Zorgen over hardware en beheer voorbij

 

SaNS Expertise Centrum verzorgt de Studentinformatiesystemen van één hogeschool en drie universiteiten. De groeiende complexiteit en de performanceproblemen vormden aanleiding om het technisch beheer en de hosting uit handen te geven. Een nieuwe ­infrastructuur waarbij virtualisatie geen rol meer speelt, blijkt een prima oplossing.

Elke werkdag maken 120.000 studenten van de Universiteit van Amsterdam, de Universiteit Leiden, de Universiteit van Tilburg en de Hogeschool van Amsterdam gebruik van het studentinformatiesysteem PeopleSoft Campus Solutions (SIS). Het beheer daarvan is in handen van het SaNS Expertisecentrum, dat het SIS tot voor kort draaide op eigen servers in het rekencentrum van de Universiteit Nijmegen. Het beheer van het SIS werd echter steeds complexer naarmate het voor meer onderwijsinstellingen gedaan moest worden. Eind vorig jaar heeft de organisatie de hosting en het technisch beheer daarom uit handen gegeven aan MCX in Apeldoorn.

Vanwege de enorme aantallen studenten die gebruik maken van het systeem groeiden de performanceproblemen, verklaart Patrick Vogelaar, hoofd SaNS Expertisecentrum. “Alle studenten werken via zogeheten selfservice op de systemen. Er zijn een paar momenten per jaar waarop ze bijna allemaal tegelijk op het SIS zitten. Aan het begin van elk trimester kunnen ze zich inschrijven voor vakken. Dat wil iedereen zo snel mogelijk doen omdat bepaalde vakken en uren snel vollopen. Dat stelt enorme eisen aan de systemen, die niet meer vol te houden waren voor ons. Daarbij komt dat de techniek niet echt ons feestje was. Dat vonden we een mooie uitdaging voor een leverancier. Wij willen ons juist kunnen concentreren op de functionaliteit.”

 

Programma van eisen

De eisen die SaNS voor het uitbesteden van de hosting en het technisch beheer stelde, waren: een hoge performance en beschikbaarheid, schaalbaarheid voor de pieken, sterke beveiliging en de garantie dat er geen data verloren zouden gaan bij incidenten. Daarnaast waren er speciale eisen aan de leverancier. “Wij hadden een voorkeur voor een toegankelijke dienstverlener. Wij komen uit een projectfase en zijn niet zo volwassen als organisatie dat we volwaardig kunnen sparren met grote, scherpe IT-dienstverleners. Wij wilden daarom een partij waarmee we goed kunnen sparren, samen strategisch kunnen optrekken. We wilden als partners samenwerken, niet met een leverancier met enorme SLA’s. Die SLA’s hebben we nu wel liggen, maar alleen voor als er conflicten zouden ontstaan. Leidend is nu de dagelijkse praktijk.”

Gekozen werd voor MCX in Apeldoorn, dat met negentien medewerkers een voor SaNS prettige schaalgrootte heeft. SaNS heeft zelf twaalf medewerkers: mensen voor de service desk, applicatiebeheerders,ontwikkelaars en technisch applicatiebeheerders. Die laatsten moeten sparren met MCX – in feite hebben ze een regiefunctie op operationeel vlak.

MCX heeft drie rekencentra, wat moet garanderen dat er geen data verloren gaan bij incidenten. “Ook als één rekencentrum uitvalt, is er nog een uitwijkcentrum voor het opvangende – tweede – rekencentrum”, zegt Johan van Veen, directeur van MCX. De gegevens van de studenten en opleidingsinstituten zijn opgeslagen in een private cloud. Hiervoor is gekozen omdat Nederlandse overheidsinstellingen speciale beveiligings­eisen stellen bij de opslag van dergelijke gegevens. Zo moet nauwlettend rekening gehouden worden met – onder meer – de werking van de Amerikaanse Patriot Act. Dat betekent bijvoorbeeld dat de gegevens en systemen binnen de EU moeten worden opgeslagen en geplaatst.”

 

Einde aan virtualisatie

MCX heeft ook voor een geheel andere infrastructuur gezorgd. De oude servers van SaNS zijn verkocht. Daarnaast is korte metten gemaakt met virtualisatie. SaNS werkte zelf nog met virtuele servers maar MCX draait met fysieke servers. “De oplossing leent zich er veel beter voor”, zegt Johan van Veen van MCX. “Virtualisatie zorgt voor extra vertraging. Daarmee ga je te dicht langs de grenzen van de systemen om maar zo efficiënt mogelijk te werken en dan kun je makkelijk in de problemen komen, zeker met die enorme piekbelastingen. Per dag worden hier bijvoorbeeld heel veel databewerkingen gedaan. In batch werk je beter zonder een virtuele laag. Die is niet goed bruikbaar en vertraagt ook nog eens, dus die kon wat ons betreft weg.” Een open source load balancer verdeelt de connecties over de machines om de servers gelijkelijk te kunnen gebruiken.

Maar hoe zit dat dan met de schaalbaarheid van fysieke servers? Die zou minder zijn dan bij virtuele servers. “Wij ondervangen dat met reserve-servers , die in een half uur kunnen draaien. Daarbij komt dat de piek­belastingen bij SaNS heel goed te voorspellen zijn, het zijn vastgestelde momenten. Het is dus heel goed in te plannen.”

 

Ontzorgd

Vogelaar voelt zich ontzorgd. “De technische infrastructuur hebben we helemaal bij MCX belegd. De performance is veel beter. Bij het aanmelden zijn er geen problemen door de piekbelasting. In het SIS worden heel veel data verwerkt. Elke dag wordt voor elke student bijvoorbeeld de volledige onderwijsboom met cijfers opnieuw berekend. Dat hadden we in het verleden verplaatst naar de nacht om het systeem niet te zwaar te belasten. maar we liepen tegen het probleem aan dat de nacht te kort werd. De systeembelasting van vijf batchprocessen is nog maar de helft. Dat wil niet zeggen dat alle performance nu met 50 procent is verbeterd, maar het is wel veel beter dan het was. En de functioneel beheerders kunnen nu veel makkelijker processen achter elkaar neerzetten. Dat was vroeger een heel moeilijke planning.”

De soepele samenwerking waar SaNS op hoopte, is er tot nu toe zeker en bleek ook noodzakelijk. Vogelaar: “We doen dit met twee partijen en er is aardig wat overlap in de werkzaamheden. Een technisch probleem kan bijvoorbeeld een functionele oorzaak hebben. Dan kun je dus niet met een standaard leverancier werken. Je moet er wel goed mee kunnen schakelen. Er liggen wel SLA’s voor mogelijke conflicten, maar de feitelijke praktijk is dat je zo handelt.” Van Veen van MCX: “Bij de transitie is de samenwerking met SaNS heel bepalend geweest. SaNS werkt met de Campus Solution van Oracle. Wij zijn zeker goed thuis in de Oracle-wereld. Maar SaNS heeft voor deze standaardoplossingen wel een aantal eigen aanpassingen gemaakt. Wij hebben de kennis van de applicaties niet. Door nauw samen te werken bouw je als leverancier kennis op.”

SaNS kan met minder mensen toe. De vijf externe IT’ers waar het mee werkte, zijn niet meer nodig. Vogelaar: “We zitten nu in een veel stabielere fase. De techniek is niet meer onze zorg. Daardoor kunnen we veel beter uitnutten wat we hebben: Campus. Oracle komt met steeds nieuwe functies en die zorgen ervoor dat wij dingen eenvoudiger kunnen doorvoeren. Het is een breed pakket. We kunnen nu hier randsystemen uitfaseren. Er waren bijvoorbeeld aparte systemen voor promovendi en voor aankomende studenten: daarvoor was een CRM voor het uitsturen van uitnodigingen en andere brieven. Nu kunnen we Campus daarvoor gebruiken. Zo is er door een wetswijziging een nieuw systeem Kwaliteit in Verscheidenheid. Aankomende studenten zijn verplicht proefcolleges te volgen en proeftentamens te doen voor ze worden toegelaten. Dat kunnen we heel eenvoudig in het systeem onderbrengen. Daar hoeven we niets nieuws meer voor te bouwen. We kunnen ons veel meer op functionele aspecten richten nu we niet hoeven te troubleshooten.”

Erg prettig vindt Vogelaar ook dat van legacy totaal geen sprake meer is. “Je zit niet meer met oude problemen. Die stabiliteit en rust maakt ook dat het bestuur van SaNS er nu open voor staat om een volgende onderwijsinstelling er bij te laten komen.”

Voor MCX leidt de opdracht van SaNS tot veel meer belangstelling van andere Campus-gebruikers uit heel Europa. Van Veen: “We hebben samen met SaNS meer kennis van Campus opgebouwd. Alle gebruikers van Campus hebben vergelijkbare performanceproblemen als SaNS had. Daar worden wij steeds meer voor geraadpleegd in de gebruikerscommunity van Oracle. Oracle verwijst ook bedrijven naar ons. Dat gaat niet om nieuwe klanten, maar onze positie in de gebruikerscommunity is wel heel anders geworden. En dat is zeker goed voor ons imago.”

 

 

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag