Kanttekeningen bij I-strategie Rijk

Kanttekeningen bij I-strategie Rijk
 
De rijksoverheid heeft een I-strategie opgesteld. Deze strategie moet onder meer voorkomen dat ICT-projecten dramatisch mislukken. Zij is gekoppeld aan het streven van de regering om te komen tot een compacte overheid. Deze I-strategie verdient applaus, maar er zijn wel enkele kanttekeningen te plaatsen.
De I-strategie Rijk (zie kader onder aan dit artikel) is naar de Kamer gestuurd door voormalig minister Donner. De I-strategie verdient applaus. Zij is gericht op het op orde brengen van de ICT-voorzieningen van de rijksoverheid. Een lovenswaardig streven, zeker in tijden van noodzakelijke bezuinigingen en negatieve beeldvorming rondom ICT-projecten van de overheid. Dat de I-strategie naar de Kamer is gestuurd lijkt een signaal dat het de politiek menens is met het op orde brengen van de eigen ICT. De I-strategie is een pragmatisch plan, zoals de rijks-CIO zelf aangeeft. Toch is bij deze strategie een aantal opmerkingen van strategische aard te maken. Hier worden er zeven geformuleerd.
 
1 Positioneer de I-strategie
De I-strategie is in de kern een vrij operationele uitwerking van de plannen van de ‘Compacte Rijksdienst’ gericht op de inzet van ICT binnen de Nederlandse overheid. Tegelijkertijd vindt deze operatie plaats tegen een achtergrond waarbij onderwerpen als duurzaamheid, open source, Europa en social media steeds belangrijker worden. Om een actueel voorbeeld te noemen, in het kader van de Digitale Agenda van de EU wordt gepleit voor open overheidsdata en hergebruik van overheidsinformatie. Er ligt op dit moment zelfs een conceptrichtlijn van de Europese Commissie. Ook de data van de departementen gaan onder dit regime vallen. Welke eisen stelt dit aan het informatiebeleid en de systemen van de departementen? Deze ontwikkelingen hebben dus concreet invloed op de I-strategie. De I-strategie moet dus nadrukkelijk worden geplaatst tegen de achtergrond van dit soort externe ontwikkelingen.
2 Een I-strategie of ICT-strategie?
De term ‘I-strategie’ suggereert dat het om de gehele informatievoorziening van de overheid gaat. Er valt zelfs de term ‘informatiehuis’ te lezen in het stuk. Wie vervolgens de details tot zich neemt, moet concluderen dat het toch vooral gaat om een ICT-strategie. Het gaat om uniformering van werkplekken, reductie van datacenters, opzetten van shared services et cetera. Daar is niks mis mee, maar met het stroomlijnen van de werkprocessen van de ambtenaren is natuurlijk ook veel winst te behalen. Wat te denken van het vermaledijde parafencircuit, of de directeur die zijn stukken en e-mails nog steeds keurig uitgeprint krijgt door de secretaresse? Het zou mooi zijn als met behulp van de I-strategie daadwerkelijke modernisering van de ambtelijke werkwijze gaat plaatsvinden. Dat is niet alleen een kwestie van techniek, maar vooral ook van cultuur. Een hoopvol voorbeeld leveren de politici zelf, in dit geval die van de Eerste Kamer. De dames en heren senatoren (toch ook vaak niet de jongsten) zijn allen geruisloos overgegaan op een smart tablet. De papierloze senaat is daarmee min of meer een feit geworden.
3 Voorzichtig met een rijksbrede i-infrastructuur
In de I-strategie wordt de ambitie geformuleerd te komen tot een rijksbrede i-infrastructuur. Onder rijksbreed vallen niet alleen de kerndepartementen, maar ook de organisaties in de uitvoering van beleid, zoals de Belastingdienst, UWV, de politie en andere. Op zich lijkt het voor de hand te liggen om ook dit soort organisaties aan te sluiten op de generieke voorzieningen van de i-infrastructuur. Toch kan dit in de praktijk nog wel eens lastig zijn. De werkprocessen van de departementen zijn grosso modo hetzelfde (hoewel daarbinnen ook ‘exoten’ bestaan, denk aan de dealingroom van het ministerie van Financiën of het ambassadenetwerk van Buitenlandse Zaken). De werkprocessen van de uitvoerders wijken echter sterk af van de beleids-(en beleidsondersteunende) processen van de kerndepartementen, en zijn onderling sterk verschillend. Het is de vraag of processen zoals het innen van belastingen, het verstrekken van uitkeringen en het registreren van kentekens zich zo gemakkelijk op een Haagse i-leest laten schoeien.
4 Focus op de kerndepartementen
Het formuleren van de ambitie om te komen tot een rijksbrede i-infrastructuur doet bijna vermoeden dat het realiseren van een i-infrastructuur voor alleen de kerndepartementen een ondermaatse prestatie zou zijn. Niets is minder waar. Er is een prestatie van formaat geleverd als eind 2015 een gemeenschappelijke i-infrastructuur voor de kerndepartementen (lees 25.000 werkplekken, op tien verschillende departementen, met organisatieonderdelen op diverse locaties) is geïmplementeerd. Zeker als bedacht wordt dat op dit moment op een zeer basaal niveau nog allerlei maatregelen moeten worden genomen, omdat nog steeds verschillende systemen voor documentmanagement in gebruik zijn, de ambtenaar van het ene departement niet kan inloggen op een computer van een ander departement, naamconventies voor e-mailadressen niet zijn gestandaardiseerd et cetera. Daar staat tegenover dat er ook het nodige te besparen valt. Van de extra bezuinigingen die dit kabinet moet realiseren vallen honderden miljoenen te realiseren bij de i-infrastructuur van alleen de kerndepartementen.
5 Koppel met de e-overheid
Binnen hetzelfde ministerie van BZK, maar op een andere verdieping, wordt al jaren fors geïnvesteerd in ICT-voorzieningen ten behoeve van de e-overheid. Deze e-overheid ontwikkelt bouwstenen (zoals elektronische identiteiten) voor het faciliteren van e-dienstverlening, e-participatie et cetera. De I-strategie beperkt zich tot de interne ICT-voorzieningen van de overheid. Echter, de op de interne overheid gerichte I-strategie overlapt met de op de externe burgers en bedrijven gerichte e-overheid. Een mooi voorbeeld is e-factureren. Dit onderwerp staat (met name door toedoen van de Europese Unie) hoog op de agenda van de overheid. E-factureren raakt echter ook direct aan de bedrijfsvoering van de departementen. De raakvlakken tussen de I-strategie en de e-overheid moeten daarom goed worden geborgd.
6 Betere procedures geen garantie voor betere ICT-projecten
De verwachtingen rondom het voorkomen van mislukking van grote ICT-projecten zijn hooggespannen, vooral bij de politiek. Naar aanleiding van de ophef hierover een aantal jaren geleden is inmiddels binnen de overheid een aantal forse stappen gezet inzake de governance van grote ICT-projecten. Belangrijke elementen hiervan zijn de aanstelling van een rijks-CIO en CIO’s op alle departementen, de invoering van Gateway-reviews in de verschillende fasen van een project en de opzet van een rapportagesystematiek (zelfs een online dashboard). Het succes van grote ICT-projecten hangt echter niet alleen af van procedures. Achter die projecten zitten vaak ambitieuze en veranderende politieke doelstellingen, ambtelijke opdrachtgevers die niet altijd affiniteit hebben met de complexiteit van ICT-projecten, noodzakelijke veranderingen die binnen organisaties moeten worden vormgegeven, ICT-bedrijven die al dan niet presteren, technologie die wel of niet bewezen is, burgers en bedrijven die niet op de juiste manier gebruikmaken van het systeem et cetera. Een complex van factoren dus, dat lastig valt te beïnvloeden vanuit de positie van een CIO. Betere procedures zijn een noodzakelijke, maar zeker geen voldoende voorwaarde.
7 Maak de businesscase van de I-strategie transparant
De I-strategie spreekt regelmatig over ‘businesscases’ die voor ICT-projecten gemaakt moeten worden. De I-strategie is zelf ook een businesscase binnen het programma van de ‘Compacte Overheid’. Ongetwijfeld zullen de rekenmeesters achter de compacte overheid al bezuinigingen hebben ingeboekt op basis van de I-strategie, maar waarom wordt deze informatie niet transparant gemaakt? Laat zien wat de I-strategie de belastingbetaler oplevert. Wees niet benauwd de voortgang en resultaten van de I-strategie openbaar te maken. Wat dat betreft kan de I-strategie leren van de Digitale Agenda van eurocommissaris Kroes, die de voortgang en resultaten van haar programma voor iedereen op internet publiceert.
 
KADER Strategie met zeven thema's
De I-strategie Rijk is afkomstig van de CIO Rijk die zetelt binnen het ministerie van BZK. Dit ministerie heeft onder meer de taak de bedrijfsvoering in brede zin van de rijksoverheid te coördineren. Dat geldt dus ook voor ICT. Om de kwaliteit van de rijksdienst te verbeteren, maar ook na het rumoer dat in 2007 ontstond over mislukte ICT-projecten, is de functie van CIO Rijk gecreëerd om te zorgen voor een concernbrede effectieve veilige en betrouwbare i-infrastructuur en verdere mislukkingen van ICT-projecten te voorkomen. Een aantal projecten is inmiddels door de CIO Rijk in gang gezet. Meest in het oog springend zijn, ten behoeve van de i-infrastructuur, de uitrol van de Digitale Werkomgeving Rijk en de consolidatie van het aantal datacenters. Ten behoeve van het voorkomen van ICT-mislukkingen zijn ook op alle departementen CIO’s aangesteld en is een systeem voor controle en rapportage opgezet. Gateway-reviews en een online ICT-dashboard voor de grootste ICT-projecten maken daar deel van uit. De I-strategie is het ‘verbindende’ plan achter deze activiteiten en legt de verbinding naar de doelstellingen van dit kabinet om te komen tot een compacte overheid. De I-strategie is in nauwe samenwerking opgesteld met de CIO’s van de elf ministeries. Ook de uitvoering is betrokken. De I-strategie omvat zeven thema’s: 1) aanbodsturing (herinrichting van de interne ICT-dienstverleners), 2) sourcing, 3) sturings- en verantwoordingsinstrumenten, 4) i-infrastructuur voor de ambtenaar, 5) personeel en kwaliteit, 6) vertrouwen en beveiliging van informatie en 7) de relatie met de ICT-markt. Naast de I-strategie is recentelijk vanuit de CIO Rijk ook een cloudstrategie naar de Kamer gestuurd die feitelijk kan worden beschouwd als een achtste thema. De uitvoering moet plaatsvinden van 2012 tot en met 2015.
 
Evert-Jan Mulder is senior consultant en hoofd Europa bij PBLQ, Het Expertise Centrum. E-mail: e.j.mulder@hec.nl.

Tag

Onderwerp



Niet gevonden? Vraag het de redactie!

Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden, of bent u op zoek naar specifieke informatie? Laat het ons weten! Dan zorgen we ervoor dat deze content zo snel mogelijk wordt toegevoegd, of persoonlijk aan u wordt geleverd!

Stel uw vraag