tot welk beleid en welke architectuur besluiten we? Hoe ziet ons verander-portfolio eruit? De CIO, informatiemanagement en I&T zijn bepalend voor de toekomst van vrijwel elke organisatie.
Een onderneming heeft meer nodig dan de klassieke IT-afdeling, die braaf maand in maand uit zijn servicelevels haalt. Informatiemanagement en I&T zullen het voortouw moeten nemen in verandering van de organisatie. Te beginnen met het stellen van de vraag: Waar zijn we van? De onderneming heeft een I&T-afdeling nodig die stabiliteit levert waar dát het belangrijkst is, maar wendbaar is waar dát nodig is, en bijzondere dingen doet voor de vakmensen, waar dát nodig is. Een I&T-organisatie die weet heeft van de ontwikkelingen die de technology push, de information push en de social push brengen, en die weet wat de nieuwe technologieën kunnen betekenen voor de bedrijfsvoering en voortdurend meedenkt met de business. Een I&T-organisatie bovendien die regie neemt over de samenwerking met embedded software en procesautomatisering. Die I&T-afdeling neemt het initiatief om veran-derprojecten te organiseren en die legt de busi - ness uit over kat en wasmachine. Die I&T-afdeling gaat samen met informatiemanagement voor in de veranderingen die de onderneming veranderen van een zeilbootrederij in een modern transportbedrijf, of waar die onderneming ook van is.
En natuurlijk zorgt die I&T-afdeling er ook voordat al die technologie het goed doet en dat alle diensten op het juiste niveau worden geleverd. Maar dat is ook ongeveer het enige dat hetzelfde blijft.
 
• Technology push: we staan aan het begin van ingrijpende verandering door ontwikkelin-gen als Internet of Things, cloud, robotisering, domotica, 3D-printing, augmented reality en nanotechnologie.
• Information push: er komt steeds meer data beschikbaar, vanbuiten en vanbin nen de onderneming en er komen ook steeds meer middelen om die data in te zetten. Organisaties worden allemaal datagestuurd en big data biedt nieuwe mogelijkheden voor marktontwikkeling en bedrijfsvoering.
• Social push: via de crowd kunnen we vakmensen uit de hele wereld inzetten voor onze onderneming, maar ook de invloed van de crowd wordt steeds groter, door de kracht van de social media. Ondernemingen worden meer en meer aangesproken en afgerekend op hun moraliteit.

Bart Stofberg (b.stofberg@quintgroup.com) is organisatieverbeteraar bij Quint Wellington Redwood.

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag